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Newsletter Ausgabe 07-2006 vom 13.07.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Einheitlichkeit und Effizienz dank Makros
  • Rechtsprechung: Entscheidung des Amtsgerichts Brühl zu elektronischen Rechnungen
  • Literatur: Prüfsoftware im Einsatz (Roger Odenthal)
  • Checklisten: Fit für die elektronische Prüfung? - Der Ist-Status in acht Minuten
  • Checklisten: Pflichtenheft für E-Mail-Archivierungs-Lösungen
  • Veranstaltungen: Termine im Juli und August
  • Stritters Forums-Spitzen: Wenn einer eine Zugreise macht ... - oder wie komme ich ohne Aufwand an intimste Firmendaten?!

MESSE

  • NITAG: Kooperation mit cycnum AG bei Vermarktung des Sarbanes Oxley Act Moduls
  • rent a brain: Kooperation mit der INDECA NET GmbH: E-Mail-Management aus einer Hand
  • hsp: Kostenloser Download der GDPdU Prüf- und Analysesoftware Opti.Dat Kanzlei freigegeben
  • SER: Kanzlei Voss Schnitger Steenken Bünger und Partner automatisiert Bearbeitung von Steuerbescheiden und Dokumentenmanagement
  • Mobius: Neue Lösung für Content Integration von Mobius spart IT-Kosten
  • mentana-claimsoft: Lösung für Aufbewahrungsanforderungen bei Sozialversicherungsträgern gemäß § 41 SRVwV
  • Audicon: Finanzverwaltung erwirbt AIS TaxAudit zur Intensivierung der digitalen Betriebsprüfung



Editorial: Einheitlichkeit und Effizienz dank Makros

Haben Sie schon einmal einen Text aus einem PDF-Dokument nach Word übernommen, um ihn dort zu bearbeiten? Dann wissen Sie, dass dies ein mühsames Unterfangen ist: Jedes Zeilenende wird in Word zum Absatzende, die harten Silbentrennstriche sind lästig und müssen gezielt entfernt werden. Ich habe mir, um diese Arbeit zu erleichtern, ein kleines Word-Makro erstellt. Einige Handgriffe muss ich bei der Textaufbereitung zwar noch manuell machen, das meiste erledigt dann aber per Mausklick mein Makro. Makros selbst zu erstellen, ist nicht jeden Anwenders Sache, wohl aber der Wunsch, sie zur Verfügung zu haben. Ähnlich ergeht es den Außenprüfern mit ihrer Prüfsoftware IDEA, diesem kleinteiligen Analyse- und Auswertungsbaukasten. Viele Funktionsfolgen kehren immer wieder, da liegen Makros nahe. Doch nicht jeder Prüfer, nicht jede Länderfinanzverwaltung muss das Rad für sich neu erfinden. Für eine Profilierung im föderalen Wettbewerb eignet sich die Entwicklung von Makros für sachlogisch streng determinierte Prüfschritte kaum. Da ist es nahe liegend, eine übergreifend einheitliche Makrolösung anzustreben. Nach jahrelangem Diskussionsprozess haben die Finanzverwaltungen des Bundes und der Länder nun entschieden, die Makrolösung AIS TaxAudit von Audicon zu erwerben. Diese umfasst neben einer Vielzahl fertiger Makros für gängige Prüfungsschritte auch Makrocontainer für selbst entwickelte Prüfmakros sowie Datenbereitstellungsmakros für häufig anzutreffende Systeme (in anderen Worten: herstellerspezifische Schnittstellen). Durch den Einsatz von AIS TaxAudit wird die elektronische Steuerprüfung wieder ein Stück effizienter. Darauf sollten wir uns einstellen.

