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Newsletter Ausgabe 04-2006 vom 07.04.2006

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Abzocke bei elektronischen Rechnungen?
  • Neue Rubrik: Elektronische Rechnungen
  • Elektronische Rechnungen: Gesetzeskonforme Rechnungsstellung – Fehlanzeige (Magdalena Baumgärtel)
  • Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender elektronischer Rechnungen
  • Lösungen: Die E-Mail im Kontext der GDPdU (Stefan Groß / Ulrich Kampffmeyer)
  • Verfahrensdokumentation: Anmerkungen zur Definition der "Verfahrensdokumentation" (Siegfried Mack)
  • Aus dem BMF: Schreiben zu Rechnungsangaben bei Empfang der Rechnung durch einen Dritten
  • Veranstaltungen: Enterprise Signature Day 2006 (Rückblick)
  • Veranstaltungen: Innovative Ansätze gegen Wirtschaftskriminalität (Kongressbericht)
  • Veranstaltungen: Termine im April und Mai
  • Stritters Forums-Spitzen: ERP – Enterprise Resource Planning System(e) ...

MESSE

  • Neuer Aussteller: Mentana Claimsoft AG
  • AvenDATA: AvenDATA feiert 700. Kunden im GDPdU-Umfeld
  • NITAG: Bacardi Deutschland gewinnt NITAG zur Umsetzung der GDPdU-Vorgaben
  • GISA: Braunschweiger Versorgungs AG & Co. KG folgt GISA-Empfehlung aus GDPdU-Check
  • GFT: GFT setzt positive Entwicklung fort
  • hsp: Die GDPdU-Lösung Opti.List verarbeitet größte Datenmengen
  • SER: Durable nutzt SAP-Einführung für Einstieg in elektronische Archivierung
  • rent a brain: Das Papier hat ausgedient!
  • Audicon: Einladung zur 5. GDPdU Jahreskonferenz: Treffen Sie die Experten
  • ARA: Strategische Partnerschaften mit Steuerberatungsgesellschaften für GDPdU-konforme elektronische Archivierung



Editorial: Abzocke bei elektronischen Rechnungen?

Für die Bundesrepublik wurden für 2003 17,6 Mrd. Euro an Steuerausfällen durch Umsatzsteuerbetrug geschätzt, davon 5 Mrd. Euro durch professionellen Karussellbetrug. Steigt die Umsatzsteuer demnächst um 3 Prozentpunkte, reiben sich die Umsatzsteuer-Betrüger die Hände: rund 3 Mrd. Euro bekommen Sie zusätzlich vom Staat geschenkt! Und woher nimmt sich der Staat dieses Geld? Von den rechtschaffenen Unternehmen. Gegen diese werden zunehmend rigoroser die Gesetze und Regelungen angewandt, die eigentlich zur Bekämpfung von Wirtschaftskriminalität großen Stils geschaffen wurden, und die es ohne diese kriminellen Machenschaften gar nicht geben würde.

Der Staat muss den Umsatzsteuerbetrug energisch bekämpfen, das ist unbestritten. Eine seiner Maßnahmen dazu ist, die formalen Anforderungen an Rechnungen immer höher zu schrauben, beispielsweise bei elektronischen Rechnungen die qualifizierte elektronische Signatur zu fordern. Kommt es zu einer Steuerprüfung haben die Prüfer bei elektronischen Rechnungen ein leichtes Spiel. Fehlt die qualifizierte elektronische Signatur als formales Rechnungskriterium, muss die gezogene Vorsteuer zurückerstattet werden.

