Der Arbeitskreis „ Recht und Steuern “ des VOI hat zum besseren Verständnis und zur Darstellung offener Zweifelsfragen einen BusinessCase ausgewählt, der die typischen Umsetzungsprobleme „ live“ am Beispiel eines existenten mittelständischen Unternehmens mit gemischter IT-Landschaft in anonymisierter Form aufzeigen soll.

Das international tätige Unternehmen beabsichtigt, in einem auf 2 bis 3 Jahre ausgelegten Projekt eine unternehmensweite elektronische Archivierung zu implementieren, zahlreiche Papierablagen abzulösen und hierbei verschiedenste Hard- und Softwarestrukturen - auch künftige, die sich aus dem geplanten Wechsel führender Systeme ergeben - einzubeziehen. Das elektronische Archiv soll die heute existierenden Papier- und Mikrofilmablagen vollständig ablösen und die Vorgaben der GDPdU, der GoBS sowie weiterer relevanter Vorschriften berücksichtigen. Steuerlich relevante Daten, die in diversen Quellanwendungen erzeugt werden, sollen zentral für die Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung vorgehalten werden. Dazu rechnet neben dem langfristigen Erfordernis der maschinellen Auswertbarkeit unabhängig von Migrationen im Hard- oder Softwarebereich gerade die Ausgestaltung von „Prüfer-Logins“. In der Vergangenheit musste das Unternehmen bei klassischen Außenprüfung die Unterlagen in Papierform bereitstellen und zusätzlichen Anforderungen des Prüfers im Fortlauf der Prüfung nachkommen. Durch die GDPdU sind nun neue Prüfungsszenarien vorstellbar, die im Anwendungsschreiben des BMF vom 16. Juli 2001 weiter ausgeführt werden. Die Neuregelung zum Datenzugriff wird dabei durch Änderungen im Bereich der Archivierungserfordernisse und Mitwirkungspflichten ergänzt.

Die Lösung

Nach der Evaluierung zahlreicher ERP-Hersteller und DMS- und Archivanbieter war das Unternehmen optimistisch zeitnah und mit absehbarem Aufwand eine GDPdU-konforme IT-Umgebung zu schaffen. Zielvorstellung war eine „steuerliche Datenkonserve“, bei der die steuerlich relevanten Daten dem Prüfer über einen gesonderten Login oder innerhalb eines abgegrenzten Systembereichs über alle drei Zugriffsvarianten zur Verfügung gestellt werden; die „digitale Außenprüfung on demand“. Eingehende Analysen ergaben aber schnell, dass die ausgewählte Software in der vorliegenden Form den Anforderungen der GDPdU nicht gerecht wurde. Vom steuerlichen Berater angemahnte Anforderungen warfen im Fortgang bislang nicht diskutierte Zweifelsfragen auf und die anfängliche Euphorie wich schnell einer Verunsicherung bis hin zur Resignation. Doch was konnte dazu führen, dass die als GDPdU-konform gepriesenen Lösungen nicht zielführend waren und wie ist mit bestehenden Zweifelsfragen umzugehen?

Praxis 1: Steuerlich relevante Daten?

Die DV-gestützte Außenprüfung ist auf steuerlich relevante Daten beschränkt. Unternehmensinterne, Daten, die nicht zum Umfang rechnen, sind vom Zugriffsrecht ausgeschlossen. Während bei einer konventionellen Prüfung grundsätzlich Unterlagen in Papierform vorzulegen sind, handelt es sich nun um vorwiegend digitale Datenbestände. Doch welches Vorgehensmodell ist bei einer zweifelsfreien Trennung in der DV des Unternehmens zielführend ?

Zunächst müssen die steuerlich relevanten Unterlagen im Unternehmen in Abstimmung mit dem steuerlichen Berater zu ermittelt (Beleganalyse) und anschließend die Daten identifiziert werden, welche diese Unterlagen in der Datenwelt abbilden. Hier kommt einer erweiterten Unterscheidung zwischen Betriebsprüfung, Umsatzsteuer-Sonder- und Lohnsteuer-Außenprüfung eine bislang kaum beachtete Praxisrelevanz zu. Das Unternehmen muss im weiteren anhand detaillierter Verfahrensaufnahmen klären, in welchen EDV-Anwendungen steuerlich relevante Daten erzeugt und verarbeitet werden (Prozessanalyse). Ziel ist eine Zugriffsbeschränkung auf steuerlich relevante Daten sowohl in sachlicher, als auch in zeitlicher Hinsicht. Schwierigkeiten bei der Projektierung bilden jedoch die eingangs geschilderte gemischte EDV-Struktur, die eine Vielzahl verschiedener Einzelanwendungen in sich vereint, sowie die Anlieferung umfangreicher Datenbestände aus Vorsystemen.

Praxis 2: Auswertung - aber wo?

