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Neufassung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht

BMF-Schreiben vom 11. Juli 2019 - IV A 4 - S 0316/19/10003 :001 -

11.07.2019

Am 11.07.2019 hat das BMF eine Neufassung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD )" veröffentlicht. Das um fünf auf nun 42 Seiten gewachsene BMF-Schreiben löst die erste Fassung vom 14.11.2014 ab. Es ist auf Besteuerungszeiträume anzuwenden, die nach dem 31. Dezember 2019 beginnen.

Wesentliche Änderungen gegenüber der Fassung von 2014

Mit der Aktualisierung wird insbesondere das mobile Scannen von Belegen zulässig, das einen weitergehenden Verzicht auf Papierbelege ermöglicht. Auch wird klargestellt, dass unter bestimmten Voraussetzungen die Aufbewahrung von Inhouse-Formaten ausreicht, sodass nicht mehr weiterverarbeitete Formate nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind. Nach einem Systemwechsel kann der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach Ablauf des 6. Kalenderjahres auf die Datenträgerüberlassung beschränkt werden.

Gegenüber der Vorgängerfassung finden sich in den aktualisierten GoBD folgende Änderungen:

  • Bei Kleinstunternehmen (bis 17.500 Euro Jahresumsatz) soll die Unternehmensgröße bei den Anforderungen an die Umsetzung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten berücksichtigt werden (Rz. 15);
  • Ergänzung, dass buchführungsrelevante DV-Systeme auch auf fremder Hardware, mit fremder Software oder in der Cloud bzw. als Kombination aus eigenen und fremden Systemen betrieben werden können. (Rz. 20);
  • Präzisierung der Ausführungen zur Zumutbarkeit einer Aufzeichnung von einzelnen Geschäftsvorfällen (Rz. 39) und Aufnahme der Einzelaufzeichnungspflicht als Kriterium für die Wahrheit und Klarheit fortlaufender Aufzeichnungen (Rz. 26);
  • Verschärfung der Anforderungen, nach denen eine nur periodenwiese Buchung von Geschäftsvorfällen nicht zu beanstanden ist (Rz. 50);
  • Ergänzung zur gemeinsamen Erfassung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen (Rz. 55);
  • Ergänzung, dass Korrektur- und Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen (Rz. 64);
  • Ersatz des Begriffs „Scannen" durch die Formulierung „bildliche Erfassung" (Rz. 68);
  • Verzicht auf Speicherung bildhafter Originalbelege, wenn das tatsächlich weiterverarbeitete elektronische Format über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt und den vollständigen Dateninhalt des Originalbelegs speichert; unter bestimmten Voraussetzungen muss auch die bildhafte Kopie von Ausgangsrechnungen nicht mehr aufbewahrt werden (Rz. 76);
  • Erweiterung der Möglichkeiten zur elektronischen Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen in Papierform: die elektronische Erfassung von Belegen ist nun bildlich möglich, die bisherige elektronische Erfassung durch Scannen wurde damit erweitert um fotografische Erfassungen durch Smartphones, Multifunktionsgeräte oder Scannstraßen. Eine solche bildliche Erfassung ist auch im Ausland zulässig (Rz. 130);
  • Präzisierung der Voraussetzungen, nach denen nur noch Inhouse-Formate von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufbewahrt werden müssen (Rz 135);
  • Vorgaben für die bildliche Erfassung von Papierdokumenten (Rz. 136);
  • Nach einem Systemwechsel kann der Datenzugriff der Finanzverwaltung nach Ablauf des 6. Kalenderjahres auf die Datenträgerüberlassung beschränkt werden (Rz. 164).

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