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Newsletter Ausgabe 09-2006 vom 15.09.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Zweierlei Aufbewahrungswelten
  • Veranstaltungen: VOI-Forum über rechtliche und steuerliche Aspekte der E-Mail-Archivierung und elektronischer Abrechnungen auf der DMS-Expo
  • Aus dem BMF: Xpider nimmt Fahrt auf
  • Lösungen: Compliance durch IT-Service Management
  • Lösungen: Rechtsvorschriften und Auswirkungen auf die Archivierung
  • Literatur: Beweiskräftige elektronische Archivierung - Bieten elektronische Signaturen Rechtssicherheit?
  • Neues Forumsangebot: Firmennewsletter und Online-Inhalte zu den GDPDU
  • Veranstaltungen: Termine im September und Oktober
  • Stritters Forums-Spitzen: Ein Programmierer hat GoBS-konform zu programmieren, und zwar schnell … und zwar im SW-Entwicklungsstandard!


MESSE

  • Mobius: Mobius zeigt Compliance-Lösungen auf der DMS Expo
  • Verleihung des staatlichen Datenschutz-Gütesiegels für die GDPdU-Lösung Opti.List auf der DMS Expo
  • GDPdU–Warehouse®
  • eine umfangreiche und preiswerte Alternative
  • SER: Gut versichert: Baden-Badener Versicherung AG verlässt sich auf GDPdU-Komplettlösung mit DOXiS Archiv
  • GISA: Praxisforum GDPdU - Erfahrungsaustausch und Betriebsprüfungspraxis
  • rent a brain: Anwenderbericht von GEBRO HERWIG über die Einführung der E-Mail-Archivierung mit DSPemail-archiv
  • Audicon: Neues Angebot: Online-Präsentation – Wir besuchen Sie online



Editorial: Zweierlei Aufbewahrungswelten

In welch merkwürdigem Verhältnis die konventionelle und elektronische Geschäftswelt zueinander stehen können und wie weit staatliche Aufbewahrungsanforderungen divergieren können, habe ich kürzlich bei einem Notarbesuch erlebt. Vertraut mit den hohen Anforderungen an die Aufbewahrung im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung fraget ich den Notar, was denn die Aufbewahrungsanforderungen für die von ihm ausgestellten Urkundenoriginale seien. „Ein abschließbarer Stahlschrank, putzfrauensicher.“ so seine Antwort. Als ich den Schrank dann sah, musste ich unwillkürlich an die GoBS denken, in denen es heißt: „Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist dadurch zu reduzieren, dass für die Aufbewahrungsstandorte die Bedingungen geschaffen werden, durch die eine Vernichtung/Beeinträchtigung der gesicherten Informationen durch Feuer, Temperatur/Feuchtigkeit, Magnetfelder etc. weitestgehend ausgeschlossen ist.“ Der Stahlschrank erfüllte diese Bedingungen offensichtlich nicht. Was aber bei einem Feuer- oder Wasserschaden in den Kanzleiräumen des Notars? „Dann sind die Urkunden halt weg.“ Wie würde wohl ein Außenprüfer auf diese lapidare Antwort seitens eines Unternehmens reagieren?

Ihr Gerhard Schmidt


Veranstaltungen: VOI-Forum über rechtliche und steuerliche Aspekte der E-Mail-Archivierung und elektronischer Abrechnungen auf der DMS-Expo

Für mehr Transparenz bei aktuellen, geschäftskritischen Themen sorgt auch in diesem Jahr das Forum des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. auf der DMS EXPO. Einer dieser Themenbereiche ist die E-Mail-Archivierung und elektronische Abrechnung, dem der Nachmittag des 20. Septembers 2006 gewidmet ist. Experten referieren hier über ihre Erfahrungen mit Projekten und geben Überblicke über rechtliche und steuerrechtliche Grundlagen, Stolperfallen, technische Voraussetzungen und den Lösungsmarkt. Dabei werden nicht nur Großunternehmen angesprochen, sondern auch die Anliegen des Mittelstands berücksichtigt. Nach den Fachvorträgen findet eine Podiumsdiskussion. Hier sollen kontroverse Aspekte aus den vorangegangenen Vorträgen aufgegriffen und diskutiert werden.

