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Checkliste

Steuerlich relevante Daten

Was sind meine steuerlich relevanten Daten nach GDPdU? Das muss jeder Steuerpflichtige für sich klären. Die Finanzverwaltung macht dazu keine eindeutigen Aussagen. Die Checkliste soll dem Unternehmen helfen, seine steuerlich relevanten Daten zu bestimmen. Die Checkliste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Verbindlichkeit. Die Besucher des Forums und die Nutzer der Checkliste sind eingeladen, an der Weiterentwicklung der Checkliste mitzuwirken.

Über die Checkliste

Klassifikation nach Anwendungssoftware

Die steuerlich relevanten Daten werden klassifiziert nach der Anwendungssoftware (den Programmen / den Systemmodulen) in der sie vorkommen (können).

Für jede Anwendungssoftware wird angegeben, welche damit administrierten Daten

  • immer steuerlich relevant
  • potenziell steuerlich relevant
  • nie steuerlich relevant

sind. Bei den potenziell steuerlich relevanten Daten wird zusätzlich angegeben, unter welchen Voraussetzungen sie steuerlich relevant sind.

Bestimmung des Archivierungsumfangs

Der Umfang der zu archivierenden Daten lässt sich aus den Angaben zur steuerlichen Relevanz einfach bestimmen:

  • Bestimmen Sie anhand der Checkliste die Anwendungssoftware, die in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird.
  • Archivieren Sie die Daten der Anwendungssoftware mit immer oder potenziell steuerlich relevanten Daten.
  • Nicht archiviert werden brauchen die Daten einer Anwendungssoftware, die nie steuerlich relevant sind.
  • Nicht archiviert werden brauchen die potenziell steuerlich relevanten Daten, die - nach genauer Prüfung und Dokumentation - in Ihrem Unternehmen nicht vorkommen.

Wird der Umfang der zu archivierenden Daten auf diese Weise bestimmt, können keine steuerlich relevanten Daten bei der Archivierung vergessen werden. Welche der archivierten Daten dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden, braucht erst dann entschieden werden, wenn tatsächlich eine Steuerprüfung ansteht. Zu diesem Zeitpunkt kann festgelegt werden, welche Daten dem Prüfer auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden bzw. welche Zugriffsrechte auf die Daten er beim (un)mittelbaren Datenzugriff eingeräumt bekommt.

  Weiterentwicklung der Checkliste durch die Besucher und Nutzer

Die Checkliste wird ständig weiterentwickelt. Einmal durch Erweiterung um Anwendungssoftware mit (potenziell) steuerlich relevanten Daten. Zum anderen durch Verfeinerung der Angaben zu den immer/potenziell/nie steuerlich relevanten Daten.

Die Besucher des Forums und die Nutzer der Checkliste sind eingeladen und aufgefordert, an der Weiterentwicklung der Checkliste mitzuwirken.

Wenn Sie Ergänzungen/Anmerkungen/Präzisierungen/Korrekturen zu der Checkliste haben, treten Sie bitte mit dem Forum in

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