Anzeigen

Anbieter von Lösungen zur elektronischen Steuerprüfung
fibunet
Verfahrensdoku
DATEV eG
Logo Audicon
Data Migration
Gisa
Home  Rechtliches

Neufassung der GoBD aus DMS-Sicht

Von Thorsten Brand

19.07.2019

Thorsten Brand

Thorsten Brand 
Thorsten Brand ist als Senior-Berater bei der Zöller & Partner GmbH im Bereich elektronische Archivierung und Dokumenten-Management tätig. Seine Spezialgebiete sind organisatorische Einführungsbegleitung, rechtliche Fragen sowie Verfahrensdokumentationen.

In Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden oft aufbewahrungspflichtige Unterlagen administriert. Welche Änderungen enthält die Neufassung der GoBD aus DMS-Sicht? DMS-Spezialist Thorsten Brand hat sich ausführlich mit dieser Frage beschäftigt und kommt zu dem Ergebnis: Es kann festgestellt werden, dass die Klarstellungen in den neuen GoBD durchweg zu begrüßen sind. Wichtigen technischen Weiterentwicklungen wird Rechnung getragen. Weitere Wünsche der Unternehmen sind zwar immer noch vorhanden (Reduzierung Aufbewahrungsfristen, verbindliche Liste an steuerrelevanten Daten, umfangreiche Erleichterungen beim Systemwechsel, etc.), trotzdem ist die neue vorliegenden Version ein weiterer kleiner Schritt in Richtung Bürokratieabbau.

Überblick über die wichtigen Änderungen aus DMS-Sicht

  • Nutzung von Cloud-Systemen ist zulässig
  • Ersetzende Konvertierung ist zulässig
  • Erfassung mit mobilen Endgeräten ist zulässig
  • Scannen im Ausland ist zulässig
  • Umgang mit inhaltlich identischen Mehrstücken
  • Umgang mit Ausgangsrechnungen und AGBs
  • Z3-Zugriff auf Altdaten nach Systemmigration ausreichend
  • Verfahrensdokumentationen müssen versioniert werden


Nutzung von Cloud-Systemen ist zulässig

In der Vergangenheit wurde an den GoBD bemängelt, dass zu wenig auf Outsourcing-Themen und damit verbundene Technologien eingegangen wurde. Der Wunsch nach Technikneutralität ist verständlich, doch ist die nun vorhandene Konkretisierung um Anwendungen und Betriebsszenarien eine sinnvolle Ergänzung. Die Cloud als Plattform wird in Randziffer 20 explizit erwähnt. Es wird also kein Unterschied gemacht, ob eine steuerrelevante Anwendung intern oder in der Cloud betrieben wird.

Von dieser Auslagerung können einige oder sämtliche Grundtätigkeiten der Buchführung (Sammeln, Kontieren, Eingabe / Erfassung, Aufbewahrung) betroffen sein. Für diese Bereiche sind also Regelungen zur Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung erforderlich.

  • Beim Outsourcing von Teilaufgaben kann es ausreichend sein, dass allein beim beauftragenden Unternehmen wirksame Kontrollen zur Überwachung der ausgelagerten Tätigkeiten oder Prozesse eingerichtet sind.
  • Beim vollständigen Outsourcing muss sich das beauftragende Unternehmen auf das interne Kontrollsystem des Dienstleisters oder Technikbetreibers verlassen können. Deshalb hat das auslagernde Unternehmen vertragliche Prüfungs- und Kontrollrechte zu vereinbaren, um sich von der Angemessenheit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems beim Dienstleistungsunternehmen zu überzeugen.


