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Newsletter Ausgabe 10-2007 vom
10. Oktober 2007

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Absurdes E-Rechnungs-Theater

Dass elektronische Rechnungen leichter manipuliert werden können als Papierrechnungen, bedarf keiner weiteren Erklärung. Um elektr0nische Rechnungs-Tricksereien zu verhindern, verlangen daher die Steuergesetze aus gutem Grund, dass elektronische Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen. Elektronische Rechnungen können das Geschäftsleben deutlich erleichtern, sie erfordern jedoch von den Beteiligten einen gewissen Aufwand. Der Rechnungsaussteller muss über eine geeignete Signaturtechnik verfügen, der Rechnungsempfänger muss vor der Verbuchung der Rechnung deren Signatur prüfen, die Prüfung dokumentieren und Rechnung samt Prüfungsdokumentation revisionssicher aufbewahren. Für Unternehmen mit wenigen – verschickten wie empfangenen – elektronischen Rechnungen lohnt es sich nicht, die erforderliche technische Infrastruktur selbst vorzuhalten. Doch glücklicherweise gibt es dafür externe Dienstleister. Neu ist nun, dass ein einziger Dienstleister sowohl eine Rechnung für den Aussteller signieren als auch gleich anschließend für den Empfänger die Signatur überprüfen darf. Übertragen wir diesen Fall einmal in die konventionelle Geschäftswelt. Da unterschreibe ich einen Geschäftsbrief mit: „Gerhard Schmidt“. Und darunter ergänze ich: „Hiermit bestätige ich, dass meine Unterschrift meine Unterschrift ist. Gerhard Schmidt“. Absurd. Damit dies im elektronischen Fall nicht gleich so absurd wirkt, berufen sich die entsprechenden Signaturdienstleister darauf, dass das Verfahren nach Auskunft der Finanzverwaltung oder von Wirtschaftsprüfern dann als zulässig betrachtet wird, wenn die Signatur und deren anschließende Prüfung „organisatorisch getrennt“ oder „auf verschiedenen Systemen“ erfolgt. Konventionell würde das also so aussehen: Herr Müller unterschreibt einen Brief mit blauem Stift mit „Müller“. Dann reicht er das Blatt über den Schreibtisch an seinen Kollegen Maier. Dieser ergänzt: „Hiermit bestätige ich, dass die Unterschrift von Herrn Müller die Unterschrift von Herrn Müller ist.“ Und unterzeichnet mit grünem Stift: „Maier.“ Sauber organisatorisch getrennt (zwei Personen) und unter Einsatz verschiedener Systeme (zwei Stifte). Was wäre aber, wenn nur eine Person beteiligt ist, die mit verschiednen Stiften unterschreibt, oder zwei Personen, die den selben Stift nutzen. Und zurück in die elektronische Welt: da kann ja noch zwischen physischen Stiften und logischen Stiften unterschieden werden! Fragen über Fragen! Warum überhaupt der Weg über einen Dienstleister? Der Rechnungsaussteller könnte doch gleich selbst im Auftrag des Empfängers (implizit vereinbart durch die AGBs) die Signatur überprüfen – selbstverständlich organisatorisch getrennt auf einem separaten System. Wo ist da der Unterschied? Vielleicht bin ich zu wenig Jurist und zu stark Informatiker und Pragmatiker, um die für mich absurde Argumentation zu verstehen. Vielleicht gibt es hier aber auch noch erheblichen Klärungsbedarf. Dazu sei Ulrich Kampffmeyer aus seinem Whitepaper zitiert: „Es muss eine Angleichung der elektronischen Welt an die Papierwelt stattfinden. Nur mit einem komplett neuen Rahmenwerk von Gesetzen und Richtlinien können allgemeingültige und gerechte Grundlagen für Information Management Compliance geschaffen werden.“

Ihr Gerhard Schmidt

IT-Management: Information Management Compliance (Ulrich Kampffmeyer)

Der Begriff Compliance sorgt bei vielen Anwendern für Verunsicherung. Zahlreiche Anbieter vermarkten inzwischen ihre Produkte unter dem Begriff "Compliance" - nicht nur herkömmliche Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen, sondern auch Hersteller von Speichersystemen, Management-Informations-Programmen und ERP-Lösungen. Das 40 seitige, zweisprachige (deutsch / englisch) Whitepaper von Dr. Ulrich Kampffmeyer bietet einen Überblick über Hintergründe und notwendige Maßnahmen zur Erfüllung der zunehmenden Compliance-Anforderungen im Umfeld der Informationstechnologie. Die aktuelle Situation im Jahr 2007 wird an Hand einiger, ausgewählter Beispiele dargestellt.

