Umgang mit IT-Altsystemen nach Fusion oder Übernahme - Delete all?
28.11.2022
Die GoBD erlauben im Zusammenhang mit Systemwechseln explizit den Einsatz eines alternativen Systems – des sogenannten „auswertbaren Archivs“. Die Akzeptanz eines solchen Systems ist allerdings an Voraussetzungen geknüpft: Die Daten aus den Altsystemen müssen quantitativ und qualitativ in das alternative IT-System übernommen werden. UJnd die relevanten Auswertungen müssen in dem Archiv quantitativ und qualitativ zur Verfügung gestellt werden können. Seit 2004 bietet Audicon ein solches System an und ermöglicht damit, den teuren und risikoreichen Weiterbetrieb von Altsystemen zu vermeiden.
Im Nachgang einer Fusion oder einer Übernahme stellt sich in vielen Unternehmen die Frage, welche IT-Systeme für das operative Geschäft weiterverwendet werden sollen. Häufig erhalten dann die IT-Systeme des Käufers den Vorzug – in seltenen Fällen werden Systeme des gekauften Unternehmens für den weiteren Einsatz bevorzugt oder es gibt Mischformen. In manchen Fällen kommt es im Rahmen von IT-Systemmodernisierungen manchmal sogar dazu, ein komplett neues ERP-System einzuführen. Egal, welches Szenario angestrebt wird, stehen die IT-Abteilungen dann vor der nicht zu unterschätzenden Aufgabe der Datenmigration. Und in dieser Situation wünschen sich wahrscheinlich alle Beteiligten die Funktion “delete all”.
Vorschnelle Abschaltung von Altsystemen nach Übernahme nicht möglich
Eine vorschnelle Abschaltung der Altsysteme ist allerdings aus unterschiedlichen externen wie internen Anforderungen einer nachträglichen Beauskunftung zu den Transaktionen vor der Übernahme nicht möglich. Für deutsche Unternehmen gelten neben der in § 257 HGB geregelten Verpflichtung zur 5- bis 10-jährigen Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen besondere Regelungen gegenüber der Finanzbehörde im Zusammenhang mit allen IT-Systemen, die zur Erstellung beziehungsweise Verarbeitung der steuerlich relevanten Geschäftsunterlagen eingesetzt wurden (§ 147 Absatz 6 AO). Dies betrifft dann nicht nur die in den Unternehmen im Einsatz befindlichen Hauptsysteme (Finanzbuchhaltung, Anlagen- und Lohnbuchhaltung), sondern auch alle Vor- und Nebensysteme, in denen Aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten enthalten sind.
Die Lösung: Implementierung eines „auswertbaren Archivs“
Die GoBD erlauben im Zusammenhang mit Systemwechseln explizit den Einsatz eines alternativen Systems – des sogenannten „auswertbaren Archivs“.
Die Akzeptanz eines solchen Systems ist allerdings an Voraussetzungen geknüpft:
- Die Daten aus den Altsystemen müssen quantitativ und qualitativ in das alternative IT-System übernommen werden.
- Die relevanten Auswertungen müssen in dem Archiv quantitativ und qualitativ zur Verfügung gestellt werden können.
Seit 2004 bietet Audicon ein solches System an und ermöglicht damit, den teuren und risikoreichen Weiterbetrieb von Altsystemen zu vermeiden.
Die Daten erhalten eine neue, moderne Heimat, aus der heraus die Beauskunftung nach intern wie extern erfolgen kann. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.
Hier finden Sie außerdem ein Interview mit Dr. Axel Becker, in dem der Audicon Bereichsleiter die wichtigsten Schritte im Umgang mit IT-Systemen im M&A-Prozess erläutert:
