Braucht jedes Archivsystem eine Verfahrensdokumentation, oder nur die Systeme, die archivierungspflichtige Dokumente aufbewahren, wobei das Original vernichtet wird?

Thomas Hartung-Aubry antwortet auf eine Frage, die in XING in einem Diskussionsforum aufgeworfen wurde

Von Thomas Hartung-Aubry

03.02.2006

Frage: Eine Verfahrensdokumentation dient im Wesentlichen dazu, den Nachweis der Erfüllung der Anforderungen des HGB zu erbringen. Wie sieht das aber nun aus, wenn die Dokumente zwar archiviert aber anschließend nicht vernichtet werden, der Zugriff durch die Prüfer also jederzeit über den Papierweg möglich ist? Braucht jedes Archivsystem eine Verfahrensdokumentation, oder nur die Systeme, die archivierungspflichtige Dokumente aufbewahren, wobei das Original vernichtet wird?

Antwort: Eine Verfahrensdokumentation für die „DV-gestützte Buchführung“ fordern die GoBS auch dann, wenn ein Unternehmen ausschließlich mit Papierbelegen arbeitet und gar kein Archivsystem einsetzt. Diese Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation orientiert sich an der Tatsache, dass ein Unternehmen generell seine Buchführung mit IT unterstützt.

Ein Archivsystem muss dann in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden, wenn es bei den internen organisatorischen oder technischen Prozessen der Buchführung eine Rolle spielt. Die Tatsache, dass digitalisierte Dokumente nach wie vor im Original vorhanden sind, steht hier im Hintergrund.

Die relevante Fragestellung bei der Verfahrensdokumentation ist vielmehr: „Welche Rolle spielt das Archivsystem im Rahmen der Buchhaltung?“. Geht es also um die Aufbewahrung, liegt es auf der Hand, dass das Archivsystem in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden muss.

Kommen wir zu der Rolle des Archivsystems in Ihrem Fall. Sie beschreiben die Situation, in der das Archivsystem nicht der eigentlichen Aufbewahrung dient. Welche Rolle spielt es aber dann? Soll damit „nur“ die interne Bearbeitung vereinfacht werden? Wenn ja, wäre es meiner Ansicht nach ebenfalls zu berücksichtigen, wenn dieInformationen aus diesen Dokumenten eine Rolle bei buchführungsrelevanten Tätigkeiten spielen, denn damit sind sie wieder ein Prozessbestandteil der Buchführung.

Unabhängig von der Frage kann ich nur empfehlen, eine vollständige und aktuelle Verfahrensdokumentation zu erstellen, weil diese neben der Pflichterfüllung gegenüber dem Gesetz weitere Vorteile bietet. Ein Unternehmen kann damit die Veränderung und Fortentwicklung seiner IT-Landschaft besser und langfristig kostengünstiger gestalten.

Sie erwähnen außerdem "den Prüfer". In diesem Zusammenhang möchte ich Sie auf die GDPdU aufmerksam machen. Die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ können Ihnen unter "III. Aufbewahrungs- und Archivierungsanforderungen Pkt. 2" vielleicht noch einen weiteren relevanten Aspekt aufzeigen: "Besteht wegen des neuen Datenzugriffsrechts der Finanzverwaltung eine Pflicht zur Digitalisierung eingehender Unterlagen (Eingangsrechnungen, Belege, Geschäftsbriefe etc.)?"

Nein. Weder die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vom 16. Juli 2001 noch die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) vom 7. November 1995 (Bundessteuerblatt Teil I S. 738) verpflichten die Unternehmen dazu, originär in Papierform anfallende Unterlagen zu digitalisieren. Werden diese Unterlagen aus betrieblichen Erfordernissen jedoch "GoBS-konform" digitalisiert, besteht hingegen ein Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf die digitalisierten Unterlagen. Dies sollte bei einer Entscheidung über die Anschaffung eines Dokumenten-Management-Systems unbedingt berücksichtigt werden.