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BITKOM:
Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung

Steuerrechtliche Anforderungen und Technologien zur Datenaufbewahrung

Dritte Fassung vom Dezember 2006

Die dritte Fassung des Leitfadens erschien im Dezember 2006.

Über die zweite Fassung vom Juni 2005

Die zweite Fassung wurde besonders im Bereich der Speichermedien überarbeitet und berücksichtigt in der Einführung die aktuelle Diskussion um die GDPdU. Dabei werden in einem Fragen-und-Antworten-Teil auch kritische Themen wie die E-Mail-Archivierung angesprochen.

Über den Leitfaden

Der Leitfaden des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) informiert praxisorientiert über den elektronischen Datenzugriff bei Außenprüfungen der Finanzämter.

Die Broschüre greift die bisher gemachten Erfahrungen mit diesem neuen Prüfinstrument der Finanzverwaltung auf, referiert die aktuelle Rechtslage, beantwortet Fragen von Unternehmensseite und stellt Technologien zur Datenspeicherung vor. BITKOM reagiert damit auf die verbreitete Unsicherheit bei vielen betroffenen Unternehmen.

Erste Erfahrungen haben gezeigt, dass bei der konkreten Anwendung einige Fragen offen bleiben: Genaue Vorgaben, wie die Buchhaltung für den elektronischen Datenzugriff zu organisieren ist und welche Speichertechnologien hierfür einzusetzen sind, enthalten die gesetzlichen Regelungen nicht. "Wie die Unternehmen die Anforderungen zum elektronischen Datenzugriff erfüllen, ist ihnen weitgehend selbst überlassen", stellt BITKOM-Geschäftsführer Peter Broß fest.

Das Bundesministerium der Finanzen hat die gesetzlichen Neuregelungen zwar in seinem Schreiben "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" vom Juli 2001 sowie in weiteren Veröffentlichungen bereits erläutert. Aber teilweise unklare Formulierungen in den "Grundsätzen" sowie Fehlinterpretationen in Fachveröffentlichungen haben bei den betroffenen Unternehmen Unsicherheit erzeugt.

"Bislang ist leider festzustellen, dass viele Unternehmen nicht oder nur unzureichend über die Neuerungen informiert sind. Insbesondere herrscht Unklarheit über die neuen Rechte der Außenprüfer sowie die künftigen Anforderungen an die gesetzeskonforme Datenspeicherung", erläutert Broß. "Mit dem BITKOM-Leitfaden leisten wir einen Beitrag für mehr Rechtssicherheit und informieren über die Speichermedien, mit denen die Anforderungen der neuen Rechtslage erfüllt werden können."

Der als allgemeine Einführung konzipierte Leitfaden bereitet die geltenden Grundsätze des elektronischen Datenzugriffs praxisorientiert auf und beantwortet die von Unternehmensseite am häufigsten gestellten Fragen. Die einsetzbaren Speichertechnologien werden mit ihren jeweiligen Vor- und Nachteilen dargestellt. Gerade durch seinen deutlichen Praxisbezug ist der BITKOM-Leitfaden für eine Vielzahl von Unternehmen, aber auch für Steuer- und Finanzfachleute nützlich.

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