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GDPdU in der Praxis – ein Erfahrungsbericht

Von Hans Waldvogel

14.09.2009

Hans Waldvogel

Hans Waldvogel 
Hans Waldvogel, Jahrgang 1967, ist nach seiner kaufmännischen und steuerrechtlichen Ausbildung seit 1993 im Rechnungswesen und in der kaufmännischen Gesamtverantwortung bei verschiedenen größeren und großen mittelständischen Unternehmen unterschiedlicher Branchen tätig, aktuell bei der softgate gmbh Erlangen, einem Softwarehaus für Medizintechnik, Datenbanken und Dokumentenmanagement.

Der Beispielsfall beschreibt eine Betriebsprüfung im Konzern, Produktionsunternehmen mit Standorten im In- und Ausland. Eine Vielzahl rechtlich selbständige Gesellschaften mit unterschiedlichen Funktionen: Holding, Immobilien, Cash-Pool („Bank“ im Konzern), Komplementär-GmbHs etc. Ausführungen zur Investitionszulage und sonstigen Förderungen wurden weggelassen. Die wesentlichen Erfahrungen: Die Risiken steigen. Eine neue Generation von Betriebsprüfern mit guten IT-Kenntnissen kommt auf die Unternehmen zu. Deutlich mehr Prüfungsfeststellungen, mindestens Faktor 10. Die Höhe der Mehrergebnisse wird entsprechend ansteigen. Öfter Fälle für die Steuerfahndung. Frühzeitige genaue Dokumentation hilft schon viel weiter. Archivierungssysteme und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen auf der technischen Seite.

Wie läuft eine elektronische Betriebsprüfung in der Praxis ab?

1. Vor der eigentlichen Prüfung, Vorlauf

Prüfungsanordnung. Die sollte sehr sorgfältig geprüft werden. Allein in dieser Konzernprüfung mit 25 Unternehmen wurden in über 8% der Fälle Fehler in den Prüfungsanordnungen festgestellt.

Informations-Gespräch vorab. Es empfiehlt sich,  den Sachgebietsleiter kurz ein zu einem Gespräch vorab einzuladen. Man bespricht dabei den möglichen Zeitablauf und technische Einzelheiten, hier schon auf Unternehmens- Seite als Zuhörer dabei, Leiter ReWe, StB, Leiter IT.

Vorüberlegung intern. Welche Mitarbeiter des Unternehmens werden während des Zeitraumes der Vornahme von Prüfungshandlungen vor Ort gebraucht:

  • StB/WP,
  • Fibu,
  • Contolling,
  • Finanzen,
  • IT,
  • Rechtsabteilung,
  • Auslandsabteilungen (falls so organisiert),
  • Personalbuchhaltung (z.B. wenn oft Auslandsentsendung etc),
  • Geschäftsführer …

Die nachstehenden Tipps haben sich aus der Praxis herauskristallisiert, durchaus auch an Stellen, wo man es nicht vermutet hätte und wo die Hinweise als profan erscheinen. Übersetzt heißt "profan" ja nichts anderes als "vor dem heiligen Gral liegend".

Tipp 1: IT-frühzeitig einbinden

Hier ist die IT-Abteilung nicht nur innerbetrieblicher Dienstleister, sondern Kern- und Kristallisationspunkt.

Tipp 2: Geschäftsführer sensibilisieren, nachdrücklich, Zeit einplanen/freihalten

Die Geschäftsführung soll nicht nur Zeit haben, wenn man sensible Infos braucht. Sie soll sich bitte auch bremsen in Gesprächen mit der BP. Diese Gespräche führen ausschließlich Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer sowie der Leiter Rechnungswesen. Dies muss rechtzeitig allen anderen Beteiligten klar sein. Es geht nicht darum, mit Auskünften hinter dem Berg zu halten, sondern darum, dass auf einer professionalisierten Ebene gearbeitet wird.

Tipp 3: "Urlaubssperre" für IT, FiBu und Controlling

Es ist unsinnig, wenn einfache Fragen intern nicht beantwortet/ geklärt werden können, nur weil der Sachbearbeiter im Urlaub ist. Da wird das in Frage stehende Thema von der BP unnötigerweise zu hoch aufgehängt. Es kommt dort auf die Liste der "zu klärenden Sachverhalte". Und das völlig zu Unrecht. Das ist insbesondere zu vermeiden Sie das bei einfachen und unstreitigen Fragen.

