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Ignorieren, Abwarten, Bagatellisieren - eine riskante Einstellung, besonders für Steuerberater

Von Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt ist Chefredakteur und Veranstalter des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

Seit dem 1. Januar 2003 finden elektronische Steuerprüfungen auf der Grundlage der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" statt. Viele Steuerberater und ihre Mandanten sind dafür immer noch nicht gerüstet. Die Gründe: Versäumnisse aus der Vergangenheit, fehlende Vorstellung über die neuen Dimensionen der Außenprüfung, mangelndes Problembewusstsein oder die Scheu vor notwendigen IT-Maßnahmen. Viele warten erst einmal ab, was sich in der Prüfungspraxis tatsächlich ändert. Doch diese Einstellung ist hoch riskant, denn in drei Jahren lassen sich die Versäumnisse von gestern und heute nicht mehr revidieren.



Versäumnisse der Vergangenheit

Haben (und pflegen) Sie in Ihrer Kanzlei eine Verfahrensdokumentation? Haben Ihre Mandanten eine Verfahrensdokumentation? Wenn Sie diese Fragen verneinen, dann können Ihre Kanzlei und Ihre Mandanten nicht nachweisen, dass sie eine ordnungsmäßige Buchführung betreiben. Denn die "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)" vom 7.11.1995 schreiben eine Verfahrensdokumentation verbindlich vor - seit über 7 Jahren! Fein heraus sind Sie nur, wenn Sie in der Kanzlei zur Leistungserstellung und für Ihre eigene Buchführung keine Software einsetzten; der Mandant dann, wenn bei ihm keine originär digitalen steuerlich relevanten Daten anfallen.

Bisher hat sich kein Außenprüfer für eine Verfahrensdokumentation interessiert, denn bisher hat er sich ausschließlich anhand von Papierdokumenten von der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung überzeugt. Seitdem elektronisch geprüft wird, ist zum Nachweis der Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung eine Verfahrensdokumentation unerlässlich, denn Belege, Journale etc. brauchen jetzt nur noch rein elektronisch zu existieren.

Eine Verfahrensdokumentation hat das Ziel, den organisatorischen und technischen Prozess von der Entstehung steuerlich relevanter Daten über die Indizierung und Speicherung, das eindeutige Wiederfinden, die Absicherung gegen Verlust und Verfälschung bis zur Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker zu dokumentieren.

Die Zielsetzung bestimmt die Tiefe der Dokumentation. Es sind nur solche Punkte zu dokumentieren, die für die Nachvollziehbarkeit organisatorischer oder technischer Prozesse erforderlich sind. Umfang und Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind in den GoBS nicht vorgeschrieben. Die in der Fachliteratur vorhandenen unterschiedlichen Gliederungsstrukturen wurden vom Arbeitskreis "Regelwerk Verfahrensdokumentation" des TÜViT, Essen und des VOI e.V., Darmstadt standardisiert. Diese Gliederungsstruktur empfiehlt sich, damit Dritte, wie der Außenprüfer, den Aufbau und die Inhalte einer Verfahrensdokumentation schnell nachvollziehen können.

Eine Verfahrensdokumentation enthält:

  • Beschreibung des Einsatzgebietes: Allgemeines Verfahren aus fachlicher und technischer Sicht.
  • Beschreibung der sachlogischen Systemlösung: fachliche Aufgabe aus dem Blickwinkel des Betreibers, Inhalt und Nutzung des Systems vor dem Hintergrund der rechtlichen Anforderungen, Umsetzung der Prüfungsanforderungen der GDPdU.
  • Technische Systemlösung und Migration: Softwarekomponenten, Hardware für Server und Clienten, Netzwerk, Speichersysteme, Dokumentationen sowie Konzept zur Langzeitverfügbarkeit der Daten und Dokumente.
  • IT-Sicherheit: Gesamtkonzeption, Datenflusskontrolle, Datensicherheit und -integrität, Datenschutz, Protokollierung.
  • Technischer Betrieb: Notwendige Maßnahmen und deren Einhaltung zur Gewährleistung des ordnungsgemäßen Betriebes.
  • Prozesse: Erfassung, Bearbeitung, Recherche, Reproduktion.
  • Mitarbeiterqualifikation: Rollen, erforderliche Kenntnisse, Zuordnung, Nachweis.
  • Test: Alle Systemabnahmen werden durch Tests und Freigabeprozesse nachgewiesen.
  • Wartung: Durchzuführende Prüfungs- und präventive Wartungsmaßnahmen.



Gegenüber der Finanzverwaltung verantwortlich für die Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation ist das steuerpflichtige Unternehmen. Alleine kann es dies nicht leisten, sondern nur mit Unterstützung durch den/die Hersteller seiner Buchführungssoftware, sowie den Systemintegrator (Systemhaus). Wenn das Unternehmen seine Buchführung ganz oder teilweise auslagert - etwa zum Steuerberater - muss auch der Outsourcingpartner seinen Beitrag zur Verfahrensdokumentation leisten.

