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Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking

Ein Beitrag zur Kontroverse zwischen Peter Eller und Stefan Müller (OFD-München) um ein Verfügung der Oberfinanzdirektion München

Von Rainer Böhle


Rainer Böhle

Rainer Böhle (rainer.boehle@ewe.de) ist Sprecher der Arbeitsgruppe GDPdU des Arbeitskreises Financials der Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe (DSAG) e.V.

Es ist mir ein Anliegen, in dieser Frage keine Begriffsverwirrung aufkommen zu lassen: Die deutsche Kreditwirtschaft erstellt stets einen Kontoauszug, ausgedruckt auf Papier. Nur ihm kommt Beweisfunktion bei Differenzen über Kontoumsätze zwischen Kreditinstitut und Kunde zu. Er ist unabdingbar. Da er auch Belegfunktion besitzt, ist er über 10 Jahre aufzuheben.

Parallel zum Papierauszug kann der Kunde eine Datei mit den Kontoauszugsinformationen erhalten (elektronischer Kontoauszug). Diese Datei ist geeignet und geradezu dazu bestimmt, maschinell weiter verarbeitet zu werden. Gerade hier liegt ein großes Potential an Prozessbeschleunigung, wenn ein umfangreicher Kontoauszug nicht mehr manuell im Buchhaltungssystem für das Hauptbuchkonto Bank und zum Ausgleich offener Posten Debitoren/Kreditoren und ggf. für Verrechnungskonten erfasst werden muss. Zum Ausdruck ist der elektronische Kontoauszug schlecht geeignet: ein Friedhof an Zeichen, die ein Computer besser lesen kann als der Mensch.

Der elektronische Kontoauszug ist ein originär digitales Dokument mit steuerrelevanten Daten. Er wird i.d.R. maschinell weiter verarbeitet. Aus dieser Blickrichtung ist der OFD-Verfügung zur Aufbewahrung zuzustimmen.

Ich bin jedoch zusammen mit Peter Eller der Auffassung , dass die OFD-Verfügung die Datenspeicherung nur aufbläht, ohne dass sie sinnvoll im Rahmen der Außenprüfung durch den Prüfer genutzt werden kann.

Wenn der elektronische Kontoauszug in das Buchhaltungssystem geladen wird, steht der gleiche Datenbestand im Buchhaltungssystem wie auch im elektronischen Kontoauszug wie auch im Kontoauszugsdruck auf Papier zur Verfügung, also redundant. Der Steuerpflichtige wird den elektronischen Kontoauszug nicht ausdrucken und ihn i.d.R. nach dem Upload und nach Saldenabstimmung mit dem Hauptbuchkonto (sofort oder nach einer relativ kurzen Karenzzeit) löschen, da er seinen Zweck erfüllt hat. Die Daten im Buchhaltungssystem sind gegen den Papierkontoauszug abstimmbar.

Was will der Prüfer mit dem elektronischen Kontoauszug prüfen? Die Hinweise von Stefan Müller deuten auf einen Abgleich hin, ob die Daten des elektronischen Kontoauszugs vor dem Upload manipuliert wurden. In diesem Fall würde der Steuerpflichtige zur Vertuschung seiner Maipulation die Original-Datei, die er von der Bank erhalten hat, ändern, diesen so manipulierten Kontoauszug an Stelle der Originaldatei speichern und dann laden. Wie sollte dem Prüfer diese Verfahrensweise Jahre später auffallen? Da müsste er schon den Papierauszug zum Vergleich heranziehen und Posten für Posten abhaken. Ein in der Praxis illusorisches Verfahren!

Also ist die Datenspeicherung des elektronischen Kontoauszugs sinnlos und die OFD-Verfügung sollte zurück gezogen werden.

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