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Newsletter Ausgabe 7-2007 vom
6. Juli 2007

Inhalt:

MAGAZIN


MESSE

Editorial: Analoge Lücke?

Das geltende Urheberrecht verbietet es, einen Kopierschutz bei digitaler Musik zu umgehen. Was aber, wenn man die betreffende Datei abspielt, die (analoge) Klangausgabe wiederum aufnimmt und als nicht kopiergeschützte (wiederum digitale) Datei speichert? Das ist nach herrschender Rechtsauffassung erlaubt. Ließen sich mit diesem Trick, dem Umweg über das Analoge, nicht auch die GDPdU elegant umschiffen? Die GDPdU unterscheiden lediglich zwischen „originär digitalen“ und „originär in Papierform“ angefallenen Unterlagen. Was aber, wenn die Unterlagen „originär (elektronisch-)analog“ anfallen? Technisch kein großes Problem. Denken wir doch nur einmal an das Tonwahltelefon, bei dem jeder Ziffer eine bestimmte (analoge) Frequenz zugeordnet ist. Die originär eingegebene Ziffer ist ein analoges Datum – das sich problemlos ins Digitale transformieren lässt. Die GDPdU könnte man mit dieser Spitzfindigkeit durchaus umgehen, denn sie lassen im „Dschungel der Definitionen“, den Groß/Kampffmeyer/Lamm in ihrem Beitrag konstatieren, eine begriffliche Lücke. Die Lücke entsteht, da in den GDPdU „digital“ offensichtlich als Synonym für „elektronisch“ verwendet wird, dabei ist in der IT „elektronisch“ ein Oberbegriff zu „digital“ und „analog“. Schlampig formuliert von der Finanzverwaltung. Man stelle sich vergleichsweise vor, der Bundesinnenminister würde sich in einem Anwendungsschreiben zur Telefonüberwachung nur auf ISDN-Telefone beziehen. Doch Lücke hin oder her: An der Abgabenordnung kommen wir nicht so elegant vorbei. Denn diese spricht ganz allgemein von „Daten, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt wurden“ – egal ob originär digital oder originär analog.

Ihr Gerhard Schmidt

Analyse: Finanzgerichte weiten das Recht auf Datenzugriff aus (Groß / Kampffmeyer / Lamm)

Stefan Groß, Dr. Ulrich Kampffmeyer und Martin Lamm setzen sich kritisch mit den jüngsten Urteilen des FG Düsseldorf auseinander und kommen dabei zu dem Fazit: Wenngleich die beiden Entscheidungen des Finanzgerichts Düsseldorf nicht rechtskräftig sind und noch eine endgültige Entscheidung seitens des Bundesfinanzhofs aussteht, werden diese nicht ohne Resonanz bleiben. Während die bisherige Rechtsprechung eher in Richtung Unternehmensseite tendierte, verschaffen die beiden nun vorliegenden Entscheidungen der Finanzverwaltung einen deutlichen Rückenwind. Die Unternehmen sollten insbesondere das Urteil betreffend die digitalisierten Originalbelege in ihre künftige GDPdU-Strategie einbeziehen und einen adäquaten Datenzugriff nebst Trennung in steuerlich relevante und irrelevante Unterlagen einplanen. Was man in diesem Zusammenhang nicht vergessen sollte, ist das derzeit häufig bemühte Thema der Verfahrensdokumentation. ... Im Hinblick auf die Erweiterung des Anwendungsgebietes der GDPdU auf digitalisierte Belege muss zudem abgewartet werden, wie übergeordnete Gerichte auf die beiden Düsseldorfer Entscheidungen reagieren. Sollte sich diese Auffassung der Auswertbarkeit und Bereitstellung von Daten einschließlich Belegen durchsetzen, ist – im Extremfall – nicht auszuschließen, dass die GDPdU selbst erneuert bzw. ergänzt werden, um diesen erweiterten Handlungsspielraum seitens der Finanzverwaltung zu manifestieren.

