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Home  Fragen und Probleme Buchführungsmangel bei SAP-Anwender

Stellungnahme zu "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender"

Bezug: Prüferkritik "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender" vom Mai 2007

Von Rainer Böhle


Rainer Böhle

Rainer Böhle (rainer.boehle@ewe.de) ist Gruppenleiter System- und DV-Koordination, Abteilung Finanz- und Rechnungswesen der EWE AG.

Ich bin Modulbetreuer FI für ein großes SAP-System mit vielen Buchungskreisen. Das Thema der Gegenkontenanzeige ist mir bekannt. Aus meiner langjährigen Erfahrung heraus möchte ich zu dem von einer interessierten Person zum Problem erhobenen Tatbestand Stellung nehmen, dass in DART-Extrakten und damit in View-Dateien, die einem Prüfer überlassen werden, kein Gegenkonto ausgeben wird.

Aus der Schilderung der Person ergeben sich folgende Eckpunkte:

  • der Prüfer arbeitet mit Konten-Einzelposten auf der Basis übergebener View-Dateien
  • zu diesen Einzelposten erwartet er die Angabe des Gegenkontos
  • in dem von ihm geprüften System findet er beim Aufruf der Einzelpostenanzeige Debitoren/Kreditoren/Sachkonten im Online (Transaktionen FBL1N, FBL3N, FBL5N) eine Angabe zum Gegenkonto vor.


Da ein FI-Beleg aus bis zu 999 Zeilen bestehen kann, gibt es "das" Gegenkonto nicht .

Prinzip-Beispiel:
per     Kto 1           4.000,00 Euro
per     Kto 2           3.000,00 Euro
per     Kto 3           2.000,00 Euro
per     Kto 4           1.000,00 Euro
an      Kto 5              500,00 Euro
an      Kto 6              600,00 Euro
an      Kto 7              900,00 Euro
an      Kto 8           8.000,00 Euro

Welches Gegenkonto erwartet der Prüfer, wenn er ausgehend von der Einzelpostenliste des Kontos 5 das Gegenkonto sucht? Es liegt keine 1:1-Beziehung von Soll- und Haben-Konto vor, wie sie vielleicht anderen Buchführungssystemen zu eigen ist. Ich vermute, dass ihm mit der Angabe von sieben Kontonummern in meinem Beispiel nicht gedient wäre. Nur die Zusammenschau der Buchungszeilen 1-4 und 6-7 bietet mit der Buchungszeile 5 wieder das vollständige Bild des Belegs.

Die Anzeige des Gegenkontos in den Online-Transaktionen mag den Prüfer auf´s Glatteis geführt haben. Hinzuweisen ist darauf, dass dort je nach vom Systembetreuer gewählter Einstellung eine Auswahl getroffen wird, welches Konto als "Gegenkonto" gezeigt werden soll:

  • stets die erste Gegenbuchungszeile anzeigen (in meinem Beispiel Kto 4) oder
  • diejenige mit dem höchsten Betrag oder
  • nur dann ein Gegenkonto anzeigen, wenn es eindeutig ist (in meinem Beispiel eben nicht); vgl. Erläuterungen aus Hinweis 112312 - Einzelposten: Anzeige von Gegenkontoinformationen.


Vielleicht lässt sich das Problem des Prüfers einfach lösen: Der Prüfer möge für seine Suche nach Gegenkonten einen anderen Datenbestand auswerten, der in den DART-Extrakten vorliegt und der ihm mittels einer View einfach zugänglich gemacht werden kann: Finanzbuchhaltungsbelege des Untersuchungszeitraums = Segment TXW_FI_POS. Auf dieser Datenbasis kann IDEA mit entsprechender JOIN-Bedingung die Gegenkonten auswerten.

Der Vorwurf des Prüfer geht also fehl und wird durch den Umfang an GDPdU-Funktionen eines gewarteten SAP-Systems vollständig entkräftet.

Zum Schluss einige grundsätzlichen Überlegungen zum Inhalt der veröffentlichten Prüfungsfeststellung:

  • progressive und retrograde Prüfung sind uneingeschränkt möglich: vom Beleg zur Buchung, von der Buchung zum Beleg: Ein Gegenkonto spielt bei dieser Fragestellung keine Rolle. Für diese Fragestellung ist die Belegnummer zielführend.
  • Der Prüfer weist auf Angaben zur Erfüllung der "Belegfunktion" hin. Diese Angaben sind vermutlich auf dem "Beleg" = Dokument als Basis für die Buchung im SAP-System enthalten und die SAP-Belegübersicht zeigt sie vollständig.
  • Unveränderte Datenspeicherung und keine Optionen zur Datenunterdrückung (Hinweis des Prüfer auf §146 Abs. 4 AO) sind dem SAP-System immanent.


Es bleibt mir verschlossen, warum der Prüfer in seiner Prüfungsfeststellung so weit ausholt und Selbstverständlichkeiten aufführt, die mit seinem Problem objektiv in keiner Beziehung stehen. Das Datenmodel der SAP-Datenbank und die grundsätzlichen Strukturinformationen eines SAP-Systems sollten dem Prüfer aus SAP-Schulungen bekannt sein, die die Finanzverwaltung für Prüfer anbot/noch anbietet.

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