Nachdem ein interdisziplinäres Team mit der Abgrenzung steuerlich relevanter Daten betraut wurde, hat die IT des Unternehmens die Frage aufgeworfen, wo die steuerlich relevanten Daten für die Zugriffsvarianten eigentlich vorgehalten werden müssen. Der Finanzverwaltung steht im Rahmen der Zugriffsvarianten vor Ort das Recht zu, Einsicht in diese Daten zu nehmen und hierzu die vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten des DV-Systems zu nutzen. Ist es aber Absicht der Finanzverwaltung das Produktivsystem zur Prüfung der Datenbestände zu nutzen, oder kann hier auf eine reine Archivlösung ausgewichen werden, die im Regelfall aber kaum Auswertungsmöglichkeiten zulässt? Insoweit besteht noch ein entscheidendes Informationsdefizit über die geforderte Qualität der Auswertungen und den Systembereich, in welchem diese Analysen gefahren werden sollen. Das Zurückladen bereits archivierter Datenbestände scheidet bei dem Unternehmen als Lösung aus, da dies - wenn überhaupt - nur eingeschränkt möglich ist und auch wegen eventueller Inkonsistenzen im Datenbestand nicht praktiziert wird.

Praxis 3: Systemwechsel, Migration?

Der Leiter der IT-Abteilung hat wiederholt die GDPdU studiert, wobei ihm eine Vorschrift besondere Schwierigkeiten bereitet. Bei einem Systemwechsel ist die auszumusternde Hard- und Software dann nicht mehr vorzuhalten, wenn die geforderte maschinelle Auswertbarkeit der Altdaten weiterhin durch das neue oder ein anderes System gewährleistet ist. Dies stellt hohe Anforderungen an künftige Migrationen. Der Wechsel bestimmter Systemkomponenten macht es geradezu unmöglich, einer anhaltenden Auswertbarkeit von Altdaten in Neusystemen nachzukommen. Künftig sind Verträglichkeitsprüfungen von Altdaten mit neuen Systemkomponenten erforderlich um die geforderte Abwärtskompatibilität zu gewährleisten. Bei Datenkonvertierung oder Anreicherungskonzepten ist darauf zu achten, dass diese im Einklang mit den Forderungen der GDPdU und GoBS stehen. Noch problematischer sieht es bei Leasing- oder ASP-Modellen aus. Doch was ist darüber hinaus mit den Auswertungsmöglichkeiten des operativen Systems ? Müssen nach einem Systemwechsel die bisherigen Auswertungsprogramme oder -möglichkeiten aufrechterhalten werden? Und wenn ja, in welchem Umfang? Gerade dann, wenn das Neusystem bestimmte auf die Altdaten bezogene Auswertungsmöglichkeiten nicht mehr zulässt oder überhaupt nur noch einen geringen Teil an Auswertungstools bietet, sind derartige Überlegungen entscheidend, um nicht in Zukunft parallel noch Altauswertungen lauffähig halten zu müssen.

Praxis 4: Protokollierung und Simulation

Der Geschäftsführer der Muster-GmbH hat gelesen, dass bei zukünftigen EDV-basierten Außenprüfungen überlegt werden sollte, ob eine Protokollierung der Zugriffsaktivitäten des Prüfers erfolgen soll. Dies würde seinem Unternehmen einen Einblick in den Prüfungsumfang und die Schwerpunkte der Prüfungstätigkeit eröffnen. Zusätzlich kann die vorgenommene Datentrennung, die den Zugriff auf steuerlich relevante Daten begrenzen soll, kontrolliert bzw. verbessert werden.

Bei der Datenträgerüberlassung hat der steuerliche Berater vorgeschlagen, künftig über eine Simulation der Betriebsprüfungsauswertungen mit der bundeseinheitlichen Auswertungssoftware nachzudenken, um die gewonnen Prüfungsergebnisse der Finanzverwaltung nachvollziehen und bewerten zu können.

Offene Fragen

Neben den angeführten Problembereichen wurden im Projektfortgang bei der Muster-GmbH noch weitere Fragen aufgeworfen:

Ist ein „auswertbares Archiv“ eine geeignete Lösung?

Wie werden E-Mails und Anhangsdateien behandelt ?

Mit welchen Übergabemedien kann die Finanzverwaltung hard- und softwaretechnisch arbeiten?

Verlangt die Datenträgerüberlassung nach spezifischen Inhalten oder Formaten ?

Wird es hierfür technische Bereitstellungsvorgaben oder einheitliche Beschreibungsstandards geben?

Existiert eine definierte Schnittstelle für die Datenträgerüberlassung?

Wie arbeitet die Finanzverwaltung mit IDEA?

Wie ist ein geeignetes Team bei der Projektumsetzung zu besetzen?

Wie ist die Ablauforganisation anzupassen, welche internen Richtlinien müssen erarbeitet werden?

Gibt es künftig weitere gesetzliche oder anderweitige Vorgaben die bei der Projektumsetzung schon mitbedacht werden sollten?

Welche Konsequenzen ergeben sich aus der Schuldrechtsreform bei den vertraglichen Beziehungen von Beratungsunternehmen und Softwareherstellern mit der Muster GmbH, insbesondere bei Projektverzögerungen und mangelhafter Ausführung der vereinbarten Leistungen?

Um den Unternehmen die Möglichkeit zu geben, bereits im Vorfeld einer Betriebsprüfung EDV-Strategien zu entwickeln, die den Anforderungen der GDPdU genügen, ist der VOI bereits seit längerem bemüht, entsprechende Aufklärungsarbeit leisten. Unter anderem wird vom VOI auf der DMS EXPO in Essen ein Workshop abgehalten, bei dem Analysen und Lösungsansätze vorgestellt und diskutiert werden sollen.