Diskussion: Zu "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender" (Reiner Müller)

Reiner Müller, EDV-Fachprüfer/ Betriebsprüfer bei der Bp Hauptstelle Finanzamt Stuttgart I, setzt sich mit der Diskussion um "Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender" auseinander. Er meint: 1. Zur Angabe des Gegenkontos: Die Angabe des Gegenkontos ist nicht zwingend notwendig, sofern über einen eindeutigen Index (z.B. Belegnummer, Zuordnungsnummer) die komplette Buchung ermittelt werden kann. 2. Zur Stellungnahme von Rainer Böhle: Es bleibt mir verschlossen, warum Sie in ihren Ausführungen so weit ausholen und Selbstverständlichkeiten aufführen, die mit dem Problem objektiv in keiner Beziehung stehen. 3. Zur Stellungnahme von Roger Odenthal: Auch die Finanzverwaltung beschäftigt sich mit so komplexen Systemen?! wie SAP.  Was soll ich sagen: Jeder der einen halbwegs einfach strukturierten Sachzusammenhang versteht, kann den Fragen und Antwortkatalog des BMF lesen. Er fasst zusammen: Aus dem geschilderten Problem lässt sich erkennen, dass auf Seiten der Finanzverwaltung und der Unternehmen noch einiges an Aufklärungsarbeit zu leisten ist.

Diskussion: Zu „Formeller Buchführungsmangel bei SAP-Anwender“ (Sabine Tilgner)

Roger Odenthal hatte ausgeführt: "Auf Anwenderebene (Druckdatei) oder über eine vorhandene SAP-Schnittstelle zu Prüfsoftware lassen sich - nicht nur für die Finanzverwaltung - in SAP selbstverständlich verschiedene Belegjournale erzeugen, die dann auch der einfachen Sicht der Betriebsprüfung (Konto-Gegenkonto-Betrag) folgen. Aber Druckdateien haben die Experten der Finanzverwaltung ja in ihrem Fragen- und Antworten-Katalog ausdrücklich von der Datenübergabe ausgeschlossen." Dagegen stellt Sabine Tilgner fest: Die Finanzbehörde hat gegen die Archivierung von Druckdaten zur Erfüllung der GDPdU unter bestimmten Bedingungen nichts einzuwenden. Im Gegenteil: Erfahrung zeigen vielmehr, dass die strukturierte Darstellung der in auswertbare Datenfelder umgewandelten Druckdaten sehr gut von den Prüfern angenommen wird, da die vom Produktivsystem erzeugte Business-Logik problemlos nachvollzogen werden kann.

Elektronische Rechnungen: Umgang mit 2D- Barcode-„Signaturen“ für Versender und Empfänger elektronischer Rechnungen (Raoul Kirmes)

Anlass dieses Beitrages ist das zunehmende Auftreten von sog.
"Barcodesignaturen“ für den Versand elektronischer Rechnungen und die
auftretenden Probleme bei der Verifikation dieser Rechnungen für die
Empfänger. Leider bestehen in der Praxis erhebliche Fehlvorstellungen
sowohl bei Empfängern solcher Rechnungen als auch bei Fachleuten über
die dem Verfahren zugrundeliegende Technik und die daraus folgenden
Notwendigkeiten für einen wirksamen Vorsteuerabzug gemäß § 15 UStG und
die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen.Diese
Fehlvorstellungen werden nicht selten auch von den Versendern selbst
und vermutlich auch von den dahinter stehenden Herstellern dieser
Lösungen verbreitet.

PSP zur Sache: Continuous Auditing (Stefan Groß / Andreas Vogl)

Entwicklungen wie Fast Close bei der Jahresabschlusserstellung oder der zunehmende IT-Einsatz in den Unternehmen richten spezifische Bedürfnisse an künftige Prüfungsmethoden. Der Einsatz von Continuous Auditing (CA) eröffnet dabei erhebliche Vorteile gegenüber traditionellen Prüfungstechniken. Allerdings stellt die praktische Umsetzung gleichermaßen hohe Anforderungen an Prüfer und Geprüfte. Der gezielte Einsatz von CA-Techniken kann im Ergebnis eine zeitnahe Prüfung fördern, für eine erhöhte Qualität und Effizienz in der Jahresabschlussprüfung sorgen und so einen wesentlichen Beitrag zur Qualität der Abschlussprüfung leisten.

