Internes Kontrollsystem

Umsetzung, Dokumentation und Prüfung

Von Krzysztof Paschke

15.02.2011

Der Praxisleitfaden wendet sich an alle Mitarbeiter im IKS-Projekt: An die Projektleitung, an die Projektmitarbeiter aus den Fachabteilungen bis hin zu den externen Beratern, die mit der Aufgabe der Implementierung und Dokumentation eines internen Kontrollsystems im Unternehmen beauftragt worden sind. Zentrale Themen sind Organisation, Risiken, Kontrollen, Prüfung und Kommunikation eines IKS.

Der Praxisleitfaden beschreibt eine systematische Einführung und Dokumentation eines unternehmensweiten internen Kontrollsystems. Eine besondere Rolle spielt dabei die Dokumentation. Eine vollständige und sachgerechte Dokumentation stellt die Basis für eine erfolgreiche Umsetzung der Compliance dar und dient dem Nachweis sowie als Kommunikationsmedium der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen. Sie ist unabdingbar bei jeder Art von Audits, die durch interne oder externe Auditoren und Prüfer durchgeführt werden.

Das Buch zeigt eine strukturierte Vorgehensweise bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen auf. Die geltenden Gesetze und Regelungen in Deutschland, in der Schweiz und in der Europäischen Union, welche die Existenz eines wirksamen internen Kontrollsystems begründen, werden nur am Rande erwähnt. Der Schwerpunkt dieses Leitfadens liegt auf der effizienten und effektiven Einführung und Dokumentation eines internen Kontrollsystems.

Die exemplarisch referenzierte Softwarelösung illustriert, dass ein zentrales, datenbankbasiertes Hilfsmittel viele technische und organisatorische Vorteile bietet, nicht nur bei der Einführung, sondern insbesondere auch bei der systematischen Verbesserung der Kontrollmechanismen im Laufe der Zeit sowie bei der Pflege einer adäquaten Dokumentation. Der noch immer weit verbreitete Einsatz von Textverarbeitungsprogrammen und Tabellenkalkulationen bei derartigen Projekten stellt für diese Aufgaben keine echte Alternative dar. Die verwendete Projekt-Methodik ist unabhängig von der geplanten oder bereits eingesetzten Softwarelösung.

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