Delete all? Migrationsszenarien beim IT-Systemwechsel vor dem Hintergrund von Effizienz, Effektivität und rechtlichen Anforderungen
28.03.2022
Unternehmen stehen bei IT-Systemumstellungen - wie zum Beispiel dem Wechsel zu S/4HANA oder bei Systemwechseln im Rahmen von M&A-Transaktionen - vor der Frage, welche Strategie sie bei der Datenmigration verfolgen sollen. Es ist für die meisten Unternehmen offensichtlich, dass ein paralleler Weiterbetrieb von IT-Systemen nicht effizient ist. IT-Systeme, die nicht mehr im produktiven Einsatz sind, können aber auch nicht einfach abgeschaltet werden - gerade wenn es sich ERP-Systemen handelt. Rechtliche Anforderungen müssen trotz Abschaltung bzw. Stilllegung eines Systems weiterhin zuverlässig erfüllt werden. Bei M&A-Transaktionen besteht zudem in vielen Fällen das Risiko, dass das Know-how in der Bedienung der Systeme nach dem Merger nicht mehr zur Verfügung steht und eine Beauskunftung erschwert bzw. sogar unmöglich macht. Aber eine Übernahme aller Daten in das neue produktive System ist zumeist keine Option weil - wenn überhaupt - nur mit erheblichem Aufwand möglich. Was bedeuten diese Herausforderungen für Ihre Migrationsüberlegungen?
Unterschiedliche Migrationsstrategien und was Sie dabei beachten müssen
Es gibt unterschiedliche Migrationsstrategien für die Implementierung von neuen Systemen und den Umgang mit Altdaten. Diese können gemäß Farblehre in den Green-, Brown- oder Bluefield-Ansatz sowie einiger Mischformen eingeordnet werden.
Greenfield-Ansatz
Vollumfängliche Neuimplementierung eines Systems,
d. h. es werden keine Altdaten mit in das neue System umgezogen.
Was ist zu beachten:
- Altsysteme können nicht einfach abgeschaltet bzw. gelöscht werden, da gesetzlichen Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten von Daten beachtet werden müssen.
- Beim Weiterbetrieb von Altsystemen fallen weiterhin Lizenz- bzw. Instandhaltungskosten an.
Sicherstellung, dass Know-how zur Auswertung dieser Systeme im Unternehmen für die gesamte gesetzliche Aufbewahrungszeit zur Verfügung steht (gerade in Bezug auf M&A-Transaktionen als kritisch zu bewerten).
Brownfield-Ansatz
Migration aller bestehenden Daten eines bestehenden Systems
in ein neues System.
Was ist zu beachten:
- Komplexität und Datenvolumen der zu migrierenden Daten.
- Datenreduktion ist hierbei kein Muss, kann aber sinnvoll sein zur Vorbereitung der Migration.
Im Falle einer Datenreduktion müssen gesetzliche Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten von Daten beachtet werden.
Bluefield-Ansatz
Mittelweg, vereint Brownfield und Greenfield-Ansatz, es werden ausgewählte Daten in das neue System migriert
Was ist zu beachten:
- Reduktion von Komplexität und Projektkosten.
- Daten, die nicht migriert werden, sind auf gesetzliche Aufbewahrungs- und Bereitstellungspflichten zu prüfen.
- Weiterbetrieb des Altsystems mit den Altdaten ist nicht effizient.
Der Umgang mit Altdaten ist in den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, geregelt. Gemäß Überarbeitung aus dem Jahr 2019(BMF-Schreiben vom 28. November 2019) müssen Unternehmen im Falle einer IT-Systemabschaltung oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem dem Betriebsprüfer den Z1/Z2-Zugriff (GoBD, 11.1) über einen Zeitraum von fünf statt zehn Jahren verfügbar machen. Danach muss sich der Prüfer mit der Zugriffsart Z3 (Datenträgerüberlassung) zufriedengeben.
Ihre Überlegungen sollten Sie somit auch unter Berücksichtigung folgender Fragestellungen vornehmen:
- Wie hoch ist die GoBD-Relevanz des betrachteten IT-Systems?
- Handelt es sich um ein Hauptsystem?
- Wie sind bisherige Betriebsprüfungen im Unternehmen verlaufen?
- Wie hoch ist die Affinität des bisherigen Prüfers zum Thema Datenanalyse mit der Prüfsoftware IDEA oder der IDEA App TaxAudit Professional?
Bei einer hohen Wahrscheinlichkeit eines zukünftigen Z1/Z2-Zugriffs wird empfohlen, alle relevanten Auswertungen im auswertbaren Archiv zur Verfügung zu stellen. Bei einer mittleren bis kleinen Wahrscheinlichkeit wäre eine Reduktion des auswertbaren Archivs auf die ausschließliche Bereitstellung eines Z3-Datenträgers im Hinblick auf die Risiken (Verzögerungsgeld, Reputationsverlust für nächste Betriebsprüfungen) zu wenig.
Weitere Informationen und eine detaillierte Darstellung aller Projektvarianten erhalten Sie in unserem Webinar vom 24.3.2022. https://cutt.ly/NDlEC1K
