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Home  Fragen und Probleme Überprüfung der Aufbewahrungsfristen

Abschlussbericht

Aufbewahrungspflichten für Unternehmen werden überprüft

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit ist Auftraggeber für das Forschungsprojekt "Überprüfung der Anforderungen an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten für digitale Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht", welches seit 2003 durch die AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. - in Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Fachleuten aus Wirtschaft, Wissenschaft und Verwaltung im Auftrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit durchgeführt wurde. Die nunmehr vorliegenden Ergebnisse wurden im Rahmen einer Fachtagung mit Herrn Staatssekretär Anzinger am 06. September 2005 im BMWA in Berlin vorgestellt. Die vorgeschlagenen Handlungsempfehlungen stießen bei den Teilnehmern auf breites Interesse.

Ziel des Forschungsprojektes war die Optimierung der Aufbewahrungspflichten kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU). Hierbei sollten die als notwendig angesehenen Aufbewahrungspflichten für digitale Unterlagen für KMU mit möglichst geringen Belastungen verbunden und die Vorteile des elektronischen Geschäftsverkehrs für KMU effektiv nutzbar gemacht werden. Unter diesem Blickwinkel sollten die derzeit geltenden Regelungen überprüft und bestehende Unsicherheiten beseitigt werden.

Die Pflicht zur Aufbewahrung originär digitaler steuerrelevanter Unterlagen führt zu einer materiellen Belastung der KMU - unabhängig davon, ob sie diese Aufgaben intern oder extern wahrnehmen lassen. Die elektronischen Aufbewahrungspflichten nach steuerrechtlichen Regelungen können jedoch nicht unabhängig von den übrigen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten beurteilt werden. Deshalb wurden im Projekt auch die derzeit bestehenden Verpflichtungen beleuchtet, um eine sinnvolle Nutzung bereits im Unternehmen vorhandener Daten für möglichst unterschiedliche Dokumentationszwecke erreichen zu können. Dadurch kommt es nicht nur zu einer Kostensenkung bei den Unternehmen, sondern auch zu einer Konsistenz der Daten.

Die nunmehr vorliegenden Ergebnisse wurden im Rahmen einer Fachtagung mit Herrn Staatssekretär Anzinger am 06. September 2005 im BMWA in Berlin vorgestellt.Die vorgeschlagenen Handlungsempfehlungen stießen bei den Teilnehmern auf breites Interesse.

Die Autoren der Studie schlagen eine Reihe von Maßnahmen zur Verbesserung vor, die sich an die Unternehmen selbst, aber auch an den Gesetzgeber und an die Finanzverwaltung richten. Die Umsetzung der vorgeschlagenen Anregungen können zu einer erheblichen Entlastung des Mittelstandes beitragen. Hier wird aufgezeigt, wie die Unternehmen einerseits entlastet, andererseits die notwendigen Aufbewahrungspflichten dennoch erfüllt werden können. Die Vorschläge richten sich an die Unternehmen selbst und an den Gesetzgeber bzw. an die Finanzverwaltung. Die Möglichkeiten für Unternehmen werden dabei allerdings als relativ begrenzt eingeschätzt.

Beispielhaft sind hier zu nennen die Befreiung von der Regelung zum Datenzugriff und zur elektronischen Archivierung für Kleinbetriebe im Sinne der BpO (Betriebsprüferordnung), die Einführung eines Rechts des Steuerpflichtigen, eine Betriebsprüfung zu beantragen, sofern hierfür eine sachliche Rechtfertigung (insbesondere eine Umstellung des EDV-Systems) besteht. Die Klarstellung hinsichtlich Verwertungsverboten bei solchen Unterlagen, die die Finanzverwaltung im Rahmen des EDV-Zugriffs erlangt, aber nicht hätte erlangen dürfen, die Möglichkeit der Aufbewahrung von digitalen Unterlagen im Ausland, wenn der Zugriff hierauf im Inland jederzeit sichergestellt ist, sowie eine Pflicht zur Offenlegung, mit Hilfe welcher Daten und welcher Verfahren die Finanzverwaltung zu Prüfungsfeststellungen gelangt ist und die Durchführung von zeitnahen Betriebsprüfungen.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Arbeit wird nunmehr gemeinsam mit dem Bundesministerium der Finanzen die gemachten Vorschläge auf ihre Umsetzungsmöglichkeiten hin prüfen.

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