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Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking

Peter Eller differnziert seine Kritik an einer Verfügung der Oberfinanzdirektion München, die eine breite Diskussion in diesem Forum ausgelöst hat.

Peter Eller

Peter Eller ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Steuerrecht in München (www.msa.de). Zudem hat er sich in seinem Fachbuch "Elektronische Rechnungsstellung und digitale Betriebsprüfung" mit der Thematik auseinander gesetzt.

Den Herren Böhle und Kirmes möchte ich für ihre kundigen Anregungen und Anmerkungen danken und nehme dies als Gelegenheit wahr, meinen in Bezug auf die technischen Voraussetzungen doch etwas unscharfen Diskussionsbeitrag zu präzisieren. Meines Erachtens sind drei Arten von Online-Kontendaten zu unterscheiden.

Klassisches Bankkonto - Datenübermittlung per DFÜ

Einmal die von Herrn Böhle angesprochene Übermittlung von Kontendaten per DFÜ. Dabei übermitteln Banken entweder über Rechenzentren wie dasjenige der DATEV oder auf anderem Wege Kontendatensätze an ihre Kunden, die sie etwa mit dem Programm Kontoauszugs-Manager (nunmehr integriert in KARE, dem Rechnungswesenprogramm der DATEV) automatisiert weiter verarbeiten können. Ohne Zweifel handelt es sich bei diesen Daten um originär elektronische Unterlagen. Diese Kontendatensätze werden 1:1 in dem Buchhaltungsprogramm des Steuerpflichtigen weiter verarbeitet und stehen dort als voll den Anforderungen des elektronischen Datenzugriffs unterliegenden Unterlagen zur Verfügung. Es stand bisher aber schon außer Zweifel, dass elektronische Buchführungsprogramme und deren gesamte Datensätze dem Datenzugriff unterliegen. Es kann von der Finanzverwaltung schlechthin nicht verlangt werden, dass auch der ursprüngliche elektronisch übermittelte Datensatz gesondert aufbewahrt werden muss. Es ist Herrn Böhle voll und ganz darin beizupflichten, dass dies keinerlei Sinn macht, die redundante Speicherung überflüssig ist und damit unter das Übermaßverbot in Bezug auf das viel zu weit gefasste Datenzugriffsrecht fällt. Im Übrigen ist zweifelhaft, ob dieser Eingangsdatensatz von Programmen mit automatisierter Verarbeitung von Kontendatensätzen abgespeichert werden kann. Weiterhin ist richtig, dass beim klassischen Bankkonto allein der Papierauszug das maßgebliche Beweisstück ist, anhand dessen Differenzen zwischen Kunde und Kreditinstitut zu belegen sind.

Klassisches Bankkonto mit Online-Banking

Die nächste Klasse von Dokumenten tritt bei klassischen Bankkonten mit Selbstausdruck oder Postübersendung auf, wenn Online-Banking benutzt wird. Dabei können die Kontendaten zusätzlich unter Beachtung von Sicherheitsvorkehrungen auf einem Browser abgebildet werden. Zugrunde liegen html-Dateien, die auf einigen Umwegen (dazu sogleich) tatsächlich in weiterverarbeitbare Datensätze umgewandelt werden können. In Bezug auf einen Ausdruck dieses Bildschirminhalts muss die Finanzverwaltung darauf abstellen, dass diese nicht die Original-Papierbelege sind und muss diese Unterlagen als ungeeignet zurückweisen. Richtigerweise ist deshalb schon keine Möglichkeit für den Datenzugriff eröffnet. Grundlage einer sich eventuell anschließenden elektronischen Buchführung ist nämlich allein der Papierausdruck.

Reines Online-Konto

Die dritte Art von in Frage kommenden Online-Kontoauszugsdaten tritt nur bei reinen Online-Konten auf. Hier erhält der Kunde von vornherein keine Papierausdrucke, sondern es wird ihm - Passwort geschützt - wiederum per Internet eine html-Tabelle angeboten. Diese Tabelle ist wiederum zunächst nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet. Es gibt zwar Möglichkeiten, diese Tabelle in Textverarbeitungsprogrammen als Text-Tabelle zu laden, die dann wiederum in Datenbankprogramme exportiert werden kann. Überspielt der Steuerpflichtige diesen Datensatz in ein Buchführungsprogramm, so kann nichts anderes gelten wie für die Kontendatenübermittlung per DFÜ. Redundante Speicherung sind nicht vom Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung gedeckt. Ich sehe allerdings ein Problem darin, dass es im Falle der reinen Online-Konten an einem verbindlichen Papierausdruck mangelt. Wie allerdings die originäre html-Datei im Browser revisionssicher gesichert werden kann, dafür bietet auch Herr Kirmes keine Lösung an, der von einer vom Online-Kreditinstitut übermittelten Datei ausgeht, die selbstverständlich mit einem Zeitstempel versehen werden kann.

Sanktionsmöglichkeiten

Was aber kann die Finanzverwaltung unternehmen, wenn sie sich bei einem Steuerpflichtigen auf den Standpunkt stellt, die ausgedruckten Online-Kontoauszüge wären nicht authentisch (im Fall 3). Kann das Finanzamt dann wahllos zuschätzen? Kann es Zwangsgelder verhängen? Für die Vergangenheit ist Letzteres nicht zulässig, da Zwangsgelder nur für ein erforderliches Tun in der Zukunft festgesetzt werden dürfen. Dann muss es aber technische Lösungen gegen, wie html-Dateien elektronisch revisionssicher gespeichert werden können. Hinsichtlich der Zuschätzungen muss das Finanzamt von reinen Formfehlern abgesehen konkrete Verdachtsmomente anführen, dass die gedruckten Online-Kontoauszüge gefälscht und insbesondere Einnahmen unterdrückt worden sind. Damit aber gilt nichts anderes wie im klassischen Prüfungsbereich: Wenn Zahlungseingänge aufgrund zweifelhafter Originalangaben nicht eindeutig der außerbetrieblichen Sphäre zuzuordnen sind, handelt es sich um steuerpflichtige Einnahmen. Spiegelbildlich gilt das Gleiche für Ausgaben. Letztendlich hat sich also in den Auswirkungen für den Steuerpflichtigen nicht sehr viel geändert.

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