Eine entsprechende Regelung sollte Aussagen zu den folgenden Punkten besitzen:

  • eindeutige Regelungen zu Art, Umfang und Dauer der relevanten Daten und Dokumente und ihrer Auswertungsmöglichkeiten
  • Mitteilung des Ortes der Aufbewahrung / Mitteilung von Verlagerungen
  • Zusicherung von vertraglichen Kontrollrechten durch den Outsourcing-Geber. Prüfungsrechte der unternehmenseigenen internen Revision und des Abschlussprüfers
  • Regelung der internen und externen Zugriffsberechtigten, zum Datenschutz, zur Datensicherheit und -herausgabe
  • Information über organisatorische oder IT-technische Änderungen beim Dienstleister
  • Regelungen über eine zeitnahe Verfügbarkeit von Daten und Verfahrensdokumentation
  • Die Dokumentation der Verfahren und des IKS ist mit hinreichend genauer Beschreibung der Schnittstellen sicherzustellen.
  • Zugriff des Outsourcing-Gebers auf die gesamte Programmdokumentation und Verfahrensdokumentation einschließlich der Änderungshistorie
  • Eine Weiterverlagerung an Subunternehmer durch das Dienstleistungsunternehmen ist zu regeln. Alle Verpflichtungen des Dienstleistungsunternehmens zur Durchführung von buchführungsrelevanten Tätigkeiten gelten auch für den Subunternehmer.


Deshalb ist es zwingend erforderlich, bei Dienstleistungsverträgen, die die Bearbeitung steuerrelevanter Daten zum Auftragsgegenstand haben, eine konkrete Vereinbarung hinsichtlich der Behandlung der Daten durch den Dienstleister zu treffen.

Ersetzende Konvertierung ist zulässig

Eine sehr wichtige Konkretisierung befindet sich in Randziffer 135. Es geht um die Zulässigkeit der Konvertierung von steuerrelevanten Daten und Dokumenten. Bei dieser Art von Umwandlung waren bisher beide Versionen aufzubewahren sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Dies ist nun bei der Einhaltung der folgenden Bedingungen nicht mehr erforderlich:

  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation)
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt


Bemerkung: Diese Vorgaben stammen fast wortgleich aus einer schriftlichen Eingabe beim BMF durch Zöller & Partner sowie der Steuerberatung Peters, Schönberger und Partner zur Erlaubnis der Konvertierung von Dokumenten in PDF, falls hierbei keine aufbewahrungspflichtigen Inhalte verloren gehen.

Im Rahmen der Verarbeitung von steuerrelevanten Daten und Dokumenten kommt es vor und nach der Archivierung häufig zu technisch erforderlichen Konvertierungen.

Beispiele für entsprechende Konvertierungen:

  • XML-Daten in interne Formate (Bsp. EDIFACT in IDOC)
  • Bilddaten im JPG- oder TIF-Format in PDF-Dokumente
  • Umwandlung von PDF-Dokumenten in PDF/A (ggf. mit der Ergänzung von Volltextinformationen)
  • Mailformate (MSG, EML) in PDF- oder PDF/A
  • Office-Formate in PDF
  • Umwandlung von Formaten im Rahmen des elektronischen Rechnungsaustausches


Formate könnten technisch veralten, neue Formate bieten neue Möglichkeiten. Somit gibt es neben der Anforderung, Daten an die jeweiligen verarbeitenden Anwendungen anzupassen, auch unter Langzeitaspekten die Anforderung, Formate zu konvertieren. Dies ist nun unter den obigen Rahmenbedingungen auch zulässig – und, was noch viel wichtiger ist: Das Ursprungsformat muss in diesem Fall nicht weiter aufbewahrt werden.

Aus DMS-Sicht ist diese Erleichterung bei der Konvertierung von Dokumenten sehr hilfreich. Dies wird am Beispiel des TIF-Formats deutlich, welches in der Vergangenheit häufig für die Archivierung von Eingangsdokumenten genutzt wurde.

Dokumente, die im TIF-Format aufbewahrt werden, liegen als Single- oder Multipage-TIFF-Dateien vor. Sie können schwarz-weiße oder farbige Seiten enthalten und, hiervon abhängig, können auch Kompressionsverfahren genutzt werden. Bei Schwarz-Weiß-Scans wird bspw. seit 25 Jahren ein Kompressionsformat gewählt, welches ursprünglich bei der CCITT (heute: ITU) für den digitalen Fax-Dienst entwickelt wurde. Daher auch der Name: CCITT Gruppe 3 oder Gruppe 4. Durch das mittlerweile häufiger genutzte Farbscanning kommen andere Verfahren, wie MRC (Mixed Raster Contant), zum Einsatz.