Aus dem BMF: Xpider nimmt Fahrt auf

Fast unbemerkt vom „GDPdU-Trubel“ – so Stefan Groß in seinem Artikel – hat sich im Internet ein höchst effizienter Späher der Finanzverwaltung etabliert. Xpider nennt sich die Geheimwaffe, die bei der Jagd nach Steuersündern bereits erste Erfolge nachweisen kann. Die lernfähige Software mit Wissensmanagement-Komponente dient der systematischen Beobachtung unternehmerischer Tätigkeiten im Internet und verfügt über einen intelligenten Web-Crawler, welcher die Informationssuche in Internet wesentlich vereinfachen soll.

Lösungen: Compliance durch IT-Service Management

Unternehmen sind durch verschiedene Gesetzte und Verordnungen dazu angehalten, ihre IT sicher aufzustellen sowie die Prozesse nachvollziehbar und transparent zu gestalten. Abgesehen davon, dass sie ihre Strukturen und Abläufe allein schon deshalb sachlich richtig aufsetzen müssen, damit sie ihre Geschäftsziele erreichen können, müssen sie auch viele formale Anforderungen einhalten. Insbesondere die GoBS von 1995 sind dafür ein bered­tes Beispiel, geben andererseits aber auch einen umfassenden Rah­men vor. Mit gutem IT-Service Management lässt sich dieser zum großen Teil füllen. Der Rest ist Fleißarbeit, die sich auch softwaregestützt erledigen lässt. Unternehmen, die ihre IT nach den von Walter Steigauf in seinem Artikel aufgeführten Regeln (IT-Grundschutz, ITIL u.a.) aufstellen und entsprechend betreiben, sind auf dem besten Weg zur Compliance. Und Compliance nützt niemanden mehr als den Unternehmen selbst.

Lösungen: Rechtsvorschriften und Auswirkungen auf die Archivierung

Das Magazin LOHN+GEHALT hat in einem Artikel seiner Ausgabe vom März 2006 in einer Tabelle die wichtigsten für Deutschland geltenden Rechtsgrundlagen und ihre Auswirkung auf die elektronische Archivierung zusammengestellt und als Sonderdruck (PDF) diesem Forum zur Verfügung gestellt. Die Tabelle enthält die einzelnen Bestimmungen, deren Anwendungsbereich und die daraus resultierenden Anforderungen an die ECM-Lösung (Enterprise Content Management).

Literatur: Beweiskräftige elektronische Archivierung - Bieten elektronische Signaturen Rechtssicherheit?

Unternehmen und Verwaltungen müssen Dokumente auf Grund rechtlicher Vorgaben, aus organisatorischen und inhaltlichen Gründen oder zur Sicherung von Beweismitteln zum Teil sehr lange aufbewahren. Für große Bestände elektronisch signierter Dokumente gibt es hierfür noch keine rechtssicheren Lösungen. Elektronische Signaturen verlieren mit dem Fortschritt der Rechnertechnologie ihre Sicherheitseignung und müssen daher immer wieder neu signiert werden. Hierzu wurde erstmals in dem Forschungsprojekt "ArchiSig - Beweiskräftige und sichere Langzeitarchivierung digital signierter Dokumente" eine wirtschaftliche, performante, automatisierte, datenschutzgerechte und beweiswerterhaltende Lösung entwickelt und erprobt. Das von Alexander Roßnagel und Paul Schmücker herausgegebene Buch aus dem Verlag Economica beschreibt die Anforderungen an ein solches System, die einzelnen Bestandteile der Lösung, deren rechtliche Bewertung und deren Erprobung im Rahmen einer Simulationsstudie mit echten Richtern und Rechtsanwälten.

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Neues Forumsangebot: Firmennewsletter und Online-Inhalte zu den GDPdU

Wollen Sie als GDPdU-Lösungsanbieter Ihre Kunden oder als (Steuer)berater Ihre Mandanten regelmäßig über die Entwicklungen und Themen rund um die elektronische Steuerprüfung informieren? Dann liefert Ihnen die Redaktion des „Forum Elektronische Steuerprüfung“ dafür maßgeschneiderte Newsletter

Veranstaltungen: Termine im September und Oktober

*Digitale Betriebsprüfung (Management Circle): 18.09-19.09 Frankfurt
*DMS Expo (Kölnmesse): 19.09-21.09 Köln
*Elektronische Rechnung (AuthentiDate): 27.09 Online-Seminar
*Optimierte Rechnungsprozesse - digital und rechtssicher für Abseder und Empfänger (GISA): 11.10 Hamburg
*Technische Umsetzung der GDPdU in SAP-Systemen (SAP): 12.10-13.10 Hamburg
*Aufbau und Funktion eines Internen Kontrollsystems (IKS) in der Entgeltabrechnung (datakontext-tagungen): 16.10 Frankfurt
*Systems (Messe München): 23.10-27.10 München
*Praxisforum GDPdU (GISA): 26.10-27.10 Berlin


Stritters Forums-Spitzen: Ein Programmierer hat GoBS-konform zu programmieren, und zwar schnell … und zwar im SW-Entwicklungsstandard!

