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Nachträgliche Berücksichtigung von Archivierungsrückstellungen

Entscheidung des Finanzgerichtes Berlin-Brandenburg vom 21.08.2007 - 6 K 8269/04 B

Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen eine gewisse Dauer aufzubewahren. So sind z.B. Jahresabschluss und Buchungsbelege 10 Jahre aufzubewahren, Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Schriftstücke, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, 6 Jahre. Für die Aufbewahrung der Unterlagen entstehen dem Unternehmer Kosten, wofür er eine Rückstellung in Höhe des voraussichtlichen Archivierungsaufwands im Jahresabschluss bilden muss. Das Finanzgericht Berlin-Brandenburg hat entschieden, dass eine solche Rückstellung unter bestimmten Voraussetzungen auch nachträglich gebildet werden kann.

Sachverhalt: Bei der Betriebsprüfung einer GmbH berichtigte der Prüfer des Finanzamtes die Bilanzen, was zu Gewinnerhöhungen führte. Diese Gewinnerhöhungen wollte die Geschäftsführung der GmbH nicht ohne Weiteres hinnehmen und durch die Bildung einer Rückstellung für die Archivierungsverpflichtung kompensieren. Das lehnte das Finanzamt ab. Die geänderten Bilanzen betrafen nämlich u.a. das Jahr 2000. Die entsprechende Bilanz wurde erstmals zum 30.6.2002 aufgestellt. Zu diesem Zeitpunkt war das Urteil des BFH, wodurch der Kaufmann verpflichtet wurde, eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden, noch gar nicht ergangen. Die für den Steuerpflichtigen positiven Folgen aus der Rechtsprechung könnten somit in der Bilanz für das Jahr 2000 noch gar nicht umgesetzt werden.

Das sah das Finanzgericht aber anders. Zwar lägen die Voraussetzungen für eine isolierte Bilanzberichtigung nicht vor, weil das ausschlaggebende Urteil des BFH erst später erging, als die Bilanz aufgestellt wurde. Allerdings könne eine Bilanzänderung durchgeführt werden. Werden nach einer Betriebsprüfung infolge einer Bilanzberichtigung Bilanzansätze gewinnerhöhend berichtigt, so kann die Rückstellung wegen Archivierungsverpflichtung im Wege einer Bilanzänderung nachgeholt werden. Die Bilanzänderung dürfe aber nur soweit reichen, dass höchstens die Gewinnerhöhung infolge der Bilanzberichtigung ausgeglichen wird.

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Finanzgericht Berlin-Brandenburg: Nachträgliche Berücksichtigung von Archivierungsrückstellungen

19.09.2020

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