GISA und Studierende der Hochschule Merseburg automatisieren Verwaltungsprozess mit RPA
23.07.2021
Der IT-Dienstleister GISA und Studierende der Hochschule Merseburg haben mittels Robotic Process Automation (RPA) den hochschuleigenen Verwaltungsprozess „Verbuchung von studentischen Rückmeldungen" automatisiert nachgebildet. Hierbei werden Semesterbeitragszahlungen an die Hochschule, die Studierende für die standardisierte Rückmeldung tätigen, durch einen RPA-Bot verarbeitet.
„Der Rückmeldeprozess der Studierenden ist ein standardisiertes Verfahren, welches zu festgelegten Zeiten stattfindet und genau in dieser Phase sehr viel Kapazitäten und manuelle Arbeitsschritte bei uns in der Hochschulverwaltung einnimmt", erklärt Dr. Angela Kunow, Dezernentin Haushalt der Hochschule Merseburg. „Durch die vollautomatisierte Bearbeitung ließe sich Zeit sparen, die wir dann für andere Aufgaben aufwenden könnten."
Studierende der Hochschule Merseburg haben Basis geschaffen
Seit dem Projektauftakt im Oktober 2020 hat das studentische Projektteam um Prof. Dr.-Ing. Lutz Klimpel den Rückmeldeprozess bis in seine Einzelheiten aufgenommen, dokumentiert, analysiert und das Prozess-Design zum automatisierten Abarbeiten des Zielprozesses durch den RPA-Bot erstellt. Abschließend wurde ein Prototyp mit Hilfe der RPA-Software UiPath von den Studierenden umgesetzt. Das Vorgehen und die Ergebnisse des Semesterprojektes haben die Studierenden im Rahmen einer Semesterarbeit festgehalten. In Zusammenarbeit mit dem RPA-Team von GISA haben die Studierenden so eine Grundlage geschaffen, die es dem halleschen IT-Dienstleister ermöglicht, den hochschuleigenen Prozess mittels RPA umzusetzen. Die Einführung oder Umsetzung wird jetzt durch die Hochschule geprüft.
„Die Zusammenarbeit mit der Hochschule Merseburg und den Studierenden war sehr erfolgreich", so Sabine Prätsch, Consultant und RPA-Projektmanagerin bei GISA. „Durch die enge Zusammenarbeit und die Vorarbeit der Studierenden konnte das Pilotprojekt optimal umgesetzt werden."
Vorteile der Automatisierung
Die Verbuchung von studentischen Rückmeldungen in Zukunft automatisiert zu gestalten, könnte für die Mitarbeitenden der Hochschulverwaltung besonders in den rückmeldeintensiven Phasen eine deutliche Entlastung darstellen. Der Prozess würde dann weniger personelle Ressourcen binden. Hinzu kommt, dass der RPA-Bot den Prozess nicht nur schneller, sondern auch genauer bearbeiten könnte und dafür keine Änderungen an der bestehenden IT notwendig sind.
Die Umsetzung des ersten hochschuleigenen Prozesses mittels RPA freut auch Norman Klammer und Sabrina Bode aus dem Bereich Business Development & Innovation bei GISA. „Wir haben bereits 2019 erste Projekte mit Studierenden der Hochschule Merseburg umgesetzt. Damals ging es noch grundsätzlich um das Ausmachen von RPA-Use-Cases und mögliche Ideen zur Umsetzung", erinnert sich Sabrina Bode. „Inzwischen sind wir an einem Punkt, wo RPA tatsächlich in alltäglichen Abläufen der Hochschule zum Einsatz kommt und zur Optimierung von Prozessen beiträgt", ergänzt Norman Klammer. „Möglich war das nur dank des Engagements der Studierenden und der Hochschule sowie der Unterstützung der GISA-Kollegen."
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