Als steuerehrlicher Unternehmer kann ich dies nur als staatliche Schikane und Abzocke begreifen. Mir ist bei intensivem Nachdenken noch nicht eingefallen, wie ich mit meinem Internet-Provider bei einer monatlichen Rechnung von unter 100 Euro einen Umsatzsteuer-Deal einfädeln könnte. Und selbst wenn ich die zündende Idee hätte, wie ich mir monatlich 16 Euro Vorsteuer im Komplott mit dem Provider ergaunere, würden die bei der Umsetzung anfallenden Kosten den Gewinn mehr als auffressen. Nur: Gewissenhafte Außenprüfer können sich dies alles vorstellen! Oder sie müssen sich dies von Amts wegen vorstellen, obwohl alle Sachverhalte dagegen sprechen. Als Anbieter von Online-Medien brauche ich halt einen Internet-Server und zahle mit der Rechnung dafür Umsatzsteuer, die mein Provider (einer der großen der Branche) korrekt abführt. Und ich darf die Vorsteuer nicht ziehen, weil ein für dieses Geschäft unwesentliches formales Kriterium nicht erfüllt ist?

Wer als Rechnungsempfänger beim Lieferanten nicht hartnäckig sein Recht auf eine korrekte Rechnung einfordert, ist bei einer Außenprüfung der Dumme. Die Rechnungsaussteller machen es sich dabei oft sehr einfach: Sie sparen selbst kräftig Kosten durch den elektronischen Rechnungsversand und bürden zugleich dem Rechnungsempfänger zusätzliche Kosten und Risiken auf. Auch das ist für mich Abzocke bei elektronischen Rechnungen.

Damit Sie wissen, wie Sie von den Vorteilen elektronischer Rechnungen – als Absender wie Empfänger – risikolos profitieren können, haben wir im Forum eine neue Rubrik speziell zu diesem Thema eingerichtet. Darüber hinaus haben wir – angeregt durch den Beitrag von Magdalena Baumgärtel – eine Schwarze/Graue Liste von problematischen Rechnungsversendern ins Leben gerufen. Damit möchten wir Sie vor den Rechnungsversendern warnen, die Ihnen als Rechnungsempfänger Risiko und Kosten bescheren.

Die elektronische Rechnung scheint endlich auf breiter Front vor dem Durchbruch zu stehen. Wir werden Sie zukünftig noch ausführlicher informieren, wie auch Ihr Unternehmen davon Nutzen hat.

Ihr Gerhard Schmidt


Neue Rubrik: Elektronische Rechnungen

Elektronische Rechnungen haben für Absender und Empfänger viele Vorteile. Um diese nutzen zu können, muss insbesondere der Rechnungsempfänger einiges beachten. Dazu gehört die Verifikation der qualifizierten elektronischen Signatur sowie die revisionssichere Aufbewahrung. In der neuen Forums-Rubrik „Elektronische Rechnungen“ erfahren Sie, wie Sie gesetzeskonform und risikolos mit elektronischen Rechnungen verfahren müssen, um deren Vorteile nutzen zu können.

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Elektronische Rechnungen: Gesetzeskonforme Rechnungsstellung – Fehlanzeige (Magdalena Baumgärtel)

Der Telekommunikations-Anbieter Arcor führt ab 1. April 2006 ein neues Rechnungsverfahren ein. Bis jetzt hat Arcor die Rechnungen inklusive Einzelverbindungsnachweis digital als PDF-Anhang zugeschickt - ohne qualifizierte digitale Signatur. Bei Anfrage nach einer gesetzeskonformen Rechnung schickte Arcor Zweitschriften postalisch zu. Ab dem 1. April 2006 gilt bei Arcor folgendes Verfahren: Arcor sendet eine Mail mit einem Link auf die Kunden-Service Seite. Hier werden die Rechnungen hinterlegt. Hier kann der Kunde sich einloggen und seine Rechnung Anschauen, Ausdrucken oder Versenden - rund um die Uhr. Die Bemühungen von Magdalena Baumgärtel beim Arcor-Kunden-Center um eine Auskunft waren nicht zufriedenstellend. Angeblich wird dieses Verfahren aus Gründen der Sicherheit eingeführt. Pech für alle KMU-Firmen, Freiberufler und Selbständige, die eine steuerrechtlich gesetzeskonforme Rechnung zum Vorsteuerabzug benötigen?

