Was sind steuerlich relevante Daten?
Keine eindeutige Definition
Der Gesetzgeber vermeidet bewusst eine abschließende Definition des
Begriffs "steuerlich relevante Daten", wie die unten dokumentierten
gesetzlichen Vorschriften und deren Interpretation durch das BMF zeigen.
Das ist für den Steuerpflichtigen unangenehm, denn er steht dadurch
vor dem Problem, selbst die in seinem Unternehmen steuerlich relevanten
Daten qualifizieren zu müssen. Doch das ist nicht neu, das musst er
bisher auch. Neu ist jedoch, dass die unzureichende Qualifikation der
steuerlich relevanten Daten von heute in vier Jahren, wenn eine
Steuerprüfung ansteht, vielfach nicht mehr nachgeholt werden kann. Das
war bisher mit Papierdokumenten kein nennenswertes Problem.
Daten, die als variable Parameter in die "Große Steuerformel" mit
ihren verästelten Haupt- und Nebenrechnungen eingehen, sind steuerlich
relevant. Da sich die Parameter der "Großen Steuerformel" durch
Gesetzgebung und Rechtsprechung ständig ändern, ändern sich damit auch
die Daten, die als steuerlich relevant anzusehen sind.
Ein Steuerrechtsexperte müsste die steuerlich relevanten Daten in
einem Unternehmen problemlos identifizieren können. Schließlich sind
ihm die Daten-Stellschrauben und Einflüsse zur Veränderung des
Steuerergebnisses ja bekannt.
Daten kommen in vielen Systemen vor
Die Daten für und über diese Stellschrauben finden sich längst nicht
nur in der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der
Lohnbuchhaltung, sondern in einer Vielzahl von weiterer im Unternehmen
eingesetzter Anwendungssoftware, etwa in einem Reisekostenprogramm die
Entfernungsangaben zwischen zwei Orten oder in einer EXCEL-Tabelle die
Kalkulation interner Verrechnungspreise.
Das Problem mit den steuerlich relevanten Daten ist nicht so sehr,
deren Vorhandensein im Unternehmen zu identifizieren, sondern erstens
aufzuspüren, ob und wo diese ggf. im Unternehmen ihren digitalen
Ursprung haben und zweitens diese dann von den restlichen Daten
technisch zu separieren und vorschriftgemäß zu archivieren. Was macht
etwa der Handwerker, der per Email mit einem Kunden Rabatte vereinbart?
Wie separiert er seine steuerlich relevanten, mit Outlook Express
administrierten Emails und archiviert diese GoBS-konform?
Checkliste
"Anwendungssoftware mit steuerlich relevanten Daten"
Die Checkliste hilft steuerlich relevante Daten in der im Unternehmen eingesetzten Anwendungssoftware zu qualifizieren.
Steuerlich relevante Daten nach Abgabenordnung (AO)
In § 147 Abs. 1 der AO heißt es:
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse,
Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis
erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Steuerlich relevante Daten nach GDPdU
Im BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001, steht:
"Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf
Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (steuerlich relevante
Daten). Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der
Lohnbuchhaltung sind danach für den Datenzugriff zur Verfügung zu
halten. Soweit sich auch in anderen Bereichen des
Datenverarbeitungssystems steuerlich relevante Daten befinden, sind sie
durch den Steuerpflichtigen nach Maßgabe seiner steuerlichen
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren und für den
Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Bei unzutreffender
Qualifizierung von Daten kann die Finanzbehörde im Rahmen ihres
pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass der Steuerpflichtige den
Datenzugriff auf diese steuerlich relevanten Daten nachträglich
ermöglicht. Das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers (§§ 88, 199 Abs.1
AO) und die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen (§§ 90, 200 AO)
bleiben unberührt."
Steuerlich relevante Daten nach "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung" des BMF (Stand 6. März 2003)
Im Fragen- und Antwortenkatalog des BMF vom 6. März 2003 heißt es:
"Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition. Je
nach Einzelfall können Daten bei einem Steuerpflichtigen von
steuerlicher Bedeutung sein, bei einem anderen jedoch nicht. Deshalb
kann es keine abschließende Festlegung allgemeiner Art geben. Man kann
den Begriff jedoch wie folgt umschreiben: Steuerlich relevant" sind
Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen
von Bedeutung sein können. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des
Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen
abzugrenzen. Er wird sich dabei auch an datenschutzrechtlichen bzw.
besonderen berufsspezifischen Gesichtspunkten orientieren müssen. Gibt
es über diese Abgrenzung Meinungsverschiedenheiten zwischen
Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden,
welche Folgerungen zu ziehen sind."
Autor: Gerhard Schmidt (gerhard.schmidt@compario.de)