Die Systemlandschaft im Unternehmen, in der originär digitale steuerlich relevante Daten anfallen, ist in der Regel heterogen, auch in kleinen Unternehmen. Elektronisches Kassenbuch, Reisekostenprogramm oder Faktura-Software - preisgünstige Standardsoftware diverser Hersteller - sind heute überall zu finden. Ähnliche Vielfalt auch in der Steuerberaterkanzlei, die beispielsweise generell die Kanzleisoftware eines bestimmten Herstellers nutzt, einzig die Lohnabrechnung mit der Software eines anderen Anbieters abwickelt.

Wer wem gegenüber bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation verantwortlich ist, ist in der Abbildung skizziert.



Der Steuerberater als IT-Berater

Der Mandant erwartet vom Steuerberater auch in Zukunft, dass er von diesem alle Informationen und Unterstützung angeboten bekommt, um zukünftige Außenprüfungen problemlos zu überstehen. Durch die GDPdU werden das steuerliche Verfahrensrecht und die Informationstechnik so verknüpft, dass der Steuerrechtsexperte sich mit der im (Mandanten)unternehmen eingesetzten Informationstechnik auseinandersetzen muss und der IT-Verantwortliche im Unternehmen mit Steuerfragen. Das ist neu für alle Beteiligten. Für den Steuerberater bedeutet dies, dass er zum IT-Berater seines Mandanten wird. Das fängt damit an, dass er mit jedem einzelnen Mandanten klären muss, welche seiner originär digitalen Daten als steuerlich relevant zu qualifizieren sind und das führt bis zur gemeinsamen Konzeption einer IT-Lösung für den Mandantenbetrieb, die die Anforderungen der GDPdU erfüllt. Diese darf sich selbstverständlich nicht auf eine Lösung zur Datenträgerüberlassung beschränken, sondern muss auch den mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff umfassen. Wenn sich der Prüfer in fünf Jahren selbst an das Reisekostenprogramm im Mandantenunternehmen setzen möchte, um daran Auswertungen vorzunehmen, dann muss ihm das ermöglicht werden.

Gewagte Spekulationen

Gewarnt sei hier vor Spekulationen mit der Wahrscheinlichkeit des zukünftigen Vorgehens und Verhaltens der Außenprüfer. Sicher wird - gerade auch bei den kleineren und mittleren vom Steuerberater betreuten Unternehmen - die Datenträgerüberlassung das Standardverfahren zum Datenzugriff werden, denn nur bei der Datenträgerüberlassung kann der Prüfer seine mächtige Prüfsoftware IDEA einsetzen. Dennoch dürfen die Unternehmen den im Ermessen des Prüfers stehenden mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff nicht ignorieren. Für den Steuerberater genügt es also nicht, seinen Mandanten mit dem Jahresabschluss eine CD für die Datenträgerüberlassung auszuhändigen. Er sollte auch ein Auge darauf haben, dass seine Mandaten beim mittelbaren und unmittelbaren Datenzugriff keine Probleme bekommen.

Eine weitere immer wieder anzutreffende Spekulation ist die mit der Lern- und Innovationsfähigkeit der Außenprüfer. Können die eine komplexe Prüfsoftware wie IDEA anwenden? Wollen die das überhaupt? Sind die nicht technisch heillos überfordert, wenn sie sich im Unternehmen zur Prüfung an einen PC setzen wollen? Ja, die können und die werden. Und sie werden zur Prüfung einen Sanktionskatalog mitbringen, für den Fall, dass die GDPdU nicht eingehalten werden. In 14.000 Lizenzen der Prüfsoftware IDEA inklusive Schulung sowie die selbe Anzahl von Notebooks hat die Finanzverwaltung investiert. Diese Investition wird sie nicht lange brach liegen lassen. Elektronische Steuerprüfungen werden schneller die Regel als sich mancher heute vorstellt.

Neue Prüfungsdimensionen

Vorstellen können sollte sich der Steuerberater auch den Einsatz der Prüfsoftware IDEA, denn mit IDEA bekommt die Außenprüfung eine völlig neue Qualität. Die wichtigsten Punkte dabei sind:

1. Geschwindigkeit der Verfolgung einzelner Zusammenhänge. Um einen Blick auf die Belege zu werfen, auf die sich die Buchungen auf einem Kontenblatt beziehen, muss konventionell der richtige Belegordner geholt und in diesem dann der Beleg gesucht werden. Mit IDEA genügt ein Mausklick. Denn die vielfältigen Verknüpfungen innerhalb einer Buchführung können elektronisch wesentlich schneller verfolgt werden.

2. Standardroutinen. IDEA bietet in einem Prüfer-Werkzeugkasten Standardroutinen für ABC-Analysen, Altersstrukturanalysen, Vergleichen und Verbinden von Dateien, Lücken- und Mehrfachbelegungsanalysen, Stichprobenverfahren, Verdichtungen etc.