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Schwarze/Graue Liste: Problematische Versender elektronischer Rechnungen

Auf dieser neuen Seite des Forums werden zukünftig Unternehmen aufgeführt, die elektronische Rechnungen versenden, welche bei ihren Kunden, den Rechnungsempfängern Probleme und Risiken verursachen können. Die Unternehmen wurden dem "Forum Elektronische Steuerprüfung" von dessen Besuchern gemeldet, weil sie negative Erfahrungen mit dem elektronische Rechnungen ausstellenden Unternehmen gemacht haben. Das Forum bemüht sich um eine Klärung bei den gemeldeten Unternehmen und dokumentiert deren Reaktion. Wenn Sie selbst schon schlechte Erfahrungen mit einem Aussteller elektronischer Rechnungen gemacht haben, teilen Sie uns das doch bitte mit.

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Lösungen: Die E-Mail im Kontext der GDPdU (Stefan Groß / Ulrich Kampffmeyer)

Die Kommunikation via E-Mail nimmt im Geschäftsleben einen so breiten Raum ein, dass die Frage, wie diese Dokumente im Hinblick die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zu behandeln sind, in der Praxis von eminenter Bedeutung ist. Während reine Textverarbeitungsdokumente, die zur weiteren Verwendung ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden - obschon sie ebenfalls mit Hilfe von DV-Anlagen erstellt werden - nicht der elektronischen Aufbewahrungspflicht nebst maschineller Auswertbarkeit unterliegen tendiert die Meinung bei E-Mails wie auch computerbasierten Faxmitteilungen zur gegenteiligen Auffassung. Stefan Groß und Ulrich Kampffmeyer klären auf.

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Verfahrensdokumentation: Anmerkungen zur Definition der "Verfahrensdokumentation" (Siegfried Mack)

Siegfried Mack setzt sich auf einer theoretischen Ebene mit dem Editorial des letzten Newsletters "Verfahrensdokumentation: Modell welcher Realität?" auseinander und beendet seine Erörterungen: Die Definition der Verfahrensdokumentation scheint auf den ersten Blick sehr überzeugend. Das liegt m. E. daran, dass die Bedeutungsfelder der verwendeten Begriffe sehr groß sind, die der Interpretierende nach seinem „Wissen“ assoziativ einschränkt und so schnell zu „seinem“ Bild gelangt. Tatsächlich aber zeigt diese Definition fast das gleiche Darstellungssyndrom wie die GoBS selbst: Sie ist sehr allgemein und verlangt noch einige Interpretationsarbeit, bis man zur einem wirklich verwertbaren Modell der Verfahrensdokumentation kommt bzw. zu einer Handlungsanweisung zur Erstellung desselben gelangt. Das Gute an dieser Definition besteht offenbar darin, dass sie eine Anstrengung zur begrifflichen Analyse herausfordert, deren Ergebnis einen Weg und Instrumente zur Konstruktion eines objektorientierten Dokumentationsmodells für die Verfahrensdokumentation liefert. Vielleicht auch zu „objektorientiert formulierten“ GoBS?

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Aus dem BMF: Schreiben zu Rechnungsangaben bei Empfang der Rechnung durch einen Dritten

BMF-Schreiben vom 28. März 2006 (- IV A 5 - S 7280 a - 14/06 -): § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) - Angabe des vollständigen Namens und der vollständigen Anschrift des Leistungsempfängers in der Rechnung bei Empfang der Rechnung durch einen beauftragten Dritten

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Veranstaltungen: Enterprise Signature Day 2006 (Rückblick)