Zur Schnelligkeit/ Geschwindigkeit der Antworterteilung allgemein später noch genauer. Hier aber diese offene Flanke vermeiden.

Tipp 4: Verpflichten Sie einen externen StB

(Spezialisten für Unternehmenssteuerrecht und Verfahrensrecht) speziell für den Zeitraum der BP, falls größere Probleme erwartet werden (Konzernumstrukturierung, Rechtsformwechsel in zentralen Gesellschaften etc.) Der schaut mit der ihm als Spezialisten eigenen Expertise (weder Mandatserhaltungstrieb eines WP noch verschleiern eventueller eigener Beratungsdefizite des StB/ WP aus dem laufenden Geschäft …) In allen Fällen, in denen das so gehandhabt wurde, war das dafür gezahlte Honorar gut angelegt.

2. Vorarbeiten intern

Hier sind zwei Kriterien entscheidend. Der Datenzugriff ist sensibel. Niemals lasse man die Betriebsprüfer direkt auf produktive Systeme zugreifen. Wirklich niemals.

Eine Eingrenzung der Zugriffsrechte im Produktiv-System gelingt nie 100%-ig.

Lösung: Die relevanten Daten werden gespiegelt. Der prüfungsrelevante Bereich wird damit von aktiven Systemen abgegrenzt,  und zwar unbedingt auch hardwaremäßig. Denn, es ist immer zu wiederholen:  Abgrenzungen z.B. nach Buchungsjahren und/oder Buchungskreisen (=Gesellschaften!) während des laufenden Echt-Systems gelingen nicht immer 100%-ig. Natürlich wird die IT diesen Vorgang und die Anzahl der Datensätze genau dokumentieren.

Ebenso wichtig: Der Datenbestand muss reproduzierbar sein und das ist er auch bei einer hochprofessionell gemanagten  IT nach Suchkriterien nach aller Erfahrung nicht in vollem Umfang! Daher in externes/separates System auslagern.

Tipp 5: Probelauf

Probelauf der Sucheingrenzungen, wie gerade ausgeführt … einmal wiederholen - man wird überrascht sein vom Ergebnis! Diese Vorhersage hat sich bisher in jedem Einzelfall bewahrheitet.  Auch wenn die  IT-Abteilung beteuert, das würde schon klappen. Ohne den dort handelnden Personen nahe treten zu wollen: Einfach darauf bestehen, dass die das mal wiederholen. Es ist ganz sicher: Machen Sie's und alle werden staunen.

Bereits die Jahreszahleingrenzung ist oft nicht sauber darstellbar. Beispiel: VK-Datum altes Jahr, RG-Stellung körperlich im neuen Jahr mit Rechnungsdatum altes Jahr, dann die Stornierung und die Aufhebung der Stornierung nicht als normale Buchung in der Periode 12 sondern in 13 als Jahresabschluss-Buchung. So in dieser Art.

Kann das Ihr System? Sicher? Prima!

Weiteres Beispiel: Intercompany-Warenbewegungen zum Jahresabschluss, Tests machen, zwei mal gleiche Suchkriterien eingeben und Treffer vergleichen. Sie werden erstaunt sein über die Abweichungen.  

Diese Front lässt sich leicht vermeiden, den Stand "definieren" und für die BP in einen Bereich spiegeln und für sich selbst auch, man muss den absolut identischen und reproduzierbaren Datenbestand haben, auch den außerhalb auf einem eigenen System, das von den produktiven Systemen galvanisch getrennt ist.

Hieraus folgt Tipp 6: Ausgeworfene Daten separat speichern und als Basis der BP definieren

Es wird keine Diskussion über Verfahrensdokumentation kommen. Verfahrensdokumentation ist ein WP-Thema, das in der Jahresabschluss-Prüfung mit Hingabe und Leidenschaft diskutiert wird. Es ist derzeit noch kein BP-Thema.

Die gesetzlichen Vorgaben sind nicht eindeutig.

Beispiele, was muss ich herausgeben? GDPdU heißt eben nicht: Gib dem Prüfer Deine Unterlagen!

Wie und was muss herausgegeben werden? Rechnungen, Lieferscheine, Warenbewegungen (Bestandsbuchungen, Warenwirtschaft), steuerrelevante Emails (mit Anhängen), Word/PDF von elektronisch gespeicherten Rahmenverträgen, Gesellschafterbeschlüssen, Doku zu Verrechnungspreisen (in der Regel oft Exceltabellen aus der Controllingabteilung);  speziell zu Excel gleich!