Was, fragen Sie, wo gibt's das denn noch heute? Programmierer? Oder 'moderner' ausgedrückt: Anwendungsentwickler. Für was braucht man die denn? Und was machen d i e? Und die programmieren sowieso nur Käse! Wenn man denen was erklärt, dann haben wir hinter her jede Menge Zeit damit zuzubringen, damit wir die Programmfehler wieder ausmerzen. Was sagen denn die betroffenen Programmierer dazu? Wissen die überhaupt ob ihrer zeitkritischen Arbeit? Fragen Entwickler von sich aus nach SW-Standards? Und erst nach der Anforderung an eine Programmdokumentation? Und …, und ..., und …. Wenn Sie wissen wollen, was Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal zu bekritteln haben, dann klicken Sie schnell hier. Und vielleicht werden Sie auch an der einen oder anderen spitzzüngigen Bemerkung im Tagesgeschäft Ihres Unternehmens erkennen, dass es manch' einer der Programmiergesellen nicht immer einfach mit seiner Kundschaft hat: dem Vorstand an erster Stelle, dem Geschäftsführer auch an erster Stelle …. und dem Anwender überhaupt an erster Stelle! Sagen Sie bloß, dass Sie die Situation just aus Ihrem Unternehmen wiedererkennen?


Mobius: Mobius zeigt Compliance-Lösungen auf der DMS Expo 2006

Mobius Management Systems zeigt die Suite ViewDirect und die neue Version des Total Content Integrator (TCI) auf der DMS Expo 2006 in Köln vom 19. bis 21. September. TCI 3.1 ermöglicht die Integration bestehender Archivsysteme über eine Open-Source-Anwendungsschnittstelle und den einheitlichen Zugriff auf Content jeder Art. Diese Compliance-Lösungen zur Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend den Grundsätzen des Datenzugriffs und der Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bilden den Schwerpunkt des Ausstellungsprogramms von Mobius am Messestand G098 in Halle 8.

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hsp: Verleihung des staatlichen Datenschutz-Gütesiegels für die GDPdU-Lösung Opti.List auf der DMS-Expo

Auf der diesjährigen DMS-Expo wird der GDPdU-Lösung Opti.List für die neue Version 7 das Datenschutz-Gütesiegel des Landes Schleswig-Holstein verliehen, nachdem Version 6 bereits seit 2003 entsprechend ausgezeichnet war. Damit ist Opti.List weiterhin die einzige GDPdU-Lösung auf dem Markt, der die vorbildliche Umsetzung des Datenschutzes von staatlicher Stelle bescheinigt wird. Die Verleihung der Urkunde findet am 19. September um 14:00 Uhr auf dem Stand des VOI statt. Hier präsentiert sich die hsp GmbH auf Stand Nr. 071/070. Neben der GDPdU-Lösung Opti.List für Unternehmen wird auch das neue Prüf- und Analysetool Opti.Dat Kanzlei für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer vorgestellt. Gutscheine für Eintrittskarten können über www.archivierungspflicht.de oder telefonisch bei hsp unter der Telefonnummer 040 / 534 369 - 0 angefordert werden.

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NITAG: GDPdU–Warehouse® - eine umfangreiche und preiswerte Alternative

Rechtzeitig zur DMS-Expo 2006 bringt die Norddeutsche IT-Audit eine auf dem MS SQL 2005 Server basierende GDPdU-Lösung auf den Markt. Die Komplettlösung erlaubt Import, Konvertierung in den BMF-Beschreibungsstandard, Archivierung von steuerlich relevanten Daten und sie realisiert die Zugriffsarten Z1 bis Z3. Das GDPdU-Warehouse® kann einerseits als Aufbewahrungs- bzw. Archivsystem für die steuerlich relevanten Daten eines Unternehmens dienen, andererseits ist mit ihm auch die Beauskunftung von historischen Geschäftsvorgängen (Rechtsfälle, Inkasso, o.ä.) möglich. Zusätzlich kann das GDPdU-Warehouse® produktive Systeme entlasten, deren Datenbanken im Laufe der Zeit stark angewachsen sind und die dadurch an Leistungsfähigkeit verloren haben.