Lösungen: Compliance bei der Datenarchivierung

Das Magazin LOHN+GEHALT stellte in der Juni-Ausgabe 2007 die
wichtigsten für Deutschland geltenden Rechtsgrundlagen und ihre
Auswirkung auf die elektronische Archivierung zusammen. Der Artikel,den der
DATAKONTEXT-FACHVERLAG dem Forum freundlicherweise zur Veröffentlichung zur
Verfügung gestellt hat, geht auf die einzelnen Bestimmungen, deren Anwendungsbereich und die
daraus resultierenden Anforderungen an die ECM-Lösung (Enterprise
Content Management) ein. Neben den allgemeinen Anforderungen werden
auch branchenbezogene Regelungen thematisiert.

Studie: Dokumenten-Management in Deutschland 2007 (VOI)

Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. hat eine neue Studie zum Marktpotenzial von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) in Deutschland herausgegeben. Demnach haben die Autoren u.a. festgestellt, dass bisher nur ca. 25% der Unternehmen sich über die Bedeutung gesetzlicher Regulierungen wie GoBS, GDPdU etc. für die Archivierung ihrer elektronischen Dokumente im klaren sind. Trotzdem planen ca. 30 % der befragten Unternehmen, die bisher ohne DMS arbeiten, die Einführung einer solchen Lösung. Dabei sind diese Pläne umso konkreter, je größer das Unternehmen ist. Primär sollen die Systeme im kaufmännischen Bereich eingesetzt werden. Dies sind nur einige Ergebnisse der jetzt verfügbaren Untersuchung. In dem rund 130 Seiten umfassenden Ergebnisbericht wurden die Angaben von mehr als 1.000 Unternehmen jeglicher Größe verarbeitet.

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Literatur: Aufbewahrungsnormen und -fristen im Personalbereich

Im Personalbereich muss jedes Unternehmen mit zahlreichen
Schriftstücken, Dateien und sonstigen Unterlagen arbeiten, ohne die ein
ordnungsgemäßer Betriebsablauf nicht möglich wäre. Die 7. überarbeitete und erweiterte Auflage des Nachschlagewerkes aus dem Datakontext-Fachverlag schafft Übersicht und Transparenz in der hier
anzutreffenden Regelungsdichte. Es enthält eine alphabetisch lexikalische Übersicht der aufzubewahrenden Urkunden, den
Aufbewahrungsgrund und die Rechtsgrundlage. Neu aufgenommen wurde u. a. ein Auszug zum SignaturGesetz.

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Pressespiegel: Aktuelle Berichterstattung anderer Medien

*  Der Traum von der Ordnung im Postfach (LANline, 20.06.2007)
*  Auf PCs lauert Compliance-Zündstoff (COMPUTER ZEITUNG,  06.06.2007)
*  Compliance stärkt Host-basierte E-Mail-Archive (SearchStorage.de, 06.06.2007)
*  IT Governance - Definition, Standards & Zertifizierung (OGC Journal, 4/2005)

Veranstaltungen: Termine bis September

*  Wenn der Betriebsprüfer mit dem Notebook kommt … (hsp): 18.07., 25.07., 01.08. Norderstedt
*  5 Jahre GDPdU - Ein Erfahrungsbericht im SAP Umfeld (DIDAS): 25.07. Stuttgart, 26.07. München, 27.07. Düsseldorf
*  Digitale Betriebsprüfung in SAP (Management Circle): 30.07.-31.07. München, 03.09.-04.09. Frankfurt
*  Verrechnungspreise optimieren - Dokumentation umsetzen (IIR): 22.08.-23.08., 26.09.-27.09. Frankfurt
*  Technische Umsetzung der GDPdU in SAP Systemen (SAP): 06.09.-07.09. Berlin
*  IT-Compliance Day (Vereon AG): 25.09. Zürich
*  DMS EXPO (koelnmesse): 25.09.-27.09. Köln

Stritters Forums-Spitzen: Dokumentation & Installationsanleitung aus dem Hause – wie heißen die doch gleich noch – ach ja, Utimaco Safeware AG aus Oberursel! Der echte Knaller ... !