Als Fazit hier: Im Zweifel muss man viel/alles herausgeben, um das Prüfungsklima zu erhalten. Und hier sei angemerkt, machen Betriebsprüfer scheinen schon der Grenze zu "krankhaft misstrauisch" zu sein.

3. Die eigene Infrastruktur für die Prüfung, Hausaufgaben

Der Fokus wird intern in der Vorbereitung auf die Fibu-Abteilung gelegt, die

Wirklichen Probleme liegen aber oft in der Controllingabteilung! Und Excel-Tabellen  sind Bestandteil sowohl Teil des Problems als auch Inhalt der Prüfung. Beispiele sind Datengrundlagen für Herstellungskosten oder eben die Verrechnungspreisdokumentation.

Tipp 7: Exceltabellen in der Freigabe-Version immer als PDF/A speichern und vorlegen

Exceltabellen aus der Controllingabteilung sollten in einer endgültigen Version nicht als einfache Tabelle gespeichert sein. Sie wären damit ja noch veränderbar. PDF/A ist ein Schritt in die richtige Richtung. Bei der Frage nach der Vorlage elektronischer Belege gilt: Kein vorauseilender Gehorsam, aber eine Nachweis, mit dem Sie sich von anderen abheben.

Und auch gleich Tipp 8: Exceltabellen in der Freigabe-Version als PDF/A in einem gesonderten Ordner speichern

Immer endgültige Versionen als solche kennzeichne und von "Probe-Berechnungen" deutlich abgrenzen; z.B. durch Wasserzeichen oder durch entsprechende Tabellenbezeichnung oder besonderen Speicherort. Ein Betriebsprüfer versteht es nicht, wenn er mehrere Versionen gerechnet sieht. Diese offene Flanke kann man vermeiden.

Zentraler Tipp 9: Dokumentation der einzelnen Schritte der Betriebsprüfung generell

Dokumentation aller(!) einzelnen Schritte der Betriebsprüfung, immer und schriftlich;  das muss sein! Jede einzelne Unterlage mit Kopie für die eigenen Akten,  jede Frage schriftlich, jede Nachfrage dazu und jede mündlich gegebene Erläuterung sofort protokollieren. Das ist kein Misstrauen gegenüber dem Prüfer, sondern ganz normales Tagesgeschäft in der Prüfung. Damit werden Missverständnisse ausgeräumt. Pro Gesellschaft ein eigener Vorgang, der sich auch organisatorisch wiederfindet. Das Bild eines Leitzordners je Gesellschaft macht es deutlich. Dazu ein zeitliches Übersichtsblatt als Vorspann.

Das muss wirklich sorgfältig geschehen und ist der Bemühung der besten Mitarbeiter Ihres Hauses wert! Nehmen Sie sich in der Hektik der BP, die zusätzlich zum Alltagsgeschäft stattfindet, diese Zeit ganz bewusst. Im Streitfalle haben Sie dann eine verlässliche Dokumentation. Bedenken Sie, der Rechtsstreit kommt möglicherweise nach Jahren erst, man erinnert sich nicht mehr an Details, an alle herausgegebenen Unterlagen, an alle dazu erteilten Auskünfte und die Reihenfolge zeitlicher Ablaufe. Manchmal ist der Betriebsprüfer schon nicht mehr im Amt, wenn der Fall endlich verhandelt wird, manchmal haben die eigenen Mitarbeiter "von damals" den Arbeitgeber gewechselt. Oft ist die Dokumentation der zeitlichen Abläufe entscheidend. Die Dokumentation ist ein entscheidender "Heimvorteil", den Sie nicht verschenken dürfen.

Der wichtigste, Tipp 10: Organisation dieser Dokumentation

Ein Ordner/eine Datei für jede einzelne Firma, Dokumentation mit Hinweis auf  Kopie/Ausdruck/Datum/ Verteilung. Belege immer kopieren. Der Ordner muss genau das enthalten, was die BP auch hat! Wohlgemerkt: der Betriebsprüfer sollte nicht selbst kopieren dürfen. Das dient auch seinem Schutz, denn es handelt sich bei den Kopierern um Anlagen des geprüften Unternehmens. Wer trägt im Falle der Fehlbedienung die Wartungskosten? Also: immer darf der Betriebsprüfer Belegkopien verlangen, die kopiert aber nach Rücksprache mit dem Leiter Rechnungswesen ein Mitarbeiter des Hauses und  gibt die dem Leiter Rechnungswesen zur Weiterleitung.

