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Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e.V. (DSAG), AK Financials, AG GDPdU

Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU - Version 3

Die Arbeitsgruppe GDPdU des Arbeitskreises Financials der Deutschsprachige SAP Anwendergruppe e.V. (DSAG) hat im August 2008 die Version 3.0 ihrer "Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU" veröffentlicht. Das 116-seitige Dokument möchte die SAP-Anwendungsunternehmen zum Thema GDPdU nochmals sensibilisieren. Denjenigen SAP-Anwendern, die sich bereits im "GDPdU-Alltagsleben" befinden, sollen die Ausführungen zur Gegenkontrolle dienen. Allen anderen als Leitfaden bei der betrieblichen Umsetzung. Die Empfehlungen beruhen im Wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-Funktionsumfang der SAP-Systeme.

Vorwort

Die DSAG-Arbeitsgruppe GDPdU im Arbeitskreis Financials konstituierte sich im September 2001, um in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklungsabteilungen der SAP AG Lösungen zur Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenzugriff zu erarbeiten. Nachdem wir im Mai 2002 erstmals Empfehlungen zu diesem Thema veröffentlicht haben und im Mai 2006 die zweite Fassung herausgegeben wurde2, legt die Arbeitsgruppe nun die 3. Version der Empfehlungen zur Anwendung der GDPdU vor. Auch diesmal entstand das Werk als Ergebnis aus Analysen von Experten aus Mitgliedsfirmen der Bereiche IT, Steuern, Finanzen und Revision namhafter Unternehmen. Gegenüber der 2. Version haben wir die Darstellung wesentlich ausgedehnt. Der zwischenzeitlich deutlich erweiterte SAP-Funktionsumfang wird kommentiert und für die praktische Anwendung erläutert. Viele Anregungen aus den DSAG-Mitgliedsfirmen und anderen SAPAnwendungsunternehmen sind eingeflossen. Auch aus den Reihen der Finanzverwaltung erhielten wir Hinweise, die in das Lösungskonzept eingearbeitet wurden. Praktische Erfahrungen mit Außenprüfungen mit digitalem Zugriff liegen der AG GDPdU aus mehreren Bundesländern vor.

Ziel unserer Dokumentation ist es, Ratschläge „von Mitgliedern für Mitglieder“ zu bieten, wie die Herausforderungen des digitalen Datenzugriffs praxisgerecht gemeistert werden können. Die AG GDPdU möchte alle SAP-Anwender im Allgemeinen und ihre Mitglieder im Besonderen für die Thematik des Datenzugriffs nochmals sensibilisieren. Allen Lesern mögen die Ausführungen der Kontrolle ihrer individuellen betriebliche Umsetzung in SAP- und in ggf. vor- und / oder nachgelagerten Systemen dienen. Nachdem ein GDPdU-Einführungsprojekt vielleicht vor einigen Jahren durchgeführt wurde, ergeben sich im Alltag neue Herausforderungen rund um den Datenzugriff, sodass die Materie nicht ad acta zu legen ist. Die Anwendung der GDPdU bringt fortlaufende Aktualisierungen mit sich, wenn sich Organigramme / Geschäftsprozesse und IT-Systeme ändern. SAP bietet einen zweitägigen Workshop (Kursbezeichnung: WDE680) an, der sich an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen und den Steuerabteilungen sowie Systemadministratoren richtet, die im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen mit dem Datenzugriff der Finanzverwaltung in ihren Unternehmen konfrontiert bzw. befasst sind.

Unsere Empfehlungen beruhen im Wesentlichen auf Erfahrungen mit dem Standard-Funktionsumfang der SAP-Systeme. SAP-Branchenlösungen und Erweiterungsmodule APO, SEM, CRM, SCM, BI, PLM etc. sind grundsätzlich nicht in diese Empfehlungen einbezogen. Viele SAP-Systeme sind in der Praxis modifiziert und mit zusätzlichen Funktionen durch Drittanbieter oder vom Unternehmen selbst entwickelten Problemlösungen aufgerüstet worden. Die sich daraus ergebenden Konsequenzen für das Berechtigungskonzept für Prüferzugriffe und für die technische Lösung der Datenträgerüberlassung sind ebenfalls nicht Gegenstand unserer Dokumentation. Wir beschränken uns auf Hinweise, welche Optionen im SAP-Standard für DART bereitstehen, um auch unternehmensspezifische Veränderungen der Datenbasis in die Datenträgerüberlassung einzubeziehen.

Diese Empfehlungen wurden von der AG GDPdU sorgfältig recherchiert und erarbeitet. Dennoch übernehmen weder die DSAG e. V. noch die Mitglieder der AG GDPdU, die an der Erstellung mitgewirkt haben, irgendeine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit oder für die Akzeptanz der Empfehlungen bzw. Vorschläge seitens der Finanzverwaltung. Eine Haftung wird ausdrücklich ausgeschlossen. Es wird darauf hingewiesen, dass diese Empfehlungen keine Steuerberatung im Einzelfall darstellen, sondern Denkanstöße und Lösungsansätze bieten. Jedes Unternehmen muss ggf. die notwendige steuerliche Beratung entweder intern oder extern sicherstellen.

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