Die Affinität des Wirtschaftsprüfers zur EDV wird in den letzten Jahren immer wieder auf eine teilweise harte Probe gestellt. Ob die Anwendung des IDW PS 330 oder fundiertes Wissen zur digitalen Betriebsprüfung (GDPdU), das von den Mandanten mittlerweile geforderte IT-Wissen nimmt in Bezug auf Umfang und Komplexität ständig zu. Obwohl allgemein anerkannt ist, dass eine Abschlussprüfung den Einsatz von IT zwingend erforderlich macht, wird noch gezögert, eine Prüfung mit Unterstützung von Datenanalyse-Software durchzuführen. Dabei kann der Einsatz von so genannten Prüfungsmakros dazu beitragen, diese Hürden abzubauen und die Effektivität während der Jahresabschlussprüfung durch einen hohen Automatisierungsgrad zu verbessern.
Prüfungsmakros sind kleine Computerprogramme, die dem Anwender einer Datenanalyse-Software helfen, eine Abfrage, Auswertung oder Analyse weitgehend auf Knopfdruck auszuführen. Richtig programmiert lassen sich Prüfungsmakros auf unterschiedliche Datenbestände anwenden und sind mandantenübergreifend einsetzbar. Der folgende Beitrag erklärt die notwendigen Schritte zur Erstellung und Einführung von Prüfungsmakros und gibt eine Hilfestellung, wie dieses Thema sinnvoll in der Praxis umgesetzt werden kann.
Makroerstellung als mehrstufiger Prozess
Die Erstellung eines Prüfungsmakros vollzieht sich grundsätzlich in einem mehrstufigen Prozess (Abbildung 1: Workflow Prüfungsmakros). Zu Beginn muss der Prüfungsschritt, welcher mit dem Makro ausgeführt werden soll, definiert werden. Diese inhaltliche Komponente ist klassischerweise beim Wirtschaftsprüfer oder Prüfungsleiter angesiedelt, der dabei sowohl auf seine Erfahrungen als auch auf bereits bestehende Prüfungsprogramme bzw. Checklisten innerhalb der Kanzlei zurückgreifen kann.
Der inhaltlichen Definition folgt die Abbildung des Prüfungsschrittes innerhalb einer Datenanalyse-Software. Dabei erfordert die Anpassung des Makros an die kanzleispezifischen Vorstellungen stets einen tiefen Eingriff in die Ebene des Programmcodes. Zur Veranschaulichung soll die praktische Vorgehensweise bei der Makroentwicklung im Folgenden beispielhaft an den Softwarelösungen IDEA und der AIS TaxAudit Entwicklerversion dargestellt werden, wobei ausdrücklich darauf verwiesen sei, dass daneben auch weitere gleichwertige Lösungen am Markt existieren.
Die Erstellung eines Makros stellt sich im Detail folgendermaßen dar: Zunächst werden die für den Prüfungsschritt notwendigen Daten in IDEA importiert und mithin in Tabellenform zur Verfügung gestellt. Alle Analysen, welche im weiteren Verlauf auf die eingelesenen Datenbestände Anwendung finden (Datensatzextraktion, Schlüsselfeldsummierung, usw.) werden im Hintergrund programmseitig aufgezeichnet, protokolliert und übersetzt in Programmzeilen in einer Datei hinterlegt. Bereits hier wird ein Makro erzeugt, welches sich allerdings als noch sehr starr darstellt, da es zur erneuten Ausführung identische Datenstrukturen bis hin zu gleichen Tabellennamen benötigt. Es bedarf daher eines weiteren Schrittes, um dieses Makro zu einem universell einsetzbaren Prüfungswerkzeug fortzuentwickeln. Hierzu wird unter Einsatz fundierter Programmierkenntnisse in Visual Basic eine Anpassung des im vorausgegangenen Schritt erarbeiteten IDEA-Makros vorgenommen. Dabei besteht die Aufgabe zunächst darin, Tabellen- und Dateinamen, die IDEA während der Aufzeichnung hinterlegt hat, durch variable Größen zu ersetzen. Dadurch wird das Makro einzelfallunabhängig und datenübergreifend einsetzbar. Ergänzend erfordert ein zielgerichteter Makroeinsatz die Definition von Dialogabfragen, die den Anwender des Makros auffordern, Konten- und Datumsbereiche, Maximal- oder Minimalbeträgen sowie weitere auswertungsrelevante Werte vorzugeben. Dies schafft die Möglichkeit, Prüfungsergebnisse in Abhängigkeit vom Mandanten sinnvoll einzugrenzen und unternehmensindividuell anzuwenden. Zur Verdeutlichung der Vorgehensweise sollen im Folgenden die Prüfungsmakros Cut-Off und Gegenkontenanalyse kurz vereinfacht vorgestellt werden.