Im Steuerstreit kommt es auf Einzelheiten an, im gerichtlichen oder außergerichtlichen Verfahren, man kann sich nicht an alles erinnern. Doku ist Pflicht! Immer! Eventuell müssen diese Ordner an zur Vorbereitung und weiteren Verarbeitung an externe StB/RAe etc gegeben werden, natürlich in Kopie, aber sie müssen dann nicht mehr extra zusammengestellt werden. Nochmals wie unter Tipp 9:

  • Alle Fragen schriftlich
  • Alle Antworten schriftlich
  • Nachfragen und gegebenen Erläuterungen auch schriftlich, auch bei Kleinigkeiten, jedes Wort zählt
  • Später herauszugebende einzelne elektronische Dateien definieren und dokumentieren (nicht nach Suchkriterien);
  • CD-brennen, jedesmal, auch bei Banalitäten
  • Protokollieren Sie Werksbesichtigungen
  • Protokollieren Sie auch geführte Diskussionen allgemeinerer Art mit dem BP
  • Mitarbeiter entsprechend instruieren
  • Definieren Sie einen und nur einen zentralen Ansprechpartner und stellen Sie sicher, dass dieser Kanal auch von allen (Geschäftsführer!) eingehalten wird.

4. Datenqualität, Abgrenzungsfragen

In diversen Artikeln in Fachschriften oder -foren ist zu lesen, dass die Datenqualität im Rechnungswesen dürftig sei. Daten, die nach alten Standards der Vorjahre eingegeben wurden, werden nun mit verbesserten oder schlicht anderen technischen Mitteln abgerufen. Bei der Dateneingabe durch unzureichend geschultes Personal wurde schlampig gearbeitet, verschlagwortet, usw. Bisher jedenfalls hat sich diese in den Artikeln beschriebene Fragestellung in der Praxis wenig ausgewirkt. Natürlich sind bei der zeitlichen Abgrenzung Fehlausgaben aufgetreten. Natürlich fanden sich Belege oder stornierte Belege, wozu jeweils der Gegenpart fehlte. usw. Aber gerade da gab es dann Gelegenheit, über die technischen Abläufe mit dem BP ins Gespräch zu kommen.

Ob das an der Qualität der Auswertung oder eben der historische Standard zum Zeitpunkt der Eingabe (heute vor drei Jahren!) war, kann gerade hier dann schön diskutiert werden. Es ist auch keine Frage der elektronischen Betriebsprüfung als Methode, sondern ist früher körperlich auch vorgekommen. Man sollte professionell gelassen bleiben. Wenn etwas 100%ig funktioniert,  wird doch eigentlich jeder schon alleine deswegen misstrauisch.

Kein System funktioniert so. Aber man kann doch froh über jede halbe Stunde, in der der Betriebsprüfer diskutiert, sein. Das entlastet das Prüfungsklima ungemein, wenn das Gespräch von den bestimmten Auskunftspersonen geführt und dokumentiert wird. Da kann man dann auch gerne ausführlich miteinander reden. Dazu später aber noch mehr.

5. Ablauf, Beginn der eigentlichen Prüfung

Begrüßung. Man sollte gastfreundlich sein wie zu einem guten Kunden und Kaffee oder Tee sowie kalte Getränke zur Verfügung stellen.

Ein ganz profaner Rat: Wenn möglich, reservieren Sie ein eigenes WC, nicht um ungeplante Kontakte mit anderen Mitarbeitern, insbesondere dem Personal der Stabsstellen nach Möglichkeit zu vermeiden, sondern um auch dem Prüfer die Einhaltung des Steuergeheimnisses aus § 30 AO leicht zu machen. Jeder Profi redet gern über seinen Beruf und über das, was er - und was ihn - gerade bewegt. Auch Betriebsprüfer tun das.

Büro, abschließbar, geben Sie ruhig den Zimmerschlüssel aus der Hand. In den Prüfungsraum gehen nur die bestimmten Auskunftspersonen, wenn dort Gespräche zu führen sind. Das wird aber nur im Ausnahmefall sein.

