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Die Zeit ist reif ... für E-Mail-Archivierung

Von Günter Weick


Günter Weick

Dipl.-Kfm Günter Weick ist Partner der Dachauer Unternehmensberatung SofTrust Consulting. Seine Arbeitsschwerpunkte sind Technologieakzeptanz und Coaching. Er ist Referent und Autor der im Eichborn-Verlag erschienenen Sachbücher "Wahnsinnskarriere", "Die Gründer", "Da waren's nur noch neun" und "Sales Tales".

Gleichgültig ob es um Ideen, Einsichten, Technologien oder Produkte geht: Wenn für etwas die Zeit gekommen ist lässt es sich nicht mehr aufhalten. Die Ereignisse überschlagen sich und bereits kurze Zeit später kann sich niemand mehr vorstellen, dass es jemals anders war.Eine solche Entwicklung findet momentan auf dem Feld der E-Mail-Archivierung statt. Noch 2004 meinten die meisten der von SofTrust Consulting befragten deutschen und österreichischen Unternehmen, dass für sie eine unternehmensweit organisierte E-Mail-Archivierung in nächster Zukunft kein Thema sei. Und jetzt, ein gutes Jahr später, beschäftigt sich ein Großteil genau dieser Unternehmen sehr intensiv damit.

Wie bei allen schnellen Umbrüchen wird das große Interesse nicht nur aus einer Quelle genährt, sondern es treffen mehrere unterstützende Faktoren gleichzeitig aufeinander. Sicherlich ist die Tatsache, dass nicht nur in den USA, sondern auch in Deutschland bestimmte E-Mails von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen, eine treibende Kraft. AO und GDPdU fordern die 6 bzw. 10 jährige Aufbewahrung von geschäftsrelevanten E-Mails - und zwar vollständig in revisionssicherer und elektronischer Form. Aber das ist nicht die alleinige Ursache für die aktuelle Brisanz des Themas. Die explizite rechtliche Forderung besteht schließlich bereits seit 2002, ohne dass sich deshalb sehr viel getan hätte. Das plötzliche Interesse an der E-Mail-Archivierung hat vielmehr vor allem damit zu tun, dass neben den Finanzleuten nunmehr auch andere innerbetriebliche Interessengruppen nach der langfristigen Aufbewahrung von E-Mails rufen.

So haben mittlerweile das Management, die IT-Abteilung und nicht zuletzt die Anwender ein gesteigertes Interesse an einer systematischen Aufbewahrung der E-Mail. Jede Gruppe hat hierfür unterschiedliche Gründe.

Das Management hat beispielsweise realisiert, dass in E-Mail-Systemen inzwischen ein erheblicher Teil der geschäftskritischen Informationen liegt. Je nach Untersuchung ist von 35 bis 75 Prozent die Rede. Das bedeutet, dass bis zu 75 Prozent des unternehmensrelevanten Wissens in E-Mail-Systemen liegt - und was besonders gravierend ist: ein guter Teil liegt nur noch dort. Wenn diese Informationen nicht verloren gehen sollen, dürfen alte E-Mails und deren Anhänge nicht einfach gelöscht werden. Das Management befindet sich damit in Übereinstimmung mit den Anwendern, die genau dieses fordern. Diese haben sich in ihren E-Mail-Systemen nämlich inzwischen häuslich eingerichtet und benutzen sie auch für Dinge, für die die Systeme nie gemacht wurden. E-Mail-Systeme müssen beispielsweise herhalten, um nachzusehen, wann in der Vergangenheit bestimmte Ereignisse stattfanden oder um bestimmte Dokumente zu suchen (die, wie sich der Anwender genau erinnern kann, "damals als Anhang an Herrn Müller geschickt wurden"). Viele Anwender nutzen E-Mail-Systeme auch dazu, ihre offenen Aufgaben zu verwalten (selbst dann, wenn keine Kalenderfunktion integriert ist). Da ist es natürlich störend, wenn E-Mails gelöscht werden - ob absichtlich oder aus Versehen. Die E-Mails sollen weiter verfügbar sein. Sie und vor allem ihre voluminösen Anhänge einfach in den E-Mail-Boxen der Anwender zu belassen ist allerdings keine Option. Denn IT-Verantwortliche haben eine ganze Reihe von Argumenten gegen diese Vorgehensweise.