Beispielmakro Cut-Off
Die Zielsetzung des Makros Cut-Off besteht darin, einen Datenbestand (hier das Buchungsjournal des Mandanten) auf Buchungssachverhalte zu reduzieren, die kurz vor und nach dem Stichtag erfasst wurden (bspw. für eine Erlösabgrenzung). Als Eingrenzungskriterien werden sowohl die Konten als auch ausgehend vom jeweiligen Stichtag die letzten Tage des Prüfungszeitraumes sowie die ersten Tage des folgenden Geschäftsjahres definiert. Weiterhin soll es optional möglich sein, das Prüfungsergebnis auf Beträge oberhalb einer frei wählbaren Betragsschwelle einzugrenzen oder eine vorbestimmte Anzahl der größten Beträge auszugeben. Zur Umsetzung des Makros muss daher zunächst jedes Kriterium in der zu erstellenden Abfrageformel als einzelner Bestandteil aufgenommen werden. Bei der Programmierung der Formel auf IDEA-Ebene müssen jedoch alle Werte, also z.B. der Minimalbetrag EUR 5.000, die 5 Tage vor und die 10 Tage nach dem Stichtag sowie alle Konten bzw. Kontenbereiche, fest eingegeben werden. Sollte es Änderungen bei der Abfrage geben, muss die Formel neu erstellt bzw. rekonstruiert werden. Hier zeigt sich der Vorteil eines Makros mit integrierter Dialogabfrage: Alle Werte werden später vom Benutzer über einen Dialog eingegeben, können jederzeit abgeändert und das Makro erneut gestartet werden. Programmierkenntnisse sind für den Benutzer auf dieser Stufe nicht mehr erforderlich.
Im Fall des Cut-Off-Makros werden mehrere Aufzeichnungen angefertigt: Die Auswahl eines Konten- und des Datumsbereiches sowie eines Minimalbetrages werden in Makro 1 gespeichert, die Extraktion der größten Beträge vollzieht sich in Makro 2 (Abbildung 2: Zwei Roh-Makros werden aufgezeichnet). Zur Erzeugung eines Roh-Makros in IDEA werden alle Werte zunächst mit beliebigen festen Größen eingegeben (z.B. Kontenbereich #4300 bis #4800) und in der folgenden Bearbeitung durch variable Größen ersetzt.
Der nächste Schritt vollzieht sich in unserem Beispielsfall nun innerhalb der AIS TaxAudit Entwicklerversion. Unter Zuhilfenahme eines speziellen Editors wird eine Dialogabfrage definiert, die dem Anwender einen Einfluss auf den Auswertungsverlauf des Makros geben soll. (Abbildung 3: Dialog Cut-Off). Anschließend werden die erzeugten relevanten IDEA-Programmteile in AIS TaxAudit transportiert und dort zusammen mit den Variablen aus den Dialogfeldern zu dem endgültigen Makro zusammengefügt. Etwas aufwändiger gestaltet sich dabei die Abfrage über die angegebenen Kontenbereiche. Dies bedarf einer Programmschleife, die so lange durchlaufen wird, bis alle Kontenbereiche abgearbeitet und die Abfrage entsprechend aufgebaut wurde.
