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Was sind (zu dokumentierende) Unterschiede, die einen Unterschied ausmachen?

19.12.2022

Gerhard Schmidt

Gerhard Schmidt
Chefredakteur des "Forum Elektronische Steuerprüfung".

Wirft jemand, bevor er mit einem Mietwagen losfährt, einen Blick in das Betriebshandbuch des Fahrzeugs? Ist es bei einer Bestellung im Internet für das Verfahren zwischen Webshopbetreiber und Kunde relevant, ob das Paket von DHL oder Hermes ausgeliefert wird? Nein, wird bei beiden Fragen die Antwort wohl heißen. Dabei handelt es sich jeweils um deutlich sichtbare Unterschiede. In der Farbe der Uniformen der Zusteller und im gegenüber dem eigenen Fahrzeug andern Typ des Mietwagens. Es sind Unterschiede, doch sie bedeuten keinen Unterschied. Welche Unterschiede (Beispiele?) machen für Sie bedeutsame, in einer Verfahrensdokumentation zu beschreibende Unterschiede aus?

Um Unterschiede, die einen Unterschied bedeuten, sollte es in einer Verfahrensdokumentation gehen. Alle anderen Unterschiede zu dokumentieren, kann man sich getrost sparen, denn sie haben keinen spezifischen Informationswert. Und aus diesem Grund sollte man diese Dokumentation auch unterlassen, denn die GoBD fordern: „Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein.“ Angemessen dürfte es nicht sein, dem Dritten die Zeit durch nichtssagende Dokumentation zu stehlen.

Was sind nun bedeutsame Unterschiede? Beispielsweise beim Einsatz einer Buchführungssoftware. Gilt: Hat man ein Fibu-Programm verstanden, dann findet man sich – analog zum Mietwagen – intuitiv auch in anderen zurecht. Oder gibt es hier Aspekte, die sich dem Betriebsprüfer nur über eine Dokumentation erschließen?

Welche Unterschiede (Beispiele?) machen für Sie bedeutsame, in einer Verfahrensdokumentation zu beschreibende Unterschiede aus?

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