IT-Management: Vernichtung der Originale beim Scannen von Eingangsrechnungen (Wolfgang Heinrich)

Das Scannen von Eingangsrechnungen und deren automatische Transformation in Buchungsdaten macht die Buchführung erheblich effizienter. Werden die gescannten Eingangsrechnungen und sonstigen Buchführungsbelege elektronisch aufbewahrt, kann darüber hinaus auch der Aufwand für die Aufbewahrung von Papierbelegen deutlich reduziert werden. Worauf es bei der Vernichtung der Originale beim Scannen von Eingangsrechnungen aus handels- und steuerrechtlicher Sicht ankommt beschreibt Wolfgang Heinrich.

IT-Management: Nachsignieren von Dokumenten mit elektronischer Signatur bis Jahresende 2007?

Für alle Unternehmen, die signierte Dokumente und Daten erstellen, versenden, empfangen oder verwenden, heißt es bis zum Jahresende: aufgepasst! Denn die elektronischen Signaturen könnten mit dem Jahreswechsel „weich“ werden. Das deutsche Signaturgesetz schreibt nämlich zum 01. Januar 2008 die Verwendung neuer Schlüssellängen zur Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen und Zeitstempeln vor. Damit werden die aktuellen Schlüssel zum Ende des Jahres ungültig. Um die Signaturqualität über den 31. Dezember 2007 hinaus zu erhalten, müssen alle signierten Daten vor dem Jahresende mit einer „neuen“ Signatur bzw. einem Zeitstempel nachsigniert werden. Ist dies wirklich in jedem Fall nötig oder nur übertriebene Panikmache von Signaturdiensteanbietern?

Pressespiegel: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

* Beamte als Jäger und Sammler der Steuerdaten (Wirtschaftswoche)
* Strategie für Langzeitarchive (LANline)
* Content-Management: Neue Regeln für E-Mail-Aufbewahrung und Betriebsprüfung (COMPUTERWOCHE)
* Managern drohen scharfe Sanktionen (Handelsblatt)
* Verbindliche Auskunft vom Finanzamt: Gebühr nicht absetzbar (Mitteldeutsche Zeitung)
* Steuerprüfung im Schnellverfahren (Lausitzer Rundschau)
* Was enthalten Compliance-Regeln in der Wirtschaft? (Hamburger Abendblatt)

Veranstaltungen: Termine in nächster Zeit

* GDPdU-Workshop (Magic Software): 11.10. Düsseldorf, 15.11. Hamburg
* Die Digitale Betriebsprüfung in der Praxis (EUROFORUM Deutschland): Frankfurt 22.10
* Digitale Betriebsprüfung in SAP (Management Circle): 22.10.-23.10. Köln
* Elektronische Rechnungen (IIR): 23.10. Frankfurt
* SYSTEMS 2007 (Messe München): 23.-26.10. München
* Wenn der Betriebsprüfer mit dem Notebook kommt … (hsp): 14.11. Hamburg
* Elektronischer Rechnungstag 2007 (Kongress Media GmbH): 14.11.-15.11. Frankfurt
* Fachkonferenz "Corporate Compliance Management" (marcus evans): 27.11.-28.11. Berlin

Stritters Forums-Spitzen: Und heute haben wir im Angebot: "Software-Bescheinigungen" zum Ersten, "Software-Zertifikate" zum Zweiten … und "Software-Testate" zum Dritten

Haben Sie das schon jemals näher betrachtet: Ihre
"Software-Bescheinigung", oder vielleicht heißt es bei Ihnen ja auch
"Software-Zertifikat", oder eventuell doch eher
"Software-Testat"? Und haben Sie sich dabei auch mit dem
Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum beschäftigt? Nein? Aber mehr oder weniger
ständig fuchtelt Ihnen Ihr Haus- und Softwarelieferant bei jeder passenden und
unpassenden Gelegenheit mit seinen 100%-igen GoBS- und GDPdU-konformen
Bescheinigungs-, Zertifizierungs- und Testate-Pamphleten vor der Nase rum. Und
Sie: Sie wissen nicht, wie Ihnen geschieht? Weil Ihnen Ihre seit der
firmenbezogenen Software-Geburt vor ungefähr 10 Jahren im Einsatz befindliche
xyz-Software seither ungefähr vier oder fünf Releases, ca. 48 Patches und round
about 150 Hot-Fixes präsentiert hat. Oh, Schmerz lass nach …! WennS I Ewissen wollen, womit sich Stritter's Forum-Spitzen dieses Mal
auseinandersetzen, dann klicken Sie jetzt gleich

  • HIER

MCS: Frühe Archivierung - der Schlüssel zum Erfolg

Allein von Gesetzes wegen müssen Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Daten und Unterlagen nach bestimmten Vorgaben archiviert werden - Stichwort GDPdU. Doch Archivierung leistet auch Einiges, wenn sie nicht erst nach der Bearbeitung der Daten und Unterlagen stattfindet, sondern bereits davor. Die sogenannte frühe Archivierung leitet Geschäftsprozesse ein und steuert darüber den gesamten Workflow im Unternehmen. Die gehrer MCS GmbH bietet dafür gleich mehrere Lösungen an.