Werksbegehung nur nach Ankündigung (Argument Sicherheit) und nur mit instruiertem Personal. Den Termin der Betriebsbesichtigung sollte man im Vorbereitungsgespräch mit dem Sachgebietsleiter schon bestimmt haben. Dann kann er auch gleich vorbereitet werden. Machen Sie gleich oder später Ausflüge zu anderen Standorten. Und auch das nicht, um Prüfungszeit zu schinden, sondern weil der Betriebsprüfer sehen soll und muss, was Sie in Ihrem Unternehmen wie machen.

Tipp 11: Arbeitsrechtliche Gestaltung, intern

Wenn es geht, stellen Sie sicher, dass der zentrale Leiter der FiBu/Rewe/Controlling (wie auch immer Sie Ihr Unternehmen da organisiert haben) an Ihr Unternehmen gebunden bleibt. Wenigstens für den Zeitraum zwischen Prüfungsanordnung und Beendigung aller Dispute um Prüfungspunkte. Das kann einige Jahr umfassen. Nichts aber ist unangenehmer als ein Personalwechsel auf dieser zentralen Stelle in dieser Zeit.

Tipp 12:  Faktor Zeit

Dieser Ansatz ist bewährt. Geben Sie auch Antworten auf Kleinigkeiten erst am Folgetag. Auch wenn das Zeit kostet. und gehörig Organisationsaufwand verursacht. Es ist wichtig. Die Fragen des Betriebsprüfers sind wichtig. Für große Probleme benötigt man nun einmal Zeit und die Antwort muss auch von hoher Qualität sein. Planen Sie einfach entsprechend mehr Zeit. Lassen Sie den Leiter Rechnungswesen vormittags und nachmittags einmal zum Betriebsprüfer ins Zimmer und lassen Sie fragen, was er tut, in welchen Bereich er gerade "hineinschaut". Dabei geben Sie die Antworten auf die Fragen vom Vortag. Der Betriebsprüfer muss sich zwar immer wieder neu einarbeiten. Aber er braucht eben belastbare Antworten. Der Betriebsprüfer hat zwar feste Zeitvorgaben. Die dürfen aber nicht zu Ihren Lasten und nicht zu Lasten von Auskunftsqualität gehen. Stellen Sie sicher, dass alle Antworten auf einer Linie liegen. Auch hier hilft der externe Blick bei komplexen Sachverhalten. Hier den externen StB einbinden.

Tipp 13: Theoretische Grundsatzdiskussion mir dem Betriebsprüfer führen?

Der (externe) StB sollte gelegentlich schon in theoretische Grundsatzdiskussionen einsteigen, nicht, um Zeit zu vergeuden, sondern um zu zeigen, dass man sich um alle Aspekte einer Betriebsprüfung Gedanken macht. Und wenn am nächsten Tag: zur gestrigen Diskussion noch zwei Urteile vorgelegt werden, die Sie bestärken: um so besser!

6. Anlagevermögen, Aktivierungen

Natürlich will die Betriebsprüfung im Zweifel eine Aktivierung und dort eine lange Laufzeit. Auch wenn im Totalvergleich das gleiche herauskommt, so ist in den BP-Zeiträumen die Bemessungsgrundlage höher. Im Beispielsfall wurde über eine Hofbefestigung gestritten (Tausende qm), den Abschreibungszeitraum und die Bemessungsgrundlage. Damit kann man aber leben.

Tipp 14: Werksbesichtigung

Nehmen Sie bei der Werksbegehung pro Betriebsprüfer einen Mitarbeiter mit. Nicht zum Aufpassen, sondern zum  Protokoll schreiben, ( BP hat Gebäude A und Maschinenlinie C detailliert aufgenommen usw.). Das erleichtert Ihre Dokumentation ungemein. Und Sie sind auf diese Dokumentation angewiesen.

7. Leasing, über mehrere Stationen

Gewinnaufschläge generell. Fiktives Beispiel zur Veranschaulichung der Problematik: Die Holding least die Fahrzeugflotte zentral und gibt diese Autos dann z.B. an die Geschäftsführer von produzierenden Gesellschaften weiter? Oder es werden "Einsatzautos" im allgemeinen Fuhrpark vorgehalten? Wann wurde das letzte mal der Gewinnaufschlag angepasst?

