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Elektronische Abrechnung bei KMU (?)

Von Walter Steigauf

Walter Steigauf

Walter Steigauf ist Geschäftsführer der UnITeK GmbH und der Steigauf Daten Systeme GmbH. Er ist IT-Kaufmann und seit über 15 Jahren auf dem Gebiet des Informations- und Dokumenten Management tätig. Spezialgebiet: elektronische Archivierung.

Immer mehr (große) Unternehmen - Dienstleister und Lieferer - nützen das in der elektronischen Abrechnung schlummernde Sparpotenzial, vor allem solche, die ihr Geschäft übers Internet abwickeln. Von den gewerblichen Rechnungs-Empfängern wissen aber nur wenige korrekt mit einer elektronischen Abrechnung zu verfahren - oder sie ignorieren es.

Elektronisch berechnete Aufwendungen dürfen zwar als Betriebsausgaben verbucht werden, die ausgewiesene Umsatzsteuer darf als Vorsteuer aber nur dann geltend gemacht werden, wenn neben den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes auch die Regeln der immer noch weithin unbekannten GDPdU beachtet werden. Letzteres bedeutet:

Aus elektronischen Abrechnungen darf Mehrwertsteuer nur dann als Vorsteuer von der Umsatzsteuer-Zahllast abgesetzt werden, wenn

  • die Rechnung vom Aussteller mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen worden ist und
  • vom Empfänger vor der Weiterverarbeitung geprüft wurde, ob
  • die Signatur auch tatsächlich vom Absender stammt (Authentifizierung)
  • dieser zur Signatur berechtigt war (ein gültiges Signatur-Zertifikat besitzt) und
  • die Signatur unversehrt ist (Integrität).

Außerdem muss der Empfänger

  • das Ergebnis jeder Prüfung protokollieren,
  • alle Daten so speichern, dass eine Änderung nicht mehr möglich ist
  • den Signaturprüfschlüssel aufbewahren und schließlich
  • den Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung sowie die weitere Verarbeitung protokollieren (und die Protokolle ebenfalls archivieren)

Falls die elektronischen Abrechnungen in verschlüsselter Form übermittelt wurden, kommen weitere Auflagen hinzu:

  • der Originalzustand des übermittelten, bzw. noch verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein, was zur Folge hat (Zitat):
  • "bei Einsatz von Kryptographietechniken (müssen) die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt werden."


Schließlich stellt die Finanzverwaltung noch die schwierige, aber sehr sinnvolle Anforderung:

  • dass die gesamten dafür eingesetzten Systeme den Anforderungen der GoBS, "insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungs-Konzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen".

Welche Systeme sind damit gemeint?

Es sind zumindest zwei:

Eines für die Signaturprüfung (in der Regel kostenlos) und eines, in dem alle Daten über die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) revisionssicher aufbewahrt werden können.

Das muss nicht zwingend ein Archivsystem sein, da sich die Unversehrtheit der Rechnungen theoretisch in jeder Umgebung überprüfen lässt. Wohin aber mit den Protokollen und Zusatzdateien? In der Praxis wird man um ein Archivsystem nicht herum kommen. Es bringt dann aber auch Nutzen.

Wie sieht die Praxis aus?

Bevor die elektronischen Rechnungen verarbeitet (gebucht, bezahlt) werden dürfen, ist die Signatur zu prüfen. Das zieht einen Rattenschwanz an Aktionen und Daten nach sich:

  • Signaturprüfungen erfolgen online via Web. Jeder Prüfungs-Arbeitsplatz muss durch Firewalls u.ä. gut abgesichert sein (GoBS/Sicherheitskonzept).

Jede Prüfung liefert eine Reihe von zusätzlichen Daten:

  • abhängig vom Format des ursprünglichen, signierten Dokuments (nicht z.B. bei PDF) wird vom Prüftool eine Kopie des Dokuments in unsignierter Form erzeugt, bei verschlüsselten immer eine in unverschlüsselter Form. So kann es später von jedem Standard-Viewer angezeigt werden.

Im Online-Dialog mit der Prüfstelle sammeln sich an:

  • das Zertifikat des Signierenden
  • das Ergebnis der Online-Zertifikatsprüfung
  • das Zertifikat der Zertifizierungsstelle plus
  • das Ergebnis dieser Online-Zertifikatsprüfung sowie
  • evtl. weitere Zertifikate mit Prüfungsergebnis
  • das Protokoll mit allen Prüfungsschritten und -Ergebnissen des Prüftools.

Die Dateien erreichen schnell das doppelte Volumen der eigentlichen Rechnungsdatei. Sie müssen in jedem Fall so im elektronischen Archiv abgelegt werden, dass sich später jede einzelne Prüfung wiederholen lässt. Diese Aufgabe ist nicht ganz einfach aber lösbar.

Nur - allein deswegen ein elektronisches Archiv-System anzuschaffen lohnt sich bestimmt nicht.

Was ist die Konsequenz?

Bislang besitzen nur wenige große Unternehmen eine Infrastruktur zur Signaturprüfung und für die Archivierung von elektronischen Abrechnungen. Da KMUs als Empfänger von solchen kaum einen Nutzen haben, investieren sie auch nicht in die Infrastruktur. Sie müssten die Annahme von elektronischen Abrechnungen also verweigern - oder die Rechnungen mit dem Bruttobetrag als Aufwand buchen, was selbst nach Ertragssteuern Mehrkosten von zumindest 10 % bedeuten würde.

Es stellt sich die Frage, warum der Fiskus so hohe Hürden für die elektronische Abrechnung errichtet hat, dass sie kaum jemand zu überwinden vermag.

Zusammenfassung

Die elektronische Abrechnung verursacht auf Empfängerseite hohen organisatorischen Aufwand und erhebliche Kosten, vielfach ohne messbaren Nutzen. Nicht zuletzt deswegen fristet sie ein Nischendasein mit dem Ergebnis, dass die Wirtschaft weiterhin kostbare Zeit und wertvolle Ressourcen für den Umgang mit Papier verschwendet. Die Rationalisierungspotenziale der elektronischen Abrechnung bleiben ungenutzt.

Andererseits rechnen Unternehmen mit ihren Kunden elektronisch ab, auch ohne vorher deren Einverständnis eingeholt und/oder sie über die Konsequenzen unterrichtet zu haben. Viele elektronische Rechnungen müssten deshalb vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen werden.

In der Praxis werden digital empfangene Rechnungen deshalb einfach ausgedruckt und die Mehrwertsteuer als Vorsteuer abgesetzt. No risk no fun!

Was ist besser: hohe Kosten oder unkorrektes Verhalten? Im Sinne der Finanzverwaltung kann weder noch liegen. Für die Wirtschaft gilt das gleiche. Eine einfache Lösung ist gefragt, die den Ansprüchen sowohl der Wirtschaft wie der Finanzverwaltung gerecht wird!

Beispielsweise eine Lösung, wie sie mit PaperMatic(c) (www.papermatic.com) für den Datenaustausch mit Papier entwickelt wurde und die aufgrund ihrer Sicherheitsmechanismen gleichermaßen für die elektronische Abrechnung geeignet erscheint.

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