Mehr als 500 Teilnehmer informierten sich beim Enterprise Signature Day 2006 in Düsseldorf – veranstaltet vom Signaturspezialisten AuthentiDate – über Theorie und Praxis zum Thema „digitale Signaturen in Geschäftsprozessen“. Im Zusammenhang mit der elektronischen Steuerprüfung besonders interessant waren Lösungen für elektronische Rechnungen. Die waren zu sehen für Rechnungsaussteller wie für Rechnungsempfänger, für Unternehmen jeder Größe und für jedes Rechnungsvolumen. Auch kleinen Unternehmen als Rechnungsempfänger stehen heute einfach zu handhabende Lösungen zur Verfügung, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Charakteristisch für diese Lösungen ist, dass sie den gesamten Lebenszyklus elektronischer Rechnungen im Auge haben, von der Erstellung durch den Absender bis zur revisionssicheren Archivierung durch den Empfänger. Da der Rechnungsempfänger die elektronische Signatur einer Rechnung verifizieren muss, der Rechnungsaussteller dies dem Empfänger verständlicherweise nicht abnehmen darf, bietet es sich an, einen Dritten in den Versandweg einer elektronischen Rechnung einzubinden, der die Verifikation der Signatur und deren Dokumentation übernimmt. Der Empfänger erhält dann zusammen mit der Rechnung die Dokumentation der Verifikation und muss beides „nur“ noch archivieren. Doch auch dafür gibt es einfache Lösungen für Unternehmen jeder Größe.

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Veranstaltungen: Innovative Ansätze gegen Wirtschaftskriminalität (Kongressbericht)

Wie kann man Wirtschaftskriminalität wirksam bekämpfen? Dieser Frage widmeten sich rund 180 Experten aus Wirtschaft, Politik und Unternehmen auf dem Fachkongress "Innovative Ansätze gegen Wirtschaftskriminalität" am 29. März 2006 in Hamburg. Bei diesem branchen- und länderübergreifenden Austausch – veranstaltet von der Techniker Krankenkasse (TK) und dem Institute Risk & Fraud Management der Steinbeis-Hochschule – diskutierten sie, welche Strategien und Maßnahmen im Kampf gegen Betrug und Korruption auch in Zukunft wirksam sind. Wirtschaftskriminalität hinterlässt meist Spuren in der IT. Mit der geeigneten Software lassen sich diese Spuren finden. Dass dazu Software auf mathematisch-statistischer Methodenbasis zählt, wie Benford’s Law und der Chi-Quadrat-Test, also Software, die auch im Kontext der elektronischen Steuerprüfung eingesetzt wird, ist nicht überraschend. Denn die Grenzen zwischen Steuerprüfung, Steuerfahndung und Wirtschaftskriminalität sind fließend.

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Veranstaltungen: Termine im April und Mai

* Digitale Betriebsprüfung in SAP (Management Circle): 26.04. Köln
* Corporate Transfer Pricing (IQPC): 26.-27.04. Berlin
* 5. GDPdU- Jahreskonferenz (Audicon / Ernst & Young): 03.05. Köln, 08.05. Hamburg, 12.05. Mannheim, 23.05. München
* Elektronische Rechnungen und andere Signaturanwendungen (B&L Management Consulting): 08.05. Frankfurt
* Aufbau und Funktion eines Internen Kontrollsystems (IKS) in der Entgeltabrechnung (datakontext- tagungen): 11.05. Stuttgart


Stritters Forums-Spitzen: ERP – Enterprise Resource Planning System(e) ... bei Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie diesmal Ihren CIO oder Ihren IT-Leiter oder Ihren „EDV-Mann für Alles“

Genial, der Zeitpunkt war schon lange günstig. Jetzt konnte endlich, endlich mal Vorstandsvorsitzender Schmidt-Schulze – auf Neudeutsch CEO – seinem unbequemen Handicap-Gegner Maier-Müller – auf Neudeutsch ebenfalls CEO – aber vom Mitbewerber XYZ zeigen, was ein richtiges „IT-Handicap“ ist ... ! Wir nehmen uns diesmal des Dauerbrenner-Themas „Standardsoftware vs. ERP-System vs. Revisionssicherheit“ an. Wenn Sie wissen wollen, was Stritter's Forums-Spitzen dieses Mal zu betrachten haben, dann klicken Sie schnell

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Neuer Aussteller: Mentana Claimsoft AG

