Ergebnisse der Simulationsstudie "Ersetzendes Scannen"

27.12.2013

Grundsätzlich könnte die digitale Kopie eines Papierbelegs in Zukunft genügen, um in einem Streitfall zu seinem Recht zu kommen. Dies ist das Resultat einer Simulationsstudie, die die Universität Kassel gemeinsam mit der DATEV eG durchgeführt hat. Zwei Tage lang wurden dazu in Nürnberg insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen simuliert. Interessant im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung ist insbesondere das Fazit von Ulrich Schwenkert, Vorsitzender Richter am Finanzgericht Berlin-Brandenburg, der im Rahmen der Studie die finanzgerichtlichen Streitfälle zu klären hatte: "Die Simulationsstudie hat gezeigt, dass das ersetzende Scannen in finanzgerichtlichen Verfahren in der Regel keinen Beweisverlust bedeutet".

Fazit Finanzgerichtsverfahren

Schweikert weiter: "Die Simulationsstudie hat gezeigt, dass das ersetzende Scannen in finanzgerichtlichen Verfahren in der Regel keinen Beweisverlust bedeutet. Selbst wenn Belege vom Steuerpflichtigen eigenhändig und ohne Beachtung der Richtlinie RESISCAN des Bundesamts für Informationstechnik (BSI) eingescannt werden, dürfte dies keine Rechtsnachteil nach sich ziehen. In der finanzgerichtlichen Praxis wird sehr häufig mit Belegkopien gearbeitet, die Vorlage des Originals wird in der gerichtlichen Praxis in der Regel weder von Finanzämtern noch von Finanzrichtern gefordert. Eine gescannte Datei ist nichts anderes als eine digitale Kopie des Originals. Sie sollte daher auch nicht anders behandelt werden.

Ulrich Schwenkert (Quelle: Datev eG)

Misstrauisch dürften Finanzbehörden und -gerichte erst werden, wenn weitere Umstände auf eine Manipulation der gescannten Belege hindeuten, wie etwa Abweichungen im Schriftbild oder ein unterschiedliches Aussehen von Rechnungen des gleichen Rechnungsausstellers. Wenn Belege und andere Unterlagen unter Beachtung von RESISCAN eingescannt werden, erhöht dies in jedem Fall den Beweiswert erheblich. Der organisatorische und technische Aufwand für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen ist überschaubar aber nicht unerheblich. Daher kann es für Steuerpflichtige günstiger sein, das Scannen auf professionelle Unternehmen oder auf ihren steuerlichen Berater zu übertragen, die nach den Vorgaben von RESISCAN scannen.

Die Studie hat auch gezeigt, dass sich durch das ersetzende Scannen neue Rechtsfragen ergeben. Für Fälle, in denen die Finanzverwaltung aufgrund gesetzlicher Regelungen oder in ständiger Praxis Originalbelege anfordert (beispielsweise Spendenbescheinigungen oder Kapitalertragsteuerbescheinigungen), wird im Einzelfall zu prüfen sein, ob eine digitale Kopie den Zweck erfüllen kann, der hinter der Anforderung des Originalbelegs steht."

Fazit allgemein

In der Mehrzahl der Fälle entschieden die Richter, dass eine elektronische Kopie als Beweis ausreicht, wenn sie richtig eingescannt und je nach Dokumentenklasse eventuell noch digital signiert ist. "Das Relikt Papierablage kann vor dem Hintergrund unserer Studie in Zukunft hoffentlich bald über Bord geworfen werden", zeigt sich Prof. Alexander Roßnagel vom Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel zuversichtlich. "Für Millionen von Unternehmen - insbesondere für den Mittelstand - bedeutet das künftig eine enorme Entlastung bei der Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen."

(Quelle: Pressematerialien der DATEV eG)