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hsp: Betriebsprüfung: Analog oder digital? Mit GDPdU-Lösung Opti.List auf der sicheren Seite!


Die hsp GmbH kann bei für Unternehmen überraschenden digitalen Prüfungen durch den kurzfristigen Einsatz von Opti.List das Unternehmen unterstützen, weiß aber um die belastende Situation für alle Beteiligten, die kein positives Prüfungsklima schafft und ausreichende Datenprüfungen zur Aufdeckung von Unstimmigkeiten im Vorwege zeitlich kaum zulässt. Daher gibt es nur eine Empfehlung: Rechtzeitig mit Opti.List vorsorgen - und entspannt die nächste Betriebsprüfung abwarten!


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  • Mentana-claimsoft: Erstes online erreichbares GDPdU/GOBS- Archiv mit Langzeitarchivfunktionen nach § 17SigV auf der Systems 2007

    Die Mentana-Claimsoft AG ermöglicht ab Dezember 2007 die Onlineverfügbarkeit der mit dem Innovationspreis ausgezeichneten Langzeitarchivierungslösung "Hash-Safe". Über die TÜV- zertifizierten Plattformen www.signaturportal.de und www.Kanzleipostfach.de kann der Kunde ab 01.12.2007 ohne Investitionen  ein GDPDU/GOBS- Archiv oder ein Langzeitarchiv nach § 17 SigV als Archive On Demand ab 5,-€ mtl. anmieten.

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  • NITAG: Verrechnungspreisdokumentation bei der DAIICHI SANKYO EUROPE

    Der ausgeprägte Funktionsumfang der DocSetMinder® Software, die umfangreiche Struktur der so genannten Sachverhalts- und Angemessenheitsdokumentation, die Anbindung an die Dokumentenmanagementsysteme sowie das klare Einführungskonzept der Vater ProCon GmbH und der GTP GlobalTransferPricing Business Solutions GmbH sind die wichtigsten Entscheidungsgründe der Verantwortlichen aus dem Finance-Bereich der DAIICHI SANKYO Europe für die Softwarelösung.

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  • SER: SER setzt Internationalisierungskurs fort - SER Solutions France gegründet

    SER setzt ihre internationale Expansion fort und gründet eine neue Tochtergesellschaft in Frankreich. Die SER Solutions France S.A.R.L. mit Sitz in Sèvres vor den Toren von Paris hat am 01. September 2007 die Geschäfte aufgenommen. Eine erfahrene Mannschaft von DMS-/ECM-Experten um General Manager Didier Papion wird Vertrieb, Implementierung und Wartung der DOXiS-Produktsuite in Frankreich vorantreiben.

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  • GISA: Diesjähriges DSAG-Treffen des Arbeitskreises GDPdU IS-U in Berlin

    Am 27. September 2007 fand in der SAP-Geschäftsstelle in Berlin das diesjährige DSAG-Treffen des Arbeitskreises GDPdU IS-U statt. GISA war diesmal Gastgeber und hat die Teilnehmer bereits am Vorabend zum Erfahrungsaustausch zu einem gemeinsamen Abendessen eingeladen. Neben Vertretern des SAP nahmen zahlreiche Mitarbeiter von Energieversorgungsunternehmen sowie Kunden und Partnern an dem Arbeitskreis-Treffen teil.

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  • Magic Software: GDPdU auf der Systems. Magic Software berät. Messeticket kostenlos.

    Auf der Systems vom 23.10. bis zum 26.10.2007 in München können sich Unternehmen jetzt von Magic Software Enterprises (Deutschland) GmbH beraten lassen, wie sie die notwendigen Daten aus  ihren Anwendungen - Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Warenwirtschaft und Materialwirtschaft bis hin zu Dokumenten-Management-Systemen, Archivierungsprogrammen, Excel- oder Worddateien und E-Mail-Programmen – einfach und schnell extrahieren und in das von den Finanzbehörden geforderte einheitliche Format bringen.

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  • Audicon: Der neue Audicon Smart Publisher kommt im Dezember 2007

    Es ist soweit: Anfang Dezember dieses Jahres wird der neue Audicon Smart Publisher released. Die Softwarelösung setzt auf AuditAgent auf und erleichtert Unternehmen die Umsetzung des EHUG, dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“.


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