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Die GDPdU – unverbindliche Wunschliste? – Sottise auf die OFD Rheinland

Von Peter tom Suden

Peter tom Suden

Peter tom Suden ist Steuerberater. Er praktiziert in Cuxhaven und arbeitet daneben an Lösungen zur Organisation des Rechnungswesens in Klein- und Mittelunternehmen sowie an Modellen zur Kanzleiorganisation in kleinen und mittelgroßen Steuerberaterkanzleien Von 1993 bis 2004 war er Mitglied des Vorstands der DATEV eG.

Die GDPdU vom 16. Juli 2001 sichern die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen für den Betriebsprüfungsdienst der Finanzämter. Es stehen darin so wichtige Forderungen wie Archivierung, Verfahrensdokumentation und Zugriffsarten, die die Finanzverwaltung wählen kann. Und es gibt eine Verfügung der OFD Rheinland vom 05. November 2008. In dieser Verfügung steht, dass man das alles nicht so ernst nehmen muss. Das glauben Sie nicht? Kommen Sie, schauen Sie, staunen Sie! Hier bekommen Sie was geboten!

Die OFD Rheinland sieht die Herstellung einer GDPdU-Fähigkeit des Rechnungswesens nicht als Innenverpflichtung an. Und weil die GDPdU die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Unterlagen weder inhaltlich noch zeitlich hinreichend konkretisiert, darf dann auch dafür keine Rückstellung gebildet werden. Die Steuerpflichtigen sind auch in ihrer Entscheidung frei, ob und wann sie Geld in die Hand nehmen, um GDPdU-Anpassungsaufwand zu betreiben. Und überhaupt werden Verstöße gegen die GDPdU ja gar nicht sanktioniert. (Vermutet haben wir das ja immer schon.) Denn: eine Schätzung ist keine Sanktion. Messerscharf geschlossen, alle Achtung. Ist ja auch klar: Strafschätzungen sind in Deutschland verboten. Wenn schon geschätzt wird, dann so, dass das Ergebnis stimmt! Die GDPdU-Fähigkeit eines Rechnungswesens muss nach Meinung der OFD Rheinland auch erst zu Beginn der Prüfung – also wenn der Prüfer ins Haus tritt – gegeben sein.

Wie konnte das bloß passieren. Ich bin überzeugt: das hängt mit dem Weihnachtsrummel zusammen. In der OFD Rheinland treffen sich die 3 Grunderwerbsteuer-Referenten, die 2 Erbschaftsteuer-Referenten und der Bewertungs-Spezialist zum vorgezogenen nachmittäglichen Advents-Kaffeetrinken. Diese 6 Spezialisten der Steuer-Verwaltung denken dabei gemeinsam über Vereinfachungsmöglichkeiten des Steuerrechts nach. Es ist warm im Büro und ganz scheußliches Wetter draußen. Vielleicht gab es irgendwann auch mal einen Becher Gløgg; der stimmt milde und lässt die Welt in freundlichem Licht erscheinen. Und bei der Diskussion kommen sie auf DIE Lösung. Weg mit den GDPdU geht nicht, aber beachten tut sie doch eh keiner – siehe Verfahrensdokumentation. Also verfasst man eine OFD-Verfügung mit dem schon beschriebenen Inhalt und stellt – bald ist Nikolaustag – das Nichtbefolgen der GDPdU sanktionsfrei.

Diese ungewohnte Liberalität der Finanzverwaltung hat Folgen, und die hat dies finanzbeamtete Kaffeekränzchen vielleicht noch nicht so ganz en detail durchdacht. Wenn nämlich das Unternehmen eine Prüfungsanordnung erhält, dann muss der Beginn der Prüfung erst einmal um 2 Jahre verschoben werden, denn so lange dauert es, bis das Unternehmen in seiner Entscheidungsfreiheit den Anpassungsaufwand für sein Rechnungswesen endlich getätigt hat. Es muss nämlich Folgendes erledigen:

  • Kreditoren: prüfen der elektronischen Rechnungen auf Signatur, die Prüfung wird dokumentiert und die Prüfdokumente werden gemeinsam mit der Rechnung archiviert. Da die ältesten Rechnungen 6 Jahre alt sind, kommt es zu technischen Problemen, die behoben werden müssen.
  • Kasse: Die PC-Kassenberichte müssen nicht mehr änderbar auf einen Datenträger geschrieben werden. Vorher ist natürlich noch schnell eine Kassenminus-Prüfung durchzuführen und die Kasse daraufhin zu untersuchen, ob sie in deutscher Sprache verfasst wurde. Schließlich ist die Amtssprache Deutsch.
  • Bank: Die Geldbewegungen von und zur Sandbank, die hier Haus-Kreditinstitut ist, müssen auch noch so ins Rechnungswesen eingeschleust werden, dass der Prüfer sie lesen und untersuchen kann.

Da ist es sicher nur eine kleine Nickeligkeit, dass die elektronischen Debitoren-Rechnungen auch noch bearbeitet werden müssen, so dass sie vor dem Auge des Prüfers bestehen können. Das Ganze ist nicht von heute auf morgen zu schaffen, deshalb braucht das Unternehmen zwei Jahre Aufschub. Träume ich? ... Wahrscheinlich ja!