Sie
wissen schon: wenn Dir heute so'n revisionistischer Beratungs- und
Empfehlungsfuzzi eins von Inhalt & Form einer Verfahrensdokumentation oder
einer Installationsanweisung von wegen "Nachvollziehbarkeit
– Transparenz – Ordnungsmäßigkeit" erzählt, wie sieht es dann in seinem eigenen Laden damit
aus? Weiß der überhaupt, von was er spricht? Was heißt überhaupt "Installationsanweisung"? Diese
Frage hat mich intensivst in den letzten Tagen beschäftigt. Wäre dabei fast "aus der Hose gesprungen". Es
hat mich schon nicht mehr wirklich überrascht, was sich da manche Softwerker
einfallen lassen. In diesem Falle ist eine ziemlich bekannte Softwerker
Aktiengesellschaft. Und man glaubt es kaum: für die zur Verfügung "gestellte Installationsanweisung"
 auf ca. einer 1/8 Seite und dem
umfassenden, auf CD abgelegten Handbuch mit insgesamt 534 bedruckten Seiten greifen
die auch noch ziemlich heftig dem Kunden ins Portemonnaie. Wenn  S I E   wissen wollen, womit sich
Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal auseinandersetzen, dann klicken Sie jetzt gleich

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Neuer Aussteller: MCS GmbH management for documents communication & support

MCS ist spezialisiert auf das elektronische Erfassen, Archivieren, Verteilen und Bereitstellen von Daten und Unterlagen über das Internet. Gemeinsam mit dem Software-Spezialisten hsp GmbH konsolidiert MCS die steuerrelevanten Daten aller Produktivsysteme eines Unternehmens im eigenen auswertbaren Archiv.

Der Fürther Profi für Archivierung mit 19 Mitarbeitern bereitet seit Jahren sowohl für mittelständische Unternehmen aus der Region als auch für international tätige Unternehmen an verteilten Standorten Geschäftsdokumente, von der Eingangspost bis zum Rechnungswesen elektronisch auf, archiviert diese und stellt sie den berechtigten Lesern über gesicherte Breitbandverbindungen für den Datenzugriff und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. So auch alle Daten und Unterlagen für den vom BMF vorgegebenen Datenzugriff nach Z1, Z2 und Z3 mit Beschreibungsstandard der auch vom Prüfer problemlos zu verarbeiten ist.

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Mentana-Claimsoft: Langzeitarchivkomponente "Hash-Safe" gewinnt Innovationspreis 2007 ITK

Zum
Jahreswechsel 2008 werden erstmals die gesetzlichen Signaturalgorithmen
auslaufen. Alle aufbewahrungspflichtigen elektronisch signierten Dokumente sind
dann gemäß § 17 SigV zu behandeln. Hierfür bietet Hash-Safe die optimale
Ergänzung zu vorhandenen Archiv- und DMS Systemen. Die leichte
Integrationsfähigkeit in Archivsysteme, die Plattformunabhängigkeit und die
hohe Leistungsfähigkeit waren auschlaggebend für die Verleihung des
Innovationspreises 2007 ITK der Initiative Mittelstand.

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SER: Frühjahrsboom bei SER

Unternehmen aus den verschiedensten Branchen starten in diesem Frühjahr mit SER ins Enterprise Content Management. 15 neue Kunden wie die Rotkäppchen Sektkellerei, die Bundesrepublik Deutschland Finanzagentur GmbH, die Krankenhausträgergesellschaft ATEGRIS oder die Ärzteversorgung Niedersachsen haben sich für verschiedene ECM-Lösungen von SER entschieden.

