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Home  Fragen und Probleme Buchführungsmangel bei SAP-Anwender

Zur Disussion um "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender"

Von Reiner Müller


Reiner Müller ist EDV-Fachprüfer/ Betriebsprüfer bei der Bp Hauptstelle Finanzamt Stuttgart I.

Ich möchte mich kurz mit der Prüfungsfeststellung "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender", der Stellungnahme von Herrn Böhle und der Stellungnahme von Herrn Odenthal auseinandersetzen.

1. Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender (Gegenkonto)

Ich frage mich bei der Diskussion, gegen welche "Vorschriften" bei einer fehlenden Gegenkontoanzeige verstoßen wird. Hierzu habe ich folgendes gefunden:

Fachinfosystem Bp NRW, Oberfinanzdirektion Düsseldorf StA Köln, 10.02.2004, Ordnungsmäßigkeit der Buchführung

II.2.1.3.3
Kontenfunktion
Die Angabe des Gegenkontos wird nicht ausdrücklich verlangt, ist in der Praxis aber meistens aus dem Buchungstext, dem Belegverweis oder aus verschlüsselten Angaben zur Buchungsart zu ersehen. Zumindest aber ist das Gegenkonto der Kontierung auf dem Beleg selbst zu entnehmen.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW ERS FAIT 1)

3.2.2. Belegfunktion
(36) Zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsvorfall als gebucht gilt, ist auch abhängig von einer in der Unternehmensorganisation festgelegten Entscheidung des Buchführungspflichtigen. Geschäftsvorfälle gelten als gebucht, wenn sie autorisiert und nach einem Ordnungsprinzip vollständig, richtig, zeitgerecht und verarbeitungsfähig erfaßt und gespeichert sind. Hierzu sind die Angaben zum Geschäftsvorfall zu ergänzen um
· die Kontierung (Konto und Gegenkonto),
· das Ordnungskriterium (Belegnummer),
· das Buchungsdatum (Kennzeichnung des Zeitpunkts der Buchung).

3.2.4. Kontenfunktion
(46) Zur Erfüllung der Kontenfunktion sind die Geschäftsvorfälle getrennt nach Sach und Personenkonten mit folgenden Angaben darzustellen:
- Kontenbezeichnung
- Kennzeichnung der Buchungen
- Summen und Salden nach Soll und Haben
- Buchungsdatum
- Belegdatum
- Gegenkonto
- Belegverweis
- Buchungstext bzw. dessen Verschlüsselung.

Meiner Meinung nach ist die Angabe des Gegenkonto nicht zwingend notwendig, sofern über einen eindeutigen Index (z.B. Belegnummer, Zuordnungsnummer) die komplette Buchung ermittelt werden kann.

2. Stellungnahme Herr Böhle

Anscheinend hat sich Herr Böhle die Feststellung des Betriebsprüfers nicht richtig durchgelesen. Der Prüfer beanstandet folgendes:

Einzig bei einem mittelbaren oder unmittelbaren Zugriff auf die Fibu-Daten ist über die Belegnummer und/oder Buchungsnummer ein Zugriff auf das/die Gegenkonten möglich. Die exportierten Buchungssätze sind jedoch unvollständig und die Buchführung weist daher eine formelle Ordnungswidrigkeit auf.

Ich kenne jetzt nicht den gesamten Sachverhalt, aber ich würde sagen der Prüfer beanstandet die zur Verfügung gestellten Daten (Z3)  zur Auswertung.  Hierzu kann ich nur sagen :

Sehr geehrter Herr Böhle,

Es bleibt mir verschlossen, warum Sie in ihren Ausführungen so weit ausholen und Selbstverständlichkeiten aufführen, die mit dem Problem objektiv in keiner Beziehung stehen.

Ohne den gesamten Sachverhalt zu kennen, kann ich jetzt nichts über die Qualität der Datenüberlassung (Z3) sagen.

3. Stellungnahme Herr Odenthal

Servus Herr Odenthal,

auch die Finanzverwaltung beschäftigt sich mit so komplexen Systemen?! wie SAP.  Was soll ich sagen: Jeder der einen halbwegs einfach strukturierten Sachzusammenhang versteht, kann den Fragen und Antwortkatalog des BMF lesen.

Zur Datenträgerüberlassung ist im Fragen- und Antwortkatalog vom 15.01.2007 folgendes geschrieben:

II. Datenträgerüberlassung und Prüfsoftware der Finanzverwaltung

2. Welche Dateiformate werden von der Prüfsoftware der Finanzverwaltung akzeptiert?

    - ASCII-Druckdateien (plus Info für Struktur und Datenelemente etc.) 

Zusammenfassung

Meiner Meinung nach kann man aus der Prüfungsfeststellung nicht den eindeutigen Sachverhalt ermitteln. Eine Aussage über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung kann ohne weitere Einzelheiten nicht getroffen werden. Allein die Tatsache eines fehlenden Gegenkontos kann nicht dazu führen, dass die Buchführung nicht Ordnungsgemäß ist.

Aber aus dem geschilderten Problem lässt sich erkennen, dass auf Seiten der Finanzverwaltung und der Unternehmen noch einiges an Aufklärungsarbeit zu leisten ist.

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