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Checkliste GDPdU-Verfahrensdokumentation

Von Thorsten Brand

Thorsten Brand

Thorsten Brand ist als Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH im Bereich elektronische Archivierung und Dokumenten-Management tätig. Seine Spezialgebiete sind organisatorische Einführungsbegleitung, rechtliche Fragen sowie Verfahrensdokumentationen.

Thorsten Brand (Zöller & Partner GmbH) hat eine Checkliste zur GDPdU-Verfahrensdokumentation zusammengestellt, die sich bereits in vielen Projekten bewährt hat. Zielsetzung der Checkliste ist die Absicherung der Anforderungen an GDPdU-relevante Daten und Dateien. 

Inhaltsübersicht

I. Einleitung

  • I.1 Was ist eine GDPdU-Verfahrensdokumentation?
  • I.2 Rechtlicher Hintergrund
  • I.3 Abgrenzung GoBS und GDPdU
  • I.4 Wie erfolgt die Erstellung einer GDPdU-Verfahrensdokumentation?
  • I.5 Was sind die Inhalte einer GDPdU-Verfahrensdokumentation?
  • I.6 Wer ist für die Erstellung der Inhalte zuständig?
  • I.7 Aussagen und Festlegungen dieser Dokumentation

II. Allgemeine Beschreibung des Unternehmens

  1. II.1 Rahmendaten
  2. II.2 Organisationsbeschreibung
  3. II.3 Ansprechpartner

III. Steuerrelevante Daten

  • III.1 Buchungskreise und rechtliche Einheiten
  • III.2 Bereich Finanzbuchhaltung
  • III.3 Bereich Anlagenbuchhaltung
  • III.4 Bereich Lohnbuchhaltung
  • III.5 Bereich Banking
  • III.6 Bereich Controlling
  • III.7 Bereich Einkauf
  • III.8 Bereich Vertrieb
  • III.9 Bereich Zoll
  • III.10 Bereich Materialbuchhaltung
  • III.11 Weitere Bereiche

IV. Steuerrelevante Systeme

  • IV.1 Allgemeine Beschreibung der Anwendung
  • IV.2 Steuerrelevante Daten, Dateien und Felder
  • IV.3 Volumen an steuerrelevanten Daten
  • IV.4 Eingangs- und Ausgangsschnittstelle von und zu anderen Anwendungen
  • IV.5 Technische Umsetzungsbeschreibung

V. Nicht steuerrelevante Systeme

  • V.1 Nicht steuerrelevante Anwendung

VI. Besonderheiten

  • VI.1 E-Mail-System
  • VI.2 Migration von Anwendungen
  • VI.3 Vorgehen bei mehreren Datenquellen
  • VI.4 Vorhandenen DMS-Lösung
  • VI.5 Outsourcing von steuerrelevanten Anwendungen

VII. Vorgehen im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung

  • VII.1 Zuständigkeiten
  • VII.2 Durchführung von Muster-Audits
  • VII.3 Ausstattung Prüfer-Arbeitsplatz
  • VII.4 Sicherheitsmechanismen bei der Datenträgerüberlassung
  • VII.5 Protokollierung der Datenträgerüberlassung

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