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hsp: Mehrstufiges Risikomanagement schafft Entscheidungssicherheit

Was sind die Kriterien für die Auswahl der richtigen GDPdU-Software? Was kommt auf das Unternehmen zu? Können die Projektanforderungen überhaupt erfüllt werden? Das sind nur drei der Fragen, die sich Unternehmen stellen, die auf der Suche nach der richtigen Lösung zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für die digitale Betriebsprüfung sind. hsp gibt mit einem mehrstufigen Risikomanagement-Konzept Hilfestellung und zeigt auf, dass ein GDPdU-Projekt für alle Beteiligten überschaubar abgewickelt werden kann und keine bösen Überraschungen bieten muss. Das Konzept soll bei der Lösungsfindung helfen und die Entscheidungssicherheit für das Unternehmen erhöhen.

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GISA: 2. Praxisforum GDPdU bot informativen Erfahrungsaustausch

Am 11. Juni fand in Berlin der GISA-InfoTag mit dem Titel "2. Praxisforum GDPdU" statt. Damit wurde ein Erfolgskonzept fortgesetzt, das im vergangenen Jahr schon mehr als 50 Teilnehmer durch seine große Praxisnähe und einen ungezwungenen Erfahrungsaustausch überzeugen konnte. Auch heuer begeisterte die Veranstaltung wieder rund 50 Teilnehmer.

rent a brain: Das E-Mail-Archiv als Profit-Center

Es gibt viele wichtige Gründe, die für den Einsatz eines E-Mail-ArchivManagement-System sprechen: Die Sicherung des Unternehmenswissens vor Industriespionage etwa, die Sicherung der Quantität und des ökonomischen Werts der digitalen Dokumente oder der Schutz vor Schadenersatzansprüchen auf Grund temporärer oder totaler Verluste von digitalen Dokumenten. Außerdem werden Folgekosten aus nicht mehr nachweisbaren Vorgängen oder für die Rekonstruierung von gelöschten Dokumenten vermieden. Hinzu kommen geringere Kosten für die Suche nach digitalen Dokumenten. Es gibt nur wenige Lösungen, die alle diese Anforderungen erfüllen - mit "iMARC" werden selbst Anforderungen abgedeckt, die Sie bislang noch gar nicht definiert haben.

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Magic Software: Kostenloser GDPdU-Workshop am 5.7.2007 in Stuttgart - jetzt noch anmelden

Wie sich Unternehmen ganz konkret auf die elektronische Steuerprüfung vorbereiten, zeigt Magic Software anhand von Praxisbeispielen und einfach nachvollziehbar in den beliebten kostenlosen GDPdU-Workshops, die ganzjährig in allen großen Städten stattfinden. Der nächste Termin ist der 5.7. in Stuttgart.

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Audicon: audiconale 07 - am 11. und 12.10.2007 ist es wieder soweit!

Die audiconale 07 bündelt an zwei Veranstaltungstagen Informationen aus Wirtschaftsprüfung, Datenanalyse und Compliance - praxisgerecht aufbereitet. Experten und Entscheider treffen sich am 11. und 12.10.2007 im Kölner Dorint Hotel An Der Messe zu Workshops, Dialog und Erfahrungsaustausch.

DATEV: Positives Resümee nach GDPdU-Tagen

Vorbeugen ist besser als haften - und DATEV unterstützt mich dabei! Mit diesem Gedanken im Kopf gingen rund 270 Teilnehmer bundesweit nach unseren Veranstaltungen in ihren wohlverdienten Feierabend. Unterstützt haben uns bei den GDPdU-Tagen die Berufsträger Herr Heinz Raschdorf, Steuerberater und vereidigter Buchprüfer aus Reutlingen, Herr Karl Gilpert, Steuerberater aus Dudenhofen und Herr Prof. Friedhelm Haaseloop, Steuerberater und vereidigter Buchprüfer aus Gröditz, mit aufschlussreichen Beispielen aus deren Praxis und ihren Erfahrungen mit der digitalen Betriebsprüfung.

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