Ihr Gerhard Schmidt


Rechtsprechung: Entscheidung des Amtsgerichts Brühl zu elektronischen Rechnungen

Ist in AGB´s die Übermittlung von Rechnungen per E-Mail vereinbart, muss auf elektronischem Weg eine qualifiziert signierte elektronische Rechnung übermittelt werden. Ein einseitiger Wechsel zurück auf die Papierrechnung ist ausgeschlossen. Zu dieser Entscheidung kam das Amtsgericht Brühl am 12.04.2006. Der Sachverhalt: Die Parteien haben die Abrechnung per E-Mail vereinbart. In der Folge streiten sie um die Frage, ob die Beklagte trotz nachträglicher Übermittlung von Rechnungen auf Papier immer noch zur Übermittlung elektronischer Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur verpflichtet bleibt. Raoul Kirmes kommentiert diese Entscheidung: Die Entscheidung macht den Empfängern fehlerhafter elektronischer Rechnungen Mut. Das Verfahren wurde im vereinfachten Verfahren ohne mündliche Verhandlung nach § 495a ZPO erledigt. Diese Verfahrensart ist bei geringen Streitwerten (unter 600 €) besonders schnell und günstig, da es keiner mündlichen Verhandlung bedarf und Fristen durch das Gericht nach billigem Ermessen bestimmt werden können. Ein Grund mehr, wie die erfolgreiche Klägerin nicht wortlos hinzunehmen, wenn der Vertragspartner zum eigenen Schaden steuerliche Vorschriften ignoriert.

Literatur: Prüfsoftware im Einsatz (Roger Odenthal)

Computergestützte Prüfungstechniken sind spätestens seit der Anwendung durch die Finanzbehörden Gegenstand einer spannenden öffentlichen Diskussion. Der gezielte Einsatz von Prüfsoftware zur Ermittlung von Auffälligkeiten in Unternehmensdaten durch die steuerliche Betriebsprüfung hinterlässt Fragen bei den Betroffenen und deren Wirtschaftsprüfern: Welche Erkenntnisse ergeben sich aus dem Einsatz von Prüfsoftware? Wie wird sie sinnvoll in den Prüfungsprozess eingebunden? Welche Formen der Datenübernahme führen im Einzelfall ohne Friktionen und möglichst schnell zu dem gewünschten Prüfungsergebnis? Das von Roger Odenthal vorgelegte, bei der DATEV eG erschienene Fachbuch vermittelt dem interessierten Leser einen wertvollen Bezugsrahmen mit vielen praktischen Hinweisen für den Einsatz von Prüfsoftware. Angesprochen werden beginnende Anwender, die sich erstmalig dieser neuen Prüftechnik zuwenden und erfahrene Revisoren auf der Suche nach Antworten für komplexe Fragestellungen. Zusätzlich erhält der Leser eine CD-ROM, die zahlreiche direkt einsetzbare ACL-Auswertungsskripte des Autors aus dem Prüfungsalltag enthält.

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Checklisten: Pflichtenheft für E-Mail-Archivierungs-Lösungen

Nachdem E-Mail-Archivierung lange Zeit kein Thema war, ändert sich dies nun. Unternehmen suchen nach Lösungen für die E-Mail-Archivierung - sei es um gesetzlichen Vorschriften zu genügen, die E-Mail-Server von zu viel Last zu befreien oder um geschäftskritische Informationen vor der Vernichtung zu retten. Das richtige Archivierungsprodukt auszusuchen, ist indes nicht einfach. Unternehmen, die Produkte vergleichen wollen, sind gut beraten, ein Pflichtenheft zu erstellen. Die SofTrust GmbH stellt ein Raster für solch ein Pflichtenheft kostenlos zur Verfügung. So werden wichtige Dinge nicht vergessen. Das Raster besteht aus 23 Seiten und beschreibt die unterschiedlichen Funktionen und Optionen, die E-Mail-Archivierungssysteme bieten. Es muss nur noch angekreuzt werden, welche Funktion eine "Muss-", eine "Soll"-" oder eine "Kann"-Bedingung ist. Das Raster hat genau den gleichen Aufbau wie die Profile von 50 Produkten, die SofTrust in der Marktstudie "E-Mail-Archivierungslösungen" detailliert beschreibt. So wird ein Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Eigenschaften der unterschiedlichen Produkte zum Kinderspiel.

Checklisten: Fit für die elektronische Prüfung? - Der Ist-Status in acht Minuten

Auf der Website www.entscheiderkompass.de können Unternehmen in einem interaktiven Test in kürzester Zeit mit nur geringem Aufwand ermitteln, wie gut sie wirklich auf eine digitale Betriebsprüfung vorbereitet sind. Der kostenlose Service zeigt auf, wo die Schwachstellen sind und was Unternehmen tun können, um die Anforderungen der Steuerbehörden zu erfüllen. www.entscheiderkompass.de macht die digitale Betriebsprüfung transparent: Nach dem interaktiven Test erhalten die Teilnehmer eine detaillierte und individuelle Auswertung, die beschreibt, wo die Schwachstellen im Unternehmen sind und wie die Lösung aussehen kann. Betrieben wird der kostenlose Online-Service von der Münchener IT-Marketing-Agentur Woelke von der Brüggen GmbH unterstützt von der ORACLE Deutschland GmbH sowie ausgewählten Oracle Partnern. Der Test wurde entwickelt in Zusammenarbeit mit Steuerberater Stefan Groß, Partner der Münchener Kanzlei Peters, Schönberger & Partner.