IT-Verantwortliche sind gegen voluminöse E-Mail-Boxen. Sie wollen die aktiven E-Mail-Boxen möglichst klein halten. Zum einen machen große E-Mail-Bestände die E-Mail-Server technisch instabil. Die Gefahr von Systemzusammenbrüchen wächst mit zunehmender Datenmenge überproportional an und niemand kann es sich heute noch leisten, dass das E-Mail-System über längere Zeit nicht verfügbar ist. Außerdem kostet die Verwaltung von alten E-Mails auf den E-Mail-Servern zu viel Geld und vor allem auch teuere E-Mail-Server-Kapazität. Mancher IT-Verantwortliche hat zudem ein noch viel elementareres Problem: Wenn die Datenmengen auf den E-Mail-Servern zu stark angewachsen reicht die zur Datensicherung bereitstehende Back-up-Zeit nicht mehr aus. Wenn aber nicht mehr alle Postfächer lückenlos gesichert werden können, wird ein Systemabsturz schnell zur Katastrophe. Doch auch bei lückenlosen Backups wird das Wiederherstellen von abgestürzten E-Mail-Systemen mit zunehmendem Backup-Volumen für die E-Mail-Verantwortlichen immer schwieriger. Um die zahlreichen inkrementiellen Backups vollständig und richtig einzuspielen, kalkulieren IT-Verantwortliche häufig schon mit mehr als 24 Stunden - eine Zeit, in der die Anwender E-Mail gar nicht oder nur eingeschränkt nutzen können. Es wundert deshalb nicht, dass IT-Verantwortliche gerne ein System sehen würden, das einen Großteil der Daten aus den E-Mail-Boxen nimmt und in einem separaten Archivierungssystem bereitstellt. Dass auf dieses System nicht nur die Systemverantwortlichen, sondern auch die Anwender direkt Zugriff haben sollten, ist dabei für beide Seiten gleichermaßen wichtig. Vielen IT-Verantwortlichen ist nämlich die Zeit, die ihre Spezialisten damit verbringen, um für Anwender zu früh oder versehentlich gelöschte E-Mails aus alten Backup-Beständen wiederherzustellen, schon lange ein Dorn im Auge. Das sollen die Anwender künftig selbst machen.

Nun ist Archivierung für die gängigen E-Mail-Systeme an sich kein unbekanntes Thema. Praktisch jedes in Unternehmen eingesetzte E-Mail-System bietet von Haus aus die Möglichkeit, ausgewählte Nachrichten oder ausgewählte Ordner in Archivdateien auszulagern. Allerdings entspringen diese Lösungen primär dem Wunsch des Anbieters, die aktuellen Mail-Boxen durch Auslagerung klein genug zu halten, um einen fehlerfreien Betrieb des E-Mail-Systems sicher zu stellen. Ziel dieser Archivierungsfunktionen ist also der reibungslose Betrieb der Messaging-Plattform und nicht eine möglichst optimale Unterstützung der Anwender oder der IT-Verantwortlichen. So müssen beispielsweise die Archivierungsdaten von Exchange auch dann immer gesichert werden, wenn sie sich überhaupt nicht geändert haben. Exchange öffnet die Archivdateien nämlich standardmäßig und das geänderte Filedatum zwingt dann das Back-up-Programm dazu, die - für gewöhnlich sehr großen - Dateien zu sichern.

Es verwundert deshalb nicht, dass die IT-Verantwortlichen mit den Standardlösungen der E-Mail-Systeme nicht zufrieden sind und deshalb nach speziellen Lösungen suchen. Dabei ist es bei der internen Argumentation äußerst hilfreich, dass sie nachweisen können, dass sich die Investition in eine E-Mail-Archivierungslösung in der Regel alleine schon aufgrund der Einsparungen bei Speicher- und E-Mail-Serverkapazität innerhalb weniger Monate bezahlt macht. Der Markt hat auf die gestiegene Anfrage reagiert. Eine von SofTrust Consulting im Mai 2005 komplettierte Markterhebung hat 44 Archivierungssysteme identifiziert, die derzeit im deutschsprachigen Raum aktiv angeboten werden. Weitere 12 Systeme stehen in den Startlöchern und werden voraussichtlich innerhalb der nächsten 12 Monate verfügbar (Details der Untersuchung können hier kostenlos herunter geladen werden.). Die Unternehmen haben also viel Auswahl. Allerdings zeigt die detaillierte Produktanalyse von SofTrust Consulting, dass es doch wesentliche Unterschiede zwischen den Lösungen gibt. Deshalb sollte die Wahl der Archivierungslösung vor dem Hintergrund des eigenen Anforderungsprofils sorgfältig bedacht werden. Manche Archivierungslösungen haben primär die Entlastung der E-Mail-Server zum Ziel. Andere fokussieren auf die Erfüllung gesetzlicher Vorschriften. Wieder andere legen großen Wert auf die Integration in das bestehende Dokumentenhandling oder das vorhandene Archivierungswesen. Aufgrund des langfristig orientierten Einsatzes einer Archivierungslösung sollte jedes Unternehmen darauf achten, dass seine Anforderungen optimal abgedeckt werden.

Gleichgültig wie die Unternehmen bei der Auswahl vorgehen: Innerhalb der nächsten Jahre wird wohl jedes größere Unternehmen in eine E-Mail-Archivierungslösung investieren. Laut einer Studie der amerikanischen Radicati Group wird das weltweite Marktvolumen von 177 Millionen Dollar in diesem Jahr auf 4,4 Milliarden Dollar im Jahr 2008 anwachsen.



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