Nach der endgültigen Bearbeitung stellt sich das Makro schließlich wie folgt dar: Aus den Dialogfeldern werden zunächst die Kontenbereiche und der Datumsbereich ausgelesen und zu einer kombinierten Abfrage zusammengesetzt. Wählt der Benutzer über die Dialogabfrage einen Minimalbetrag, so wird die Abfrage um dieses Kriterium ergänzt. Soll hingegen die Anzahl der größten Beträge bestimmt werden, wird aus den bisherigen Kriterien ein vorläufiges Zwischenergebnis erzeugt. Erst durch eine zweite Abfrage, der Beschränkung auf die größten Beträge, wird der Datenbestand weiter eingegrenzt und das Endergebnis ausgegeben.
Beispielmakro Gegenkontenanalyse
Als weiteres Beispiel bietet sich das Makro Gegenkontenanalyse an. Diese Prüfroutine stellt sich als wesentlich weniger komplex dar, veranschaulicht jedoch die Synergieeffekte, die bei der Erstellung von Makros zu Tage treten. Den maßgeblichen Datenbestand stellt wiederum das Buchungsjournal des Mandanten dar. Die Gegenkontenanalyse ist darauf angelegt, für jeden ausgewählten Kontenbereich (oder auch nur ein einzelnes Konto) alle bebuchten Gegenkonten aufzuführen. Insbesondere selten bebuchte Konten können Hinweise für Auffälligkeiten oder fehlgelaufene Buchungen sein und insoweit Anlass zu gezielten Rückfragen beim Mandanten geben. Das Makro liefert als Ergebnis eine Übersicht aller bebuchten Gegenkonten. Dabei sind unterschiedliche Sortiermodi bis hin zum "Drilldown" auf jede einzelne Buchung in IDEA möglich.
Als Ausgangsanalyse des Makros in IDEA wird eine so genannte Schlüsselfeldsummierung über das Feld Kontonummer vorgenommen. Bei der Gegenkontenanalyse bildet der Kontenbereich das einzige Kriterium, welches wiederum über eine Dialogbox abgefragt werden soll (Abbildung 4: Dialog Gegenkontenanalyse). Da der Programmcode für die Erstellung dieser Abfrage bereits im realisierten Makro Cut-Off vorliegt, bietet es sich an, diesen durch Kopieren in das neu zu entwickelnde Makro einzufügen. So lässt sich über eine Wiederverwendbarkeit bereits programmierter Makroabschnitte der zeitliche Aufwand bei der Programmierung deutlich reduzieren.
Datenakquise leicht gemacht
Um einen reibungslosen Makroeinsatz sicherzustellen, sollten neben der EDV-technischen Umsetzung auch organisatorische Maßnahmen in die Betrachtung einbezogen werden. So empfiehlt es sich, für die einzelnen Prüfungsteams einen Leitfaden zu erstellen, in welchem die vorhandenen Prüfungsmakros in der jeweils aktuellen Version beschrieben sind (Abbildung 5: Makro-Leitfaden, Seite Cut-Off-Prüfung). Dazu sollte der Leitfaden zur Vereinfachung und Standardisierung der Datenakquise beim Mandanten den Datenbedarf je Makro spezifizieren. Die Autoren haben hierzu ein eigenes Software-Tool im Einsatz, welches den Datenbedarf aller für eine spezifische Jahresabschlussprüfung gewählten Makros ermittelt und in Listenform ausgibt. Damit lassen sich die erforderlichen Datenbestände bereits im Rahmen von Vorprüfungen ermitteln und bequem beim Mandanten abfragen. Dabei bietet es sich an, die entsprechenden Datenbestände bereits vor der eigentlichen Hauptprüfung makrobasiert auszuwerten und die Ergebnisse gezielt in die eigentliche Jahresabschlussprüfung einfließen zu lassen.
Fazit
Prüfungsmakros schaffen die Möglichkeit, die Effizienz und Qualität während der Jahresabschlussprüfung zu verbessern. Über eine zentrale Entwicklung nebst Bereitstellung innerhalb einer leicht verständlichen Anwenderumgebung bedarf es zudem nur weniger Experten, von denen jedoch die gesamte Prüfungsabteilung profitiert. So werden Prüfungsmakros zu programmiertem Know-How!
