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Nochmals: der elektronische Kontoauszug

Stefan Müllers  weiterer Beitrag zur Kontroverse, die eine Verfügung der Oberfinanzdirektion München ausgelöst hat.

Stefan Müller

Stefan Müller ist Oberamtsrat in der Oberfinanzdirektion München und dort u.a. seit Jahren mit dem Thema Datenzugriff – GDPdU, GoBS betraut. Er trat bereits bei vielen Veranstaltungen – so auch an der Bundesfinanzakademie in Brühl und beim SAP-Infotag Ende Oktober 2004 – zu ebendiesem Thema als Vortragender auf.

Es freut mich, dass ein so einfaches Thema wie die Aufbewahrung des elektronischen Kontoauszugs bzw. seines Pendants auf Papier zu tief schürfenden Gedanken und Kontroversen anregt. Zeigt es doch letztlich auch, dass sich der Datenzugriff der Außenprüfung in der Praxis auf ein überschaubares und verträgliches Maß reduziert - von Einzelfällen abgesehen. Ich sehe mich deshalb geradezu gezwungen, nochmals zu antworten.

Zum Sachverhalt: entgegen der Aussage Böhles im letzten Newsletter erstellen die mir bekannten sog. Direkt- oder Internetbanken neben dem elektronischen Kontoauszug grundsätzlich keinen Papierauszug. Bei einigen dieser Banken kann der Kunde diesen Papierauszug anfordern, natürlich gegen entsprechende Kosten. Wird er das tun, nur weil die OFD München eine entsprechende Verfügung erlassen hat? Ich hoffe, doch. Auch Böhle ist dieser guten Hoffnung und schließt seinen Artikel mit dem Hinweis, die OFD-Verfügung zurück zu ziehen. Genau darin stimme ich Böhle ja zu: liegt ein vom Kreditinstitut erstelltes Papier vor, benötige ich keinen elektronischen Auszug. Ich stimme aber auch seiner weiter oben gemachten Ausführung zu, dass es sich um ein originär digitales Dokument handelt, das maschinell weiter verarbeitet werden kann und falls es weiter verarbeitet wurde, aufbewahrungspflichtig ist. Ein Widerspruch in sich? Ja. Also bewahren wir doch einfach auf. Sonst landen wir wieder beim guten alten Papier, das nicht maschinell ausgewertet werden kann. Ein Beispiel für einen möglichen Prüfungsansatz: gebuchte Privateinlagen in Geldesform werden mit dem elektronischen Kontoauszug darauf abgeglichen, ob es sich tatsächlich um Privateinlagen (Privateinzahlungen) und nicht um Betriebseinnahmen handelt.

Einen interessanten Lösungsansatz neben der digitalen Signatur bietet Kirmes in seinem Beitrag an: den sog. qualifizierten Zeitstempel. Zutreffend ist sein Hinweis auf § 126 a BGB, wonach die elektronische Form der Schriftform gleichgestellt wird. Im § 126 a BGB wird dann aber die qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz gefordert (bekannt auch aus § 14 des Umsatzsteuergesetzes). In einem solchen Fall kann der Prüfer natürlich auf den Papierauszug verzichten. Ich habe aber von meiner Direktbank bisher keinen elektronischen Kontoauszug mit digitaler Signatur erhalten.

Abschließend sei noch die provokante Frage erlaubt, auf welchem Originalbeleg der Buchhalter den Kontierungsvermerk anbringt, wenn kein Papierbeleg mehr vorliegt. Denn das Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS - fordert unter Ziffer II. a) "zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich." Auch hier bietet sich ein breites Spektrum an Angriffsmöglichkeiten und Lösungsansätzen - auch technischer Art.

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