Die Mentana Claimsoft AG entwickelt seit 1996 Software für die Bereiche Dokumenten- und Datensicherheit und ist spezialisiert auf Softwarelösungen zur Nutzung der Signaturtechnologie. Die Mentana Claimsoft AG ist der führende Entwickler für Signatur- und PKI-Lösungen in Deutschland. Neben dem Kerngeschäftsfeld elektronische Rechnungen bildet einen weiteren Schwerpunkt Signatursoftware für die speziellen Bedürfnisse in Steuerberater-, Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfer-Kanzleien sowie im Justiz- und Behördenbereich.

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AvenDATA: AvenDATA feiert 700. Kunden im GDPdU-Umfeld

Kaum ein Unternehmen in Deutschland verfügt über eine solche Detailtiefe im Bereich digitale Betriebsprüfung, wie die AvenDATA GmbH. Die AvenDATA bedient dabei Ihre Kunden in allen Bereichen der digitalen Betriebsprüfung. Sei es die Datenkonvertierung mit TransDATA, die Erstellung einer softwaregestützten Verfahrensdokumentation, die Abschaltung von Altsystemen oder die Beratung im Rahmen von Workshops. Zu unseren Kunden gehören Unternehmen aus allen Bereichen der deutschen Wirtschaft. Vor allem aus dem Automotive-, Energieversorger-, Banken-, Maschinenbau-, Krankenhaus-, Einzelhandel-, Großhandel-, Funk & Fernseh-, Pharma, Consulting-, Verlagsbereich.

NITAG: Bacardi Deutschland gewinnt NITAG zur Umsetzung der GDPdU-Vorgaben

Mit der Umsetzung der GDPdU-Vorgaben für die elektronische Prüfbarkeit von steuerrelevanten Daten hat Bacardi Deutschland die Hamburger NITAG, Norddeutsche IT-Audit GmbH, ein Unternehmen der Vater Unternehmensgruppe, beauftragt. Der Spezialist für digitale Steuerprüfungen und Unternehmensberatungen hat dabei Daten aus dem führenden SAP R/3 System sowie aus verschiedenen so genannten Satellitensystemen separiert und extrahiert. Im Rahmen einer Prüfungssimulation mittels der von der Finanzbehörde offiziell eingesetzten Prüfsoftware IDEA wurde die korrekte Auswertbarkeit der Daten überprüft und bescheinigt. Das GDPdU-Projekt, das die Zusammenarbeit von verschiedenen Fachbereichen und die Koordination unterschiedlicher Ressourcen erforderte, lief von Anfang an reibungslos: "Nach Abschluss des GDPdU-Projektes können wir nun auch einer elektronischen Betriebsprüfung gut vorbereitet entgegen sehen."

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GISA: Braunschweiger Versorgungs AG & Co. KG folgt GISA-Empfehlung aus GDPdU-Check

Die Braunschweiger Versorgungs AG & Co. KG folgt der GISA-Empfehlung aus dem GDPdU-Check (Grundsatz zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und führt rechtskonforme Archivierungslösungen für SAP und Non-SAP Systeme ein, die deutliche Mehrwerte und Kosteneinsparungen für das Unternehmen bringen. So führt die GISA GmbH gemeinsam mit der Braunschweiger Versorgungs AG & Co. KG ein SAP Datenarchivierungsprojekt durch, mit dem die Datenbank drastisch verkleinert wird. Mit Hilfe der PBS-Add ons stehen die Daten per Knopfdruck („on Demand“) zur Verfügung. Durch die Implementierung des GISA-XML-Konverters werden die Daten aus den Vor- und Umsystemen nach Vorgabe der Finanzverwaltung automatisiert bereitgestellt.

