Die zehn Merksätze im Überblick

• E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
  E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
  
  
  

• E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
  Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
  
  
  

• Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
  Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
  
  
  

• E-Mail als Transportmittel
  Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
  
  
  

• E-Mails sind zu indexieren
  Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
  
  
  

• E-Mails sind unverändert zu archivieren
  Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
  
  
  

• Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
  Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
  
  
  

• Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
  Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
  
  
  

• E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
  Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
  
  
  

• Rechnungen als E-Mails sind zulässig
  Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.
  
  
  

Download der Merksätze

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