Diese Kompressionsverfahren sind technisch ohne „Hülle“ jedoch nicht darstellbar. Die beliebtesten Hüllen sind daher TIFF und PDF. Mit anderen Worten: Eine schwarz-weiß gescannte Seite einer Rechnung ist bildlich identisch, egal ob sie in einem TIFF-Viewer oder einem PDF-Viewer angezeigt wird. Davon ausgehend, ist die Überführung einer TIFF- bzw. JPEG-Datei in PDF nun explizit erlaubt, da im Rahmen der Umstellung keine verändernden Aktionen durchgeführt werden. In diesem Fall handelt es sich um ein reines „Umverpacken“ in ein anderes Kuvert, worüber insbesondere die dauerhafte Erfüllung der GoBD-Anforderungen sichergestellt wird. Damit wird im Rahmen der Konvertierung bzw. des Umverpackens von TIFF bzw. JPEG in PDF sichergestellt, dass die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt und keine inhaltliche Veränderung vorgenommen wird.

Dies gilt aber nicht für jede Art von Konvertierung. So können bei der Umwandlung von Excel in PDF Auswertungsmöglichkeiten verschwinden oder bei der Umwandlung von Mails in PDF – je nach Software – Mail-Eigenschaften nicht mehr verfügbar sein. Auch bei Formatkonvertierungen für archivierte Dokumente, insbesondere bei einem Produktwechsel, kann es Veränderungen geben, die die bildliche oder inhaltliche Unveränderbarkeit beeinflussen. Dies sind bspw. Bildoptimierungen, Neukompression der Bilddateien oder das Einbrennen von grafischen Annotationen. Hier muss die Gleichheit sichergestellt sein und es darf nicht zu einem Informationsverlust kommen. Unkritisch hingegen sind bspw. das Hinzufügen von Volltext- oder Signaturinformationen zu PDF-Dateien, da hierdurch die Lesbarkeit der Bildinformationen nicht beeinflusst wird.

Bei sorgfältiger Vorgehensweise ist somit die bildliche und inhaltliche Identität gegeben und bleibt über die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist uneingeschränkt erhalten. Zudem wird sichergestellt, dass das Recht auf Datenzugriff über die Konvertierung keinerlei Einschränkungen erfährt und die konvertierten Dokumente für alle drei Zugriffsarten uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können.

Somit ist die Anpassung der GoBD hier eine wichtige Klarstellung, da sie die heute typischen Vorgehensweisen bei technischen Migrationen legitimiert.

Erfassung mit mobilen Endgeräten ist zulässig

In der Randziffer 130 wird die bildliche Erfassung um den Prozess des „Fotografierens“ ergänzt. Smartphones werden als zulässige Endgeräte für die Erfassung von Papierdokumenten explizit erwähnt.

Ein typischer Anwendungsfall, der auch als Beispiel erwähnt wird, ist das Ablichten von Reisekostenbelegen durch die Mitarbeiter, um den Abrechnungsprozess zu beschleunigen. Auch können nicht scanbare Formate, bspw. sehr große Dokumente, für die keine Scannerinfrastruktur vorhanden ist, über diesen Weg erfasst werden.

Für diese Erfassungsvariante stellte sich bisher die Frage, ob hierfür besondere Anforderungen an Gerät und Prozess gestellt werden müssen oder ob die gleichen Anforderungen an Lesbarkeit und Vollständigkeit wie bei Papierdokumenten zu gelten haben, wie sie bereits in der GoBD beschrieben sind. Dies wird nun klargestellt. Die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen müssen erfüllt und eine Prozessbeschreibung muss in der Verfahrensdokumentation dokumentiert sein (Eingang, Scannen, Indizierung, Übergabe an die Archivierung, Bereitstellung für den Datenzugriff, Verwaltung Original wegen außersteuerlicher Anforderungen).