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GFT: GFT setzt positive Entwicklung fort

GFT Technologies AG, ein führender europäischer Anbieter für innovative IT-Lösungen, gibt die Ergebnisse 2005 bekannt. Die Unternehmensgruppe erzielte im Geschäftsjahr 2005 einen Umsatz von 121,0 Mio. EUR. Das Ergebnis vor Steuern betrug im Berichtsjahr 1,6 Mio. EUR nach -2,2 Mio. EUR im Vorjahr. Der Jahresüberschuss belief sich auf 1,1 Mio. EUR nach -3,9 Mio. EUR im Vorjahr. Auch für das laufende Geschäftsjahr wird eine weitere deutliche Steigerung bei Umsatz und Ergebnis erwartet.

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hsp: Die GDPdU-Lösung Opti.List verarbeitet größte Datenmengen

Bei der Auswahl einer GDPdU-Lösung sollten Unternehmen darauf achten, dass die benötigten Archivierungs- und Analysekapazitäten durch die ins Auge gefasste Softwarelösung abgedeckt werden. Die GDPdU-Komplettlösung Opti.List arbeitet mit der weltweit bewährten Progress-Software in der Entwicklung und Datenarchivierung sowie mit dem Analysetool InfoZoom, das optional integriert werden kann. Mit diesen Komponenten lassen sich auch größte Datenmengen performant verarbeiten, archivieren und auswerten.

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SER: Durable nutzt SAP-Einführung für Einstieg in elektronische Archivierung

Der Hersteller von Büroorganisationsmitteln Durable Hunke & Jochheim GmbH & Co. KG hat sich für die elektronische Archivierung mit DOXiS iECM entschieden. Anlass war die anstehende Einführung des ERP-Systems SAP R/3 4.7. Sie wurde dazu genutzt, mit dem Aufbau einer integrierten Unternehmenslösung zu beginnen und als ersten Schritt die Archivierung von Eingangsrechnungen im DOXiS Archiv zu realisieren.

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rent a brain: Das Papier hat ausgedient!

Mit neuen Versionen und intelligenter Integration ihrer Produkte haben die rent a brain GmbH und RPost Europe einen neuen Weg für die sichere E-Mail-Kommunikation und anschließende Ablage geschaffen. Ab sofort kann jeder Benutzer über seinen E-Mail-Client Verträge, Angebote, Auftragsbestätigen, Rechnungen etc. sicher versenden. Eine neue Ära der elektronischen Kommunikation ist geboren: Eine E-Mail in einem System iMARC / RPost ist sicherer als einen Dokument auf Papier. Durchgehende, revisionssichere Abläufe sichern den gesamten Prozess. Online Bestätigungen melden die Übermittlung und das Öffnen der Dokumente, und die digitale Unterschrift wacht über die Echtheit des Inhaltes.

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Audicon: Einladung zur 5. GDPdU Jahreskonferenz: Treffen Sie die Experten

Wir freuen uns, Sie zur 5. GDPdU-Jahreskonferenz von Ernst & Young und Audicon einladen zu können. Gemeinsam mit renommierten Vertretern der Finanzverwaltung und Unternehmen wollen wir Ihnen einen tiefen Einblick in die aktuellen Entwicklungen im Bereich der GDPdU geben. Profitieren Sie von Praxiserfahrungen anderer Unternehmen und erfahren Sie von ausgewiesenen Experten das Wichtigste über den Mehrwert der GDPdU für Ihr Unternehmen. Schauen Sie hinter die Kulissen und informieren Sie sich über den Einsatz von Prüfungsmakros in der Finanzverwaltung.

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ARA: Strategische Partnerschaften mit Steuerberatungsgesellschaften für GDPdU-konforme elektronische Archivierung

Viele Unternehmen nutzen mehrere, zum Teil autarke IT-Systeme zur Verarbeitung von steuerrelevanten Vorgängen. Neben dem Rechnungswesen kommen diverse Systeme u.a. für das Auftrags- und Abrechnungswesen zum Einsatz. Damit ist die geforderte Verknüpfbarkeit zwischen steuerrelevanten Datenbeständen nicht mehr gewährleistet. Die Dienstleistungs- und Softwarekomponenten von ARA versetzen Steuerberater in die