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Fachtagung „Digitale Datenanalyse 2017“ - Rückblick

Von Gerhard Schmidt

20.05.2017

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt 
Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".

Wie nutzt der Betriebsprüfer die digitale Datenanalyse, wie der Steuerberater im Vorfeld einer Betriebsprüfung, wie der Steuerberater in der Betriebsprüfung zur Abwehr von Steuerstrafverfahren? Diese Fragen bilden den Kern der jährlichen „Fachtagung Digitale Datenanalyse“ der Datev. Dazu kommen dann jeweils aktuelle Themen. 2017 waren das Kassengesetz und Kassenrichtlinie, die Umsetzung der GoBD bei Mandanten sowie die Digitalisierung in der Kanzlei.

 

Über die Umsetzung der Einzelaufzeichnungspflicht zum 01.01.2017 aus Sicht der Kassenhersteller berichtete Jens Reckendorf von de Vectron Systems AG. Um die aktuelle Situation besser zu verstehen, sollte man einen Blick in die Vergangenheit werfen, denn diese prägt das „Weltbild“ und die Einstellung der Beteiligten. Dann wird die Vorgehensweise der Prüfer besser verständlich und die Vorbereitung auf die Prüfung einfacher. Manipuliert werden konnte  früher sehr einfach. Bei verdichteten Daten (Tagesendsummenbons) reichten einfache Manipulationen aus wie Storno ohne Ausweis („Managerstorno“) oder Buchung ohne Erfassung in den Berichten („Trainingskellner“). Das Entdeckungsrisiko war gering. Heute sind Manipulationen schwieriger und von Hand praktisch unmöglich. Denn neben dem Gesamtumsatz müssen auch die Einzeldaten entsprechend „korrigiert“ werden. Und das ist nur mit automatischer Datenmanipulation per „Zapper“-Software möglich. Bei höherem Entdeckungsrisiko.

Die Einzelaufzeichnung von Kassendaten technisch umzusetzen ist gar nicht so einfach. Denn die betroffenen Systeme sind sehr heterogen: von der „Kleinstkasse“ bis zur hochkomplexen Software-Lösung integriert in eine Konzern-EDV, bei großen Branchenunterschieden und viele über Jahre historisch gewachsenen Systemen. Langzeitspeicherung, Datenzugriff und Sicherheit müssen technisch unter einen Hut gebracht werden. Besondere Herausforderungen für Anwender und Steuerberater sind der Umstellungstermin (zu spät umgestellt?), die Datenkonsistenz (Übereinstimmung der Daten zwischen Buchführung und Vorsystem?) und die neu eingeführte Kassen-Nachschau.

Was ändert sich durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ?“ Es gibt damit erstmalig eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage für die Unveränderbarkeit der Daten. Gefordert wird darin der Einsatz einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung, eine Belegpflicht, eine Meldepflicht der Kassen, doch (weiterhin) keine Kassenpflicht. Und es gibt diverse neue Bußgelder.

Perspektivwechsel: Vom Kassenhersteller zur Finanzverwaltung. Über Kasse 2017-2020 –  Was verspicht sich die Betriebsprüfung von dem neuen Kassengesetz? referierte Tobias Teutemacher, Steuerfahnder mit Spezialgebiet Kassen aus Münster. Die Einzelaufzeichnungspflicht war einer der Schwerpunkte seines Vortrags. Die Befreiung von der Einzelaufzeichnungspflicht ist nur anwendbar bei Nutzung einer offenen Ladenkasse im Warenverkauf.  Im Dienstleistungsbereich gilt ausnahmslos eine Einzelaufzeichnungspflicht. Teutemacher warnte vor einem Downzising von der elektronischen Registrierkasse zur offenen Ladenkasse, da dadurch neue Probleme aufgeworfen werden und empfahl stattdessen die Nutzung von Kassensystemen, die die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 erfüllen. Eine Hinzuschätzung bei nicht odnungsgemäßer Kassenführung droht, wenn Einzeldaten fehlen, der Nachweis der Vollständigkeit durch den Unternehmer fehlt, ein Datenexport nicht möglich ist, Daten nicht maschinell auswertbar sind, Daten zwar auswertbar sind, aber Lücken aufweisen oder Anlass geben, dass sie unvollständig sind.

Die Umsetzung der GoBD bei Mandanten thematisierte Steuerberater Wolf D. Oberhauser.

Der Geltungsbereich der GoBD umfasst den gesamten Prozess der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Bei Betrachtung des gesamten Prozesses ist zu beachten, dass für eine ordnungsmäßige Buchführung oder Aufzeichnung auf jeder Ebene und in jedem Prozessschritt die entsprechenden Ordnungsvorschriften eingehalten werden müssen. Ist dies nicht der Fall, können die gesamten Aufzeichnungen bzw. kann die gesamte Buchführung als nicht ordnungsmäßig verworfen werden. Und so nahm Oberhauser die einzelnen Prozessschritte genauer unter die Lupe und zeigte mögliche Fallstricke dabei auf. Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem waren weitere Schwerpunkte des Vortrags.

Nicht nur bei Mandanten gilt es für den Steuerberater die technischen Entwicklungen zu begleiten, auch im eigenen Unternehmen besteht erheblicher Handlungsbedarf. Das zeigte Steuerberater Johannes Zolk in seinem Vortrag Digitalisierung in der Kanzlei - Prozesse effektiv verschlanken, Potentiale nutzen auf. „Die reinste Form des Wahnsinns ist es, alles beim Alten zu lassen und gleichzeitig zu hoffen, dass sich etwas ändert.“ Mit diesem Zitat Albert Einsteins führte Zolk in sein Thema ein. Um dann ein Modell der Bewältigung der Digitalisierung in 5 Schritten zu entwickeln. Das vollautomatisierte eigene Rechnungswesen in der Kanzlei sowie die Nutzung aller in der Kanzlei bereits vorhandenen Anwendungen sind die ersten beiden Schritte zum digitalen Wandel der Kanzleiorganisation. Danach geht es um Veränderungen im Prozess Buchführung: das Kennen und Nutzen der Potenziale der bereits vorhandenen Anwendungen beim Mandanten. Veränderungen in der Zusammenarbeit mit dem Mandanten werden im vierten Schritt angepackt, indem die Mandanten im Hinblick auf ihre sich ändernden Geschäftsmodelle und Prozessabläufe beraten und unterstützt werden. Und schließlich geht es um das Angebot neuer Dienstleistungen, die Entwicklung und Etablierung vollkommen neuer Geschäftsmodelle für die Steuerberatung durch die Digitalisierung und die Nutzung der gesammelten/vorhandenen Daten (Big Data).

Weitere Vorträge der Veranstaltung waren: Analyse der Daten im Vorfeld der Betriebsprüfung anhand der Praxisbeispielen, Simulation einer Kassenbetriebsprüfung aus Sicht des BP (Umsatzsteuernachschau), Neue Beratungsleistung durch den Einsatz der digitalen Datenanalyse, Abwehrstrategie in der BP - mit Datenanalyse Steuerstrafverfahren vermeiden, Geschäftsmodell "Ersetzendes Scannen" - Standardisierung durch Verfahrensdokumentation, Langzeitarchivierung der Kassendaten im DATEV Rechenzentrum sowie Produktübergreifende Auswertungen erstellen mit DATEV Datenprüfung.

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