Was also ist dran am Schreiben der OFD Rheinland? Wenig bis nichts. Aufbewahrungskosten entstanden schon immer, wenn die Steuerpflichtigen die Vorgabe von § 147 (1) AO erfüllen wollten. Und handelsrechtlich waren dafür schon von jeher Rückstellungen zu bilden (HGB § 249)! Es gilt auch das Maßgeblichkeitsprinzip. Das besagt, dass die Grundsätze ordnungsmäßiger  Buchführung (GoB) des Handelsgesetzbuchs auch für die Aufstellung der  Steuerbilanz gelten. Vereinfacht wird häufig auch von der Maßgeblichkeit der  Handelsbilanz für die Steuerbilanz gesprochen, die es so aber nicht gibt. Nur die  Grundsätze für die Aufstellung der Handelsbilanz gelten auch für die Aufstellung der  Steuerbilanz; man ist bei der Erstellung der Steuerbilanz zwar  nicht zwingend an Ansätze  und Bewertung aus der Handelsbilanz gebunden, insbesondere was die Ausübung  von impliziten Wahlrechten des Handelsrechts angeht. Es gelten folgende Grundsätze:

  • Handelsrechtlich verbindliche Vorschrift, steuerrechtlich nicht (oder  gleichlautend) geregelt: Steuerbilanz entspricht Handelsbilanz
  • Handelsrechtlich verbindliche Vorschrift, steuerrechtlich abweichende verbindliche Vorschrift: Steuerbilanz muss von der Handelsbilanz  abweichen.
  • Handelsrechtliches Wahlrecht, steuerrechtlich verbindliche Vorschrift:  Ausübung des Wahlrechts in der Handelsbilanz unabhängig von der  Bilanzierung in der Steuerbilanz.

Dass die GDPdU die Verpflichtung zur Aufbewahrung inhaltlich oder zeitlich nicht konkretisieren, ist doch klar. Dieses Thema haben die GDPdU gar nicht „auf dem Schirm“. Das erledigen die GoBS. Viele der Probleme, vor denen sich die Unternehmen bei Herstellung der GDPdU-Fähigkeit heute sehen, liegen darin, dass sie die GoBS noch nicht erfüllen. DAS ist das eigentliche Problem.

Und natürlich kann man nicht warten, bis die Prüfungsanordnung hereinflattert. Die GDPdU fordern die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Und diese Prüfbarkeit kann nur im Augenblick der Buchung des Belegs hergestellt werden. Dazu muss sie vorher(!) organisiert sein. Ex tunc ist das nicht mehr möglich. Die Erbschaftsteuer- Referenten aus der adventarischen Feierstunde hätten das eigentlich wissen müssen; gehen sie doch täglich mit Erbschaften um. Und die lassen sich post mortem auch nicht mehr gestalten.

Die Betriebsprüfung ist immer Pathologie! Die Prüfbarkeit der Unterlagen ist in der Gegenwart zu gestalten. Die Aufrechterhaltung der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen von der Buchung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist ist eine gesetzliche Anforderung, die auch der Erleichterung der Betriebsprüfung dient. Darum sind ja die GDPdU geschaffen worden. Die Erfordernisse der Prüfbarkeit müssen also zu jedem Zeitpunkt erfüllt sein, nicht etwa nur zum Zeitpunkt einer vielleicht niemals eintreffenden Betriebsprüfung. Und weil diese Herstellung der Prüfbarkeit in die Zukunft wirkt und Aufwand verursacht, ist der Aufwand zu schätzen und periodengerecht abzugrenzen, e.g. via Rückstellung für Aufbewahrungskosten.

Es ist natürlich ein Irrweg, der OFD Rheinland zu folgen, wenn sie irrlichtert, der Steuerpflichtige sei in seiner Entscheidung frei, ob und ggf. wann er für sein Rechnungswesen Anpassungsaufwand treiben will. Er kann diesen Aufwand nur heute, nur jetzt treiben. Unterlässt er das, sind seine Unterlagen nicht prüfbar!

Der Steuerberater nun muss seinen Mandanten beraten, und zwar dahingehend, dass

  • die OFD Rheinland den zukünftigen Aufwand für die Herstellung und Aufrechterhaltung der Prüfbarkeit von Unterlagen nicht für rückstellungsfähig hält. Der Mandant könnte daraufhin glauben, diesen Aufwand nicht mehr treiben zu müssen, sondern erst mit Empfang der Prüfungsanordnung zu beginnen, die Prüfbarkeit seiner digitalen Unterlagen für den Prüfungszeitraum herzustellen.
  • diese Ansicht unsinnig ist. Die Rückstellung ist handelsrechtlich geboten. Sie ist in die Steuerbilanz aufzunehmen, weil das EStG keine dies verhindernde Regel enthält (Maßgeblichkeitsgrundsatz). Hieraus, auch darüber ist der Mandant aufzuklären, könnte finanzamtlicher Streit entspringen. Zur Vermeidung des Vorhalts von Steuerhinterziehung sollte zur Ertragsteuer-Erklärung ein Begleitbogen gefügt werden, in dem die Gründe für die Rückstellungsbildung und die Nichtbeachtung des Schreibens der OFD Rheinland dargelegt werden.
  • Der Mandant ist auch auf die Kostenfolgen von Rechtsbehelfs- und Klageverfahren hinzuweisen. Diese Kostenlasten könnten rückstellungsfähig werden.
  • Die eigene Rechtsansicht wäre dann im Rahmen der Rechtsfortbildung ggf. vor Finanzgerichten und dem Bundesfinanzhof durchzusetzen.
  • Dem betroffenen Finanzamt sollte man fairerweise die Kostenfolgen einer Versagung der Rückstellung für Aufbewahrungspflichten verdeutlichen. Außerdem sollte man im finanzgerichtlichen Verfahren den Antrag stellen, die Beiziehung des Steuerberaters auch im Vorverfahren für notwendig zu erklären.

Und dann ist wirklich Weihnachten und Frieden zieht ein. Oder wache ich auf, und wir schreiben den 1. April?


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