Veranstaltungen: Termine im Juli und August

*IDEA/AIS TaxAudit/AIS TaxMart-Schnupperseminar (Audicon): 24.07 Köln, 14.08 München


Stritters Forums-Spitzen: Wenn einer eine Zugreise macht ... - oder wie komme ich ohne Aufwand an intimste Firmendaten?!

Sagen Sie bloß, dass Ihnen das nicht auch schon passiert ist. Das mit den Daten. Mit den Daten Ihrer Firma. Sie haben für eine Präsentation noch die letzten Folien mit 'heißer Nadel' in Arbeit. Oder Sie müssen für das Vertriebsmeeting noch Ihre letzten Umsatzzahlen 'anpassen'. Aber erst dann wird's spannend, wenn denn zwei, drei oder gar vier Manager im ICE oder im IC so sitzen, dass Sie als HinterFrau oder HinterMann ... na, was wohl? Wenn Sie wissen wollen, was Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal zu bekritteln haben, dann klicken Sie schnell hier. Und vielleicht werden Sie sich auch an der einen oder anderen spitzzüngigen Bemerkung im nicht immer ganz nachvollziehbaren Datensicherheitsverhalten so mancher konzern- und weltweiten Oberhäuptlinge (= Vorstände) wieder erkennen?

NITAG: Kooperation mit cycnum AG bei Vermarktung des Sarbanes Oxley Act Moduls

Die cycnum AG und die Vater ProCon GmbH vereinbaren die gemeinsame Entwicklung und Vermarktung des Sarbanes Oxley Act Moduls (SOX-Modul) für die Compliance Management Software DocSetMinder®. Die in München ansässige Unternehmensberatung cycnum ist ein Spezialist im Bereich Risikomanagementsysteme, Sarbanes Oxley Act und KonTraG. Das SOX-Modul unterstützt die Unternehmen bei der Durchführung der SOX-Projekte und der damit verbundenen, lückenlosen Dokumentation. Durch die Partnerschaft der cycnum AG und der Vater ProCon GmbH wird den Unternehmen sowohl die sehr kompetente SOX Beratung als auch die technische Implementierung als ganzheitliche Leistung angeboten.

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rent a brain: Kooperation mit der INDECA NET GmbH: E-Mail-Management aus einer Hand

Die INDECA NET GmbH, der neue Partner von rent a brain für die "E-Mail-Archivierung on-demand" bietet ab sofort für ca. 12,- Euro/Mitarbeiter/Monat alle Dienstleitungen des E-Mail-Managements aus einer Hand an, inklusive Trafik, E-Mail-Schutz, E-Mail-Kommunikation (Sicherung der Zustellung via RPost), dokumentenechtes Archiv sowie die Nachbearbeitung. "iMARC von rent a brain umfasst revisionssicher genau die Funktionen zusammen die wir gesucht haben, um unseren Kunden die gesamte E-Mail-Kommunikation abzusichern. Mit diesem Angebot können wir auch Neukunden als erster Provider ein Paket anbieten, das auch alle deutschen und internationalen rechtlichen Anforderungen erfüllt. Die Unabhängigkeit von der Groupware ist für uns als Provider ein Muss." sagte Cornelius Walz der Geschäftsführer von INDECA NET als er diese strategische Entscheidung für sein Haus traf.

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hsp: Kostenloser Download der GDPdU Prüf- und Analysesoftware Opti.Dat Kanzlei freigegeben

Mit Opti.Dat Kanzlei lesen Steuerberater die Datenträger Ihrer Mandanten und kontrollieren, ob diese vom Betriebsprüfer mit der Prüfsoftware IDEA verarbeitet werden können: Welche Meldungen gibt es? Wie ist die Datenqualität? Sind die Daten vollständig oder werden zu viele Daten zur Verfügung gestellt? Was ist bei internationalen Datenbeständen zu beachten? Die Prüfung auf GDPdU-Konformität zeigt nicht nur, dass der Datenträger möglicherweise fehlerhaft ist, sondern auch, um welche Fehler es sich handelt. Opti.Dat Kanzlei kann mit der kostenlosen Demo-Version getestet werden, die unter www.archivierungspflicht.de heruntergeladen werden kann.

