Neufassung der GoBD – eine verborgene Chance für Kosteneinsparung bei IT-Systemwechsel und Altsystemabschaltung
22.10.2021
In der Neufassung der GoBD gibt es eine Änderung, die eine Chance für eine erhebliche Reduktion der Projektkosten bei einer IT-Systemabschaltung in sich birgt. Welche das ist und wie Unternehmen Kosten bei ihrer IT-Systemabschaltung einsparen können, damit beschäftigt sich der Geschäftsbereich Data Retention Management der Audicon GmbH.
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019 die GoBD neu gefasst und damit die GoBD vom 14. November 2014 ersetzt. Unter anderem wurde dadurch das Datenzugriffsrecht der Prüfer im Zusammenhang mit dem Einsatz eines „auswertbaren Archiv“ eingeschränkt. Demnach müssen Unternehmen im Falle einer IT-Systemabschaltung, z. B. durch einen Systemwechsel, oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem dem Betriebsprüfer den Z1/Z2-Zugriff (GoBD, 11.1) nur noch über einen Zeitraum von fünf anstatt zehn Jahren verfügbar machen. Danach muss sich der Prüfer mit der Zugriffsart Z3 (Datenträgerüberlassung) zufriedengeben.
Audicon Projektvariante Z1 Prep
Durch die zeitliche Differenzierung der Zugriffsarten wird der Z3-Zugriff aufgewertet. Abhängig von der Abschätzung der Wahrscheinlichkeit, dass innerhalb von fünf Jahren ein Prüfer überhaupt den Z1/Z2-Zugriff anfordert, verbirgt sich ein erhebliches Potential für eine Kosteneinsparung bei Verwendung eines auswertbaren Archivs.
Dazu bietet Audicon die Projektvariante Z1 Prep an: Die Auswertungen werden lediglich vorbereitet und nur im Falle eines tatsächlichen Bedarfs später umgesetzt. Da die Umsetzung von Auswertungen ein großer Kostentreiber in Abschaltungsprojekten ist, können die initialen Projektkosten damit erheblich reduziert werden. Weitere Kosten entstehen nur im Fall der konkreten Anforderung.
Die Abschätzung der Wahrscheinlichkeit hängt dabei von einigen Fragestellungen ab:
- Wie hoch ist die GoBD-Relevanz des betrachteten IT-Systems?
- Handelt es sich um ein Hauptsystem?
- Wie sind bisherige Betriebsprüfungen im Unternehmen verlaufen?
- Wie hoch ist die Affinität des bisherigen Prüfers zum Thema Datenanalyse mit der Prüfsoftware IDEA oder der IDEA App TaxAudit Professional?
Bei einer hohen Wahrscheinlichkeit einer Z1/Z2-Anforderung wird empfohlen, alle relevanten Auswertungen im auswertbaren Archiv zur Verfügung zu stellen. Bei einer mittleren bis kleinen Wahrscheinlichkeit wäre eine Reduktion des auswertbaren Archivs auf die ausschließliche Bereitstellung eines Z3-Datenträgers im Hinblick auf die Risiken (Verzögerungsgeld, Reputationsverlust für nächste Betriebsprüfungen) zu wenig. Genau in diesen Fällen sorgt die Projektvariante Z1 Prep für eine Kostenersparnis.
Eine detaillierte Darstellung dieser Projektvariante erhalten Sie in der Audicon Webinar-Aufzeichnung „80% Projektkosten reduzieren bei IT-System-Abschaltung – Chancen der Neufassung der GoBD“.
Über weitere Projektvarianten – von der einfachen Übernahme relevanter Daten bis zur kompletten Umsetzung von Auswertungen mit Einbindung von Dokumentenarchiven – können Sie sich auf der Data Retention Management Website der Audicon GmbH informieren.
Über den Audicon Geschäftsbereich „Data Retention Management“
Audicon bietet seit 2004 ein „auswertbares Archiv“ in Form der Softwarelösung AIS TaxMart bzw. Data ReBase Cloud an. Viele Unternehmen profitieren seither bereits von der damit einhergehenden Kosteneinsparung und Risikominimierung – und das nicht nur für den steuerlichen Bereich. Unter Umständen ist sogar nach Jahren des Parallelbetriebs von Alt- und Neusystem ein Wechsel in das „auswertbare Archiv“ noch lukrativ.
Die Data Retention Management-Experten von Audicon beraten Sie gerne auch persönlich bei der Auswahl der für Ihre IT-Altsysteme geeigneten Projektvariante unter +49 211 520 59-408 oder datarebase@audicon.net.