Diese Vorgänge werden durch den Betriebsprüfer bis in die (Excel)Kalkulationen aufgedröselt. In entsprechender Konstellation wird der Aufschlag bzw. das Fehlen eines angemessenen Gewinnaufschlags moniert. In der Folge ändert sich nicht nur die ertragssteuerlichen Zahlen sondern auch die umsatzsteuerliche Seite ist betroffen. Hier sind Sie über die Jahre bei mehreren Vorgängen und mehreren Firmen schnell bei stattlichen Beträgen. Und, richtig: Sie lasen erneut "Excel" !

8. Maschinenverkäufe im Konzern

"Die im Ausland können doch die alte Maschine noch nehmen …" So fängt es an. Entnahme aus dem Anlagevermögen, Hopp auf den LKW, Rechnung? Willkürlich festgelegter Preis. Ja - wir wissen es besser, aber so wir es Immer noch gemacht. Also Dokumentation! Gebrauchtpreiselisten aus dem Internet, zwei, drei Angebote von Gebrauchtmaschinenhändlern oder ein Rückkaufangebot des Herstellers. Und besonders zu beachten ist das Datum dieser Korrespondenz. Es muss vor der Rechnungsstellung der Intercompanyrechnung sein. Wird tatsächlich in der Praxis "übersehen" - es werden dann nachträglich entsprechende Angebote eingeholt. Nachträglich ist zu spät - und jetzt fällts auf - und Sie fallen auf die …, da wo's weh tut.

Gibt es ein Maschinenlager, wo gebrauchte Maschinen zwischengelagert werden? Nach dem Ausbau aus der Produktionslinie vor dem internen oder externen Weiterverkauf. Im Beispielsfall wurde das Lager eingehend besichtigt, komplett körperlich aufgenommen und mit den gebuchten Bestandslisten verglichen. Danach ein Abgleich mit den Buchwerten zum Entnahmezeitpunkt aus dem Anlagevermögen, IDEA macht's schnell möglich.

Soweit so gut, nur haben die Damen und Herren Betriebsprüfer eine völlig abstruse Vorstellung von der Wirtschaftlichkeit solcher Vorgänge. Es werden in solchen Lagern vergoldete Maschinen unterstellt, Argument, sonst würden sie ja gleich verschrottet. Konflikt definieren und dokumentieren. Mit dem Prüfungsleiter oder im Rechtsstreit klären.

Und noch ein Fall aus der Praxis: Da kam der der Betriebsprüfer strahlend herein zu und sagte vorwurfsvoll: "Da sind ja Buchungen des Geschäftsjahres X erst im Februar des Folgejahres erfolgt." " Ja" kam als Antwort, "das sind Jahresabschlussbuchungen, schauen Sie mal genau hin." Entgegnung: "Ja aber die müssen doch vor dem 31.12. eingegeben sein, sonst sind die doch gefälscht!" Hat sich wirklich so ereignet.  

Oder, auch reinste Praxis: Zwei GF im Konzern haben beim Bier eine Idee. Da soll eine Gebrauchtmaschine von Ges 1 an Ges 2 verkauft werden, dort "überholt" d.h. goldglänzend werterhöhend in der Bilanz plötzlich wertvoll sein und am Schluss an einen Externen verkauft werden. Dummerweise hat sich die Maschine zwischen Ges 1 und Ges 2 nicht körperlich bewegt. Ach so: Ges 2 liegt im Ausland. Umsatzsteuerliche Behandlung unterblieb. Dies wurde vorher durch entsprechende Kontrollen durch die Finanzbuchhaltung messerscharf erkannt und buchungstechnisch und steuerlich berichtigt. Soweit …

Jetzt kam aber der eine schlaue GF zum Jahresabschluss und hat da wieder was gebucht (die Korrektur rückgängig gemacht). Was soll man da sagen. Kritisch ist eben, wenn der Vertrieb oder eine Controllingabteilung die Rechte hat, durch Rechnungserstellung Buchungen (Intercompanyrechnungen) auszulösen. Hier bei dieser Art von Verkäufen quer durch den Konzern fehlt oft das nötige Wissen, (deutsch) handelsrechtlich und sowohl ertrags- wie umsatzsteuerrechtlich genügend genau zu arbeiten. Es wird in anderen Dimensionen gedacht.