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SER: Kanzlei Voss Schnitger Steenken Bünger und Partner automatisiert Bearbeitung von Steuerbescheiden und Dokumentenmanagement

Die Kanzlei Voss Schnitger Steenken Bünger und Partner – Steuerberater – Rechtsanwalt – Vereidigte Buchprüfer – Wirtschaftsprüfer realisiert ihre Vision von der papierlosen Vorgangsbearbeitung mit der DOXiS iECM-Suite. Besonders überzeugten die Berater die intelligenten Funktionen und Möglichkeiten der SERbrainware-Technologie zur Klassifikation, Extraktion und assoziativen Suche. Verarbeitet und im DOXiS Archiv abgelegt wird die gesamte Eingangspost. Relevante Daten aus den Steuerbescheiden werden automatisch ausgelesen und an die vorhandene Steuersoftware übergeben.

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Mobius: Neue Lösung für Content Integration von Mobius spart IT-Kosten

Mobius präsentiert eine neue Version des Total Content Integrator (TCI), einer frei verfügbaren, standardbasierten Lösung für die Suche und Bereitstellung von Content aus unterschiedlichen Quellen (Repositories). Dank der Weiterentwicklung 3.1 kann die auf Webservices basierende Software in praktisch jede Dritt- oder In-House-Anwendung integriert werden. Dadurch bietet sie nahtlosen, einheitlichen Zugang zu ungleichen Content Repositories, Datenbanken, Dateisystemen und E-Mail-Anwendungen, der gleichzeitig die Kosten von Desktopsoftware dramatisch reduziert. Eigene Viewer für unterschiedliche Content Repositories, zum Beispiel von EMC, Documentum, FileNet und IBM, sind nicht mehr erforderlich. Dabei wird die Produktivität im gesamten Unternehmen gesteigert, da den Nutzern sämtliche Inhalte auf Knopfdruck bereitgestellt werden. Diese Vorteile nutzt die Postbank erfolgreich bei der Integration ihrer bestehenden Archivsysteme für den einheitlichen, unternehmensweiten Zugriff auf Content durch Mitarbeiter und Mandanten.

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mentana-claimsoft: Lösung für Aufbewahrungsanforderungen bei Sozialversicherungsträgern gemäß § 41 SRVwV

Die gesetzlichen Krankenkassen sind verpflichtet, aufbewahrungspflichtige Belege ausschließlich unter Verwendung qualifizierter personenbezogener Signaturen zu scannen, sofern die Originalbelege vernichtet werden. Da dieser Prozess bei Millionen von zu verarbeitenden Dokumenten nur automatisch zu realisieren ist, muss zusätzlich durch den Scan-Operator in Stichproben die Ordnungsmäßigkeit des Scan- Prozesses durch qualifizierte Signatur bestätigt werden. Der Massensignaturserver "M-Doc Auto Signer" der Mentana-Claimsoft AG unterstützt dieses speziell für Sozialversicherungsträger notwendige Feature. Das Bundesversicherungsamt (BVA) hat die Lösung der Mentana-Claimsoft AG bei der Unfallkasse Thüringen geprüft und dem Verfahren die Unbedenklichkeit bescheinigt.

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Audicon: Finanzverwaltung erwirbt AIS TaxAudit zur Intensivierung der digitalen Betriebsprüfung

Zur Intensivierung der digitalen Betriebsprüfung nach den GDPdU hat sich die Finanzverwaltung des Bundes und der Länder zum bundesweiten Einsatz eines Makrocontainers entschlossen. Hierzu wurde ein Vertrag zum Erwerb von AIS TaxAudit mit der Audicon GmbH geschlossen. Bereits im Jahr 2002 hat die Finanzverwaltung ihre 14.000 Außenprüfer zur Durchführung der digitalen Steuerprüfung mit der Prüfsoftware IDEA und der Importschnittstelle SmartX von Audicon ausgestattet. Nachdem sich die Programme nunmehr vier Jahre im praktischen Einsatz bewährt haben, folgt der nächste Schritt mit dem Erwerb der AIS TaxAudit. Die Software basiert auf IDEA und SmartX und erweitert diese um Schnittstellen zu bedeutenden Buchhaltungssystemen und zahlreiche vorgefertigte Prüfmakros. Die Audicon-Prüfmakros enthalten die Erfahrung aus durchgeführten Betriebsprüfungen und liefern Hinweise auf mögliche Auffälligkeiten in den steuerrelevanten Daten – für Prüfer die Grundlage zu weiteren, intensiven Überprüfungen.

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