Die Hersteller von DMS-Lösungen, bieten zwar mittlerweile mobile Anwendungen für den Dokumentenzugriff und die Vorgangsbearbeitung an. Anwendungen zur mobilen Erfassung sind aber ebenso wie die Scananwendungen nicht immer ein Entwicklungsschwerpunkt und es kommen Drittkomponenten zum Einsatz. Interessant sind hier mobile Scan-Apps, die eine komfortabl Fotografie und Weiterverarbeitung der Bilder erlauben, bspw. durch geführte Folgeseiten- / Folgedokumentsteuerung, PDF-Erstellung, OCR oder automatisierte Weiterleitung per Mail oder an Cloud-Umgebungen.

Scannen im Ausland ist zulässig

Bei der Erfassung durch mobile Endgeräte rückt auch das Thema Ausland mit in den Fokus. Insbesondere bei Reisekostenbelegen kann es sinnvoll sein, diese bereits im Ausland zu Erfassen und weiterzuleiten.

Die grundsätzlichen Möglichkeiten der Auslagerung der Buchhaltung und Teilen davon ins Ausland ist bereits über § 146 Abs. 2a der Abgabenordnung geregelt. Nach entsprechender Genehmigung war und ist dies zulässig.

Folgerichtig wird in den Randziffern 130 und 136 auf die bildliche Erfassung im Ausland eingegangen – auch mit mobilen Endgeräten. Es ist sowohl zulässig, im Ausland entstandene oder empfangene Belege direkt zu verarbeiten als auch Papierdokumente im Rahmen einer genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland dort zeitnah zu scannen – was aber auch heute schon gelebte Praxis bei außereuropäischen Shared-Service-Centern ist.

Umgang mit inhaltlich identischen Mehrstücken

Seit dem ZUGFeRD-Format für elektronische, welches ein Rechnungsdokument und zusätzlich einen Rechnungsdatensatz beinhaltet, wird über den Begriff des inhaltlich identischen Mehrstücks diskutiert. Was ist denn jetzt genau die Rechnung? Was muss als Buchungsgrundlage verwendet werden? Was muss man aufbewahren?

Diese Frage stellt sich aber auch für andere Daten- und Dokumentenbestände, insbesondere immer dann, wenn Daten weiterverarbeitet oder konvertiert werden. Auch kommt es in der Praxis häufig vor, dass steuerrelevante Daten zwischen zwei Parteien ausgetauscht werden und dann aber noch zusätzlich und regelmäßig ein weiteres Dokument, bsp. eine Sammelrechnung oder ein Kontoauszug, zusätzlich erstellt wird – entweder elektronisch oder auch in Papier. Auch hier liegen inhaltlich identische Mehrstücke vor.

Für diesen Fall stellen die GoBD in Randziffer 76 fest, dass hier nur das Format mit den höchsten Auswertungsmöglichkeiten aufbewahrt werden muss:

  • Elektronische Dokumente sind besser als Papier
  • Durchsuchbare elektronische Dokumente sind besser als elektronische Bilder
  • Strukturierte Daten sind besser als unstrukturierte Daten


Natürlich steht es jedem Anwender frei, auch diese Daten / Dokumente aus betrieblichen Gründen zusätzlich in anderen Formaten aufzubewahren, bsp. weil man in einem DMS einen einheitlichen Zugriff über das PDF/A-Formate sicherstellen möchte – unabhängig vom ursprünglichen Format der Daten.

Umgang mit Ausgangsrechnungen und AGBs

In der Randziffer 76 wird die Anforderungen an den Umgang mit Ausgangsrechnungen detailliert. Hier gilt wie bisher die inhaltliche Aufbewahrung (also die Aufbewahrung der Rechnungsdaten anstatt des erstellten Dokumentes) als ausreichend, wenn sichergestellt ist, dass diese Daten unverändert aufbewahrt werden – also bsp. unabhängig von Stammdatenänderungen sind. Hier stellt sich nun oft die Frage nach dem Umgang mit den in der Rechnung enthaltenen AGBs und allgemeinen Angabe und ob deshalb nicht doch ein Rechnungsdokumente inkl. dazugehöriger AGB aufbewahrt werden muss.