Also bitte stellen Sie vorab sicher, dass solche Tretmine bei Ihnen natürlich nicht vorkommen. Dafür wäre jetzt ACL oder IDEA schön einzusetzen. Suchen Sie aber auch mit Ihrem Auswertungstool nach den angesprochen Konten des Anlagevermögens, ab bestimmen Rechnungsgrößen oder nach Buchungskennzeichen der bewussten Personen. Jeder kennt in seinem Unternehmen so seine Pappenheimer. Korrigieren Sie diese Vorfälle möglichst noch im Geschäftsjahr oder im Jahresabschluss. Wenn Sie erst nach Eingang der Prüfungsanordnung anfangen aufzuräumen, werden Sie es nicht schaffen. Sie meinen jetzt, kommt in meinem Konzern nicht vor! Und Sie sind sich da auch ganz sicher?

9. Mitarbeiterentsendung

Es wird quergecheckt, Autobuchung intern/extern (Ja - die Rechnungen von Sixt & Co werden gegengecheckt!), Reisekostenabrechnung, Outlook, Flugscheine, mit Anwesenheitstagen. Bringen Sie Ihre Lohnbuchhaltung rechtzeitig auf Trab. Haben Sie ein internes Travel-Management? Ist das sauber?

10. Der Typ des Betriebsprüfers ändert sich

Junge und karriereinteressierte Menschen mit durchaus gutem IT-Verständnis lösen den "althergebrachten" Betriebsprüfer ab, der über einzelnen Belegen aus Papier brütete. Wie eingangs ausgeführt: der will; der hat noch was vor! Und die Mannschaft ist gut geschult. Wer Einblick in FA-interne Lehrgangsunterlagen über Personengesellschaften nehmen konnte, der war über das Niveau beeindruckt; oder soll ich sagen: Erschrocken!? Man darf die Betriebsprüfung keinesfalls auf der IT- fachlichen Ebene unterschätzen. Auch hier steigt der Standard hinsichtlich komplexer Fragestellungen im Konzernverbund.

11. Was kann IDEA?

Viele Daten schnell auswerten oder übersichtlich geordnet auswerfen. Datenmengen sind plötzlich kein Problem mehr, der BP-Ansatz ändert sich zum sog. risk-oriented-approach. Die Steuerpflichtigen meinen, es gebe dadurch viel mehr Zufallsfunde. Aber das ist nur die "gefühlte Temperatur". Die Betriebsprüfungen werden heute viel besser vorbereitet als früher, und sie folgen einem risikoorientierten Prüfungsansatz, der auf statistischen Methoden beruht.

Stellen Sie sich darauf ein, dass Sie für die interne Vor-/Während-/Nacharbeit deutlich mehr Zeit benötigen als bei früheren Prüfungen. Es wird mehr gefunden, es wird schneller und tiefer gefunden. Sie (!) haben mehr Arbeit.

Nebenkriegsschauplatz: Soll man ACL oder IDEA kaufen? Eigentlich ja, ein nützliches Controlling- und/oder Revisionswerkzeug. Und günstig im Preis.ACL und IDEA grenzen ein: Suche nach Buchungskennzeichen Abschlussbuchungen oder nur Buchungen vom Chefbuchhalter oder vom Leiter Controlling. IDEA checkt quer: Lohn, MA-Entsendung, Stundenzettel - heute elektronische Stundenerfassung, MA im Ausland? Entsendung? Funktionsverlagerung? Automatikbuchungen (intern)

Unnötige offene Flanken: Outlook - Termine GF und Tankquittungen, Klassiker - kam auch wieder vor.

12. Neuer Schwerpunkt der Prüfung: Emails

Die Knaller aus der Praxis, z.B. "Ich brauche die Kalkulation mit anderen Preisen/Ergebnissen." " … Korrigieren Sie dieses Ergebnis, ich brauche die dazu passenden Zahlen." Z.B .Suche nach allen Emails von oder an den GF, von oder an den Leiter Controlling oder an einen bestimmten Werkscontroller.

Konkreter Fall: Verkäufer meldet an seinen Bereichsleiter, "wir kommen mit der Spanne nicht hin", Bereichsleiter Weiterleitung der Email an GF, der dann weiter an Leiter Controlling: "Rechnen Sie das einmal mit anderen Zahlen", immer eine weitergeleitete Email, und danach wird rückwirkend der Verrechnungspreis geändert. Selbst wenn das in diesem Beispielsfall natürlich (!) sachlich völlig berechtigt ist, sehen Sie das mal durch die Brille des Betriebsprüfers….

Tipp 15: Haben Sie eine Richtline zum Umgang mit Emails?