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SER: Gut versichert: Baden-Badener Versicherung AG verlässt sich auf GDPdU-Komplettlösung mit DOXiS Archiv

Die Baden-Badener-Versicherung entscheidet sich erneut für SER. Der langjährige SER-Archiv-Kunde steigt um auf das moderne DOXiS Archiv aus der aktuellen DOXiS iECM-Suite und sorgt mit der GDPdU-Komplettlösung von SER für elektronische Betriebsprüfungen vor. Bereits seit 1999 hat die Baden-Badender Versicherung AG ein elektronisches Archiv von SER im Einsatz und gehört damit zu den Vorreitern in der Versicherungsbranche. Die Einführung eines neuen Bestandsführungssystems nutzt das Unternehmen nun auch für eine Modernisierung des elektronischen Archivs. Neben dem Umstieg auf das aktuelle DOXiS Archiv plant die Baden-Badener darüber hinaus die Einführung der GDPdU-Komplettlösung, um zukünftig auch für elektronische Betriebsprüfungen gerüstet zu sein.

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GISA: Praxisforum GDPdU - Erfahrungsaustausch und Betriebsprüfungspraxis

Die GISA GmbH bietet Unternehmen eine Plattform zum interaktiven Erfahrungsaustausch zur digitalen Betriebsprüfung an. Das Praxisforum GDPdU findet vom 26. bis 27. Oktober in Berlin statt und richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Der Workshop präsentiert die aktuellsten Entwicklungen aus der Betriebsprüfungspraxis. Ein Vertreter der Finanzverwaltung wird über den aktuellen Status der laufenden Betriebsprüfungen sowie über erste Urteile berichten und aktuelle Prüfungsmakros vorstellen. Sie erhalten einen ausführlichen Überblick über rechtliche und technische Anforderungen an die Datenbereitstellung für die Betriebsprüfung. Dabei kommen vor allem Praxisanwender zu Wort und berichten über erste Prüfungserfahrungen und wie sie ihr Unternehmen auf die digitale Betriebsprüfung vorbereitet haben. Bei der Abendveranstaltung, zu der GISA herzlich einlädt, und im praxisnahen Workshop am zweiten Tag können die Teilnehmer und Referenten in einen interaktiven Erfahrungsaustausch treten.

rent a brain: Anwenderbericht von GEBRO HERWIG über die Einführung der E-Mail-Archivierung mit DSPemail-archiv

Lückenlose Archivierung aller E-Mails und firmenindividuelle, transparente Recherche-Organisation der E-Mails und Anhänge, Reduzierung des Speicherplatzes auf dem MS-Exchange-Server, Rechtssicherheit bei der Zustellung von E-Mails und ein sicheres Gefühl, wenn die Herausgabe von E-Mails in unverfälschter, originärer Form im Rahmen elektronischer Steuerprüfungen verlangt wird und eine Reduzierung des Haftungsrisikos der Geschäftsführung. Das waren für Andreas Cloer, Geschäftsführer der Arnsberger GEBRO HERWIG Haustechnik GmbH die Entscheidungsgründe zum Einsatz von DSPemail-archiv. Durch die Integration von iMARC und RPost (registered E-Mail) wird auch der eindeutige Nachweis erbracht, dass eine E-Mail versandt wurde, wann und an welche Adresse sie geliefert wurde und sogar, wann sie geöffnet wurde. Durch die gleichzeitige Archivierung der Zustellungsmail (Einschreibe-Rückschein) kann jederzeit der Nachweis der Zustellung des Originaldokuments erbracht werden. Über einen zusätzlichen Outlook-Button kann der Sachbearbeiter entscheiden, welche E-Mail er als „registered-mail“ versenden möchte. Die Kosten liegen weit unter den Kosten eines herkömmlichen Einschreibens.

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Audicon: Neues Angebot: Online-Präsentation – Wir besuchen Sie online

Neu im Angebot von Audicon: Online-Präsentationen auf Basis der Netviewer-Technologie. Interessenten und Kunden können sich jetzt direkt am Bildschirm die Softwarelösungen IDEA, AIS TaxAudit, AIS TaxAudit Professional und AuditSolutions von den Profis von Audicon präsentieren lassen. Haben Sie eine Stunde Zeit? Auf der Homepage von Audicon gibt es die Möglichkeit, sich einen Termin für eine Online-Präsentation zu sichern. Einfach das Anmeldungsformular unter www.audicon.net/meet ausfüllen und abschicken.

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Newsletter vom 15.09.2006 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

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