3. Vollständigkeit der Prüfung statt Stichproben. Beispiel: Abfindungen auf Grund der Auflösung eines Dienstverhältnisses können bekanntlich unter bestimmten Bedingungen (Lebensalter, Dauer des Dienstverhältnisses) steuerfrei gezahlt werden. Konventionell führt den Prüfer die Buchung auf dem Konto in die Personalabteilung. Dort schlägt er in den Personalakten nach und überprüft das Eintrittsdatum und das Alter des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Das ist aufwändig und beschränkt sich normalerweise auf Stichproben. Mit IDEA lassen sich die steuerfreien Abfindungen mühelos komplett überprüfen.

4. Prüfung bisher kaum prüfbarer Sachverhalte. Beispiel: die Bankkonten der Mitarbeiter, auf die Löhne und Gehälter überwiesen werden. Wird auf ein Bankkonto etwa zweimal der Lohn für ein geringfügiges Beschäftigungsverhältnis überwiesen? IDEA liefert sofort die Antwort, die bisher nur durch mühsamste Kleinarbeit hätte gefunden werden können.

5. Anwendung mathematisch-statistischer Methoden. Der amerikanische Physiker Frank Benford hat 1938 eine Formel entwickelt, mit der man große Mengen von Daten daraufhin überprüfen kann, ob sie fehlerhaft oder sogar gefälscht sind, denn die darin beschriebene Gesetzmäßigkeit wird schon durch Manipulation weniger Daten verändert. Unregelmäßigkeiten insbesondere in großen Datenbeständen werden elektronisch so in kürzester Zeit aufgedeckt.

Jeder steuerpflichtige Unternehmer und jeder Steuerberater sollte sich der Prüfungsmächtigkeit von IDEA und der völlig neuen Qualität der Prüfungen bewusst sein. Um böse Überraschungen bei der Prüfung zu vermeiden, empfiehlt es sich, bereits bei der Erstellung eines Jahresabschlusses eine Prüfung zu simulieren, mit dem selben Tool, das auch der Prüfer einsetzt, mit IDEA. In Zukunft dürfte es sich kein Steuerberater mehr leisten können, dem Mandanten einen nicht mit IDEA vorgeprüften Jahresabschluss zu überreichen.

Vom Übel zur Chance

Eine GDPdU-konforme Lösung in der Kanzlei und im Unternehmen zu realisieren, bedeutet organisatorischen und technischen Aufwand mit entsprechenden Kosten, hohen Kosten unter Umständen. Da an der Erfüllung der Anforderungen der GDPdU keine Weg vorbeiführt, empfiehlt es sich, diese nicht nur als notwendiges Übel zu begreifen, sondern zur Chance für die Kanzlei und das Mandantenunternehmen auszubauen.

Wenn der Steuerberater zur Identifikation der steuerlich relevanten Daten mit dem Mandanten schon eine unternehmensweite Datenanalyse durchführen muss, dann können beide doch gleich überlegen, welche Daten wie für das Unternehmen sonst noch nutzbar gemacht werden können. Die Stichworte betriebswirtschaftliche Beratung, internes oder externes Controlling oder Business Intelligence mögen hier die Richtung andeuten.

Die Erarbeitung einer Verfahrensdokumentation ist ein hervorragender Einstieg ins Qualitätsmanagement, denn eine Verfahrensdokumentation und ein QM-Handbuch sind vom Charakter her großenteils deckungsgleich.

Ein IT-Projekt nur zur Erfüllung der GDPdU durchzuführen, ist unwirtschaftlich. Sinnvoller ist die Einstellung, in der GDPdU einen Anlass zu sehen, organisatorische, betriebswirtschaftliche und technische Innovationen in Kanzlei und Unternehmen anzupacken.

Jetzt handeln, trotz vieler noch offener Fragen

Im Zusammenhang mit der GDPdU gibt es noch eine Vielzahl offener (Detail)fragen, die hier nicht weiter erörtert werden können. Keine Kanzlei und kein Mandantenunternehmen sollten sich dadurch jedoch abhalten lassen, spätestens jetzt zügig und entschlossen eine GDPdU-konforme Lösung zu realisieren.

Beginnen Sie mit folgenden Schritten:

  1. Qualifizieren Sie mit jedem einzelnen Mandanten dessen originär digitale steuerlich relevante Daten und identifizieren Sie die Software, in der die Daten entstehen.
  2. Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation für Ihre Kanzlei und halten Sie Ihre Mandanten dazu an.
  3. Schauen Sie sich die Prüfsoftware IDEA an, um einen Eindruck von den neuen Dimensionen der Außenprüfung zu gewinnen.
  4. Kontaktieren Sie bei sich abzeichnenden technischen Problemen frühzeitig die Finanzverwaltung.



Ein Steuerpflichtiger, der von vorne herein zeigt, dass er sich um die Erfüllung der GDPdU bemüht, wird bei Problemen mit hoher Wahrscheinlichkeit zu pragmatischen Vereinbarungen mit der Finanzverwaltung kommen. So verschafft er sich erst einmal Luft - mit minimalem Risiko.

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