Achten Sie ein wenig auf Hygiene bei den Emails. Gibt es im Unternehmen schon eine Richtlinie zum Umgang mit Emails? Wird die auch eingehalten?

Die Frage der Anhänge zu Emails wurde von der Betriebsprüfung erkennbar noch  nicht aufgeworfen. Noch nicht….dabei wäre gerade zum GDPdU-gerechten Umgang mit eMails eigentlich nur zu sagen, dass es den gar nicht gibt. Jedes Unternehmen macht da Fehler.

13. Neuer Prüfungsansatz, Speicherdatum der Word-/PDF-Dateien

Gesellschafterbeschlüsse oder Verrechnungspreisvereinbarungen, Zeitpunkt der Speicherung der Datei wird überprüft. Es wird auf zeitliche Stimmigkeit bei Verrechnungspreisrechnungen, der Buchung von Zinsverzichten etc. geprüft, was wiederum per IDEA auf Knopfdruck möglich ist. Hier ist zukünftig eine saubere Dokumentation vorzuhalten, diese Blöße sollte man sich nicht geben. Kann neben dem Steuerstrafrecht auch zum Vorwurf der Urkundenfälschung führen.

Tipp 16: Saubere Dokumentenarchivierung

Achten Sie auf saubere Dokumentenarchvierung von Gesellschafterbeschlüssen, Gewinnverwendung, Zinsverzicht etc. Als PDF/A umwandeln und separat speichern. Bitte achten Sie auch auf das Datum der Archivierung. PDF-A gilt als weitgehend anerkannt manipulationssicher.

14. Stützung schwacher Gesellschaften im Konzern/Holdingumlage

Angriffspunkt ist aus vielen Richtungen die verdeckte Stützung im Konzern für schwache/bedürftige Gesellschaften.

Tipp 17: Grundgeschäft (Holdingumlage, Verrechnungspreise, Maschinenverkäufe, Personalentsendung etc.) trennen und hier die normalen Preise angeben.

Stützungsmaßnahmen offen ausweisen, z.B. als Zinsverzichte, unterschiedliche Holdingumlagen etc. Diese sind sowieso Anlass zu tiefergreifenden Diskussionen mit der Betriebsprüfung. Der Erfolg ist jedoch, der Betriebsprüfer an der Front wird nicht unnötig irritiert. Die anschließende "echte" Sachdiskussion erfolgt (mindestens!) eine Stufe höher. Man erspart sich die Front mit dem Betriebsprüfer auf Sachbearbeiterebene. Diese Dinge sollte man mit dem Leiter Betriebsprüfung diskutieren und dem Betriebsprüfer klar erkennbar kommunizieren, und zwar von Anfang an. Und dann muss man das auch so machen.

15. Verrechnungspreisdokumentation

Nur soviel zum Thema Verrechnungspreise. Es folgt keine Theorie über die Herleitung. Es gibt leider auch nicht den ultimativen Tipp, wie man Verrechnungspreise unangreifbar machen kann. Rechtlich vorgegebene Formalien einhalten wäre schon gut.  Damit gewinnt man viel und liegt weit über dem Durchschnitt.

16. Definition der Verrechnungskonten als Eigenkapital oder Fremdkapital

Egal ob Cash-Pool oder Falschzahler, Ausgleich interner Forderungen/ Verbindlichkeiten oder Aufrechnungen, in alten BP-Zeiträumen kann die Frage aufkommen, ob diese Zahlungsströme zwischen den Gesellschaften EK- oder FK-Charakter haben. Gar mancher Betriebsprüfer hat sich, im Vertrauen auf die neue Technik,  die Mühe gemacht und ist da tiefer eingestiegen. Es könnte natürlich sein, dass das nur eine Frage von vergangen Zeiträumen und damit in der Praxis nur noch begrenzt relevant ist.

Was kann man aus den Praxiserfahrungen nach GDPdU lernen? In welche Richtung geht es in der Praxis?

  • Die Risiken steigen.
  • Eine neue Generation von Betriebsprüfern mit guten IT-Kenntnissen kommt auf die Unternehmen zu.
  • Deutlich mehr Prüfungsfeststellungen, mindestens Faktor 10.
  • Die Höhe der Mehrergebnisse wird entsprechend ansteigen.
  • Öfter Fälle für die Steuerfahndung.
  • Frühzeitige genaue Dokumentation hilft schon viel weiter.
  • Archivierungssysteme und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) helfen auf der technischen Seite.


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