In diesem Zusammenhang wird festgestellt, dass dies nicht erforderlich ist, wenn die AGBs separat aufbewahrt und historisiert werden und es jederzeit erkennbar ist, welche AGB-Version für welches Rechnungsdokument gilt. Bezüglich der Layout-Informationen einer Ausgangsrechnung (Logos, Geschäftsführer-Informationen, grafische Gestaltung der Rechnung) sollte ebenfalls eine Übersicht vorhanden sein, welche Variante für welche Zeitraum gegolten hat. Diese Regelungen gehören dann in die Verfahrensdokumentation.

Z3-Zugriff auf Altdaten nach Systemmigration ausreichend

Randziffer 142 fordert unverändert, dass Daten und Dokumente nach einem Systemwechsel auch im Ursprungssystem aufbewahrt werden müssen, wenn dieses nicht die gleichen quantitativen und qualitativen Auswertungsmöglichkeiten besitzt, wie das neue System. Da letztendlich alle Anwendung immer etwas unterschiedlich sind, ist hier die Unsicherheit vorhanden, ob man das Altsystem nach einer Migration nun wirklich abschalten darf.

In Randziffer 164 wird jetzt eine Erleichterung eingeführt. Ab dem 6. Jahre nach einer solchen Migration ist der Z3-Zugriff auf diese Daten ausreichend. Das Altsystem muss somit in diesem Fall nicht mehr für den Z1-Zugriff verfügbar gehalten werden und die Bereitstellung der Daten ist ausreichend. Unbenommen gelten aber weiterhin die steuerlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten.

Verfahrensdokumentationen müssen versioniert werden

In der Randziffer 154 ist eine Konkretisierung zum Themenbereich Verfahrensdokumentationen erfolgt. Nun wird noch einmal explizit erwähnt, dass Änderungen in der Verfahrensdokumentation historisch nachvollziehbar sein müssen. Immer nur die aktuelle Version vorzuhalten, ist nicht ausreichend. Alte Versionsstände (Bsp. mit alten Prozessbeschreibungen, vorherigen Arbeitsanweisungen, alte Übersichten über IT-Komponenten) müssen während der Aufbewahrungsfrist von steuerrelevanten Daten und Dokumenten ebenfalls aufbewahrt und somit bei Bedarf auch zur Verfügung gestellt werden.

Die einfachste Variante ist hier sicher die Ablage im Dateisystem mit entsprechender Versionierung und passendem Ausdruck. Da aber auch für die Verfahrensdokumentation die Grundsätze für Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit gelten, kann die Pflege der Inhalte in einem Content Management System oder die Verwaltung der Dateien in einem DMS sinnvoller sein.

Neben den Basisdokumenten einer Verfahrensdokumentation (allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation) sind auch oft Anlagen, wie Testdokumentation, Organisationshandbücher oder IT-Übersichten Bestandteil einer Verfahrensdokumentation. Für diese Dokumente erfolgt eine Pflege oft durch unterschiedliche Stellen, so dass hier der Hinweis auf nachvollziehbare Versionierung von besonderer Bedeutung ist. Gerade wenn diese Anlagen nicht direkt durch die Verantwortlichen der Verfahrensdokumentation gepflegt werden, muss hier auf eine saubere Versionierung geachtet werden.

Zusammenfassung

Es kann festgestellt werden, dass die Klarstellungen in den neuen GoBD durchweg zu begrüßen sind. Wichtigen technischen Weiterentwicklungen wird Rechnung getragen. Weitere Wünsche der Unternehmen sind zwar immer noch vorhanden (Bsp. Reduzierung Aufbewahrungsfristen, verbindliche Liste an steuerrelevanten Daten, umfangreiche Erleichterungen beim Systemwechsel), trotzdem ist die neue vorliegenden Version ein weiterer kleiner Schritt in Richtung Bürokratieabbau.

(Erstveröffentlichung des Beitrags unter https://www.zoeller.de/neufassung-der-gobd/)

Newsletter
 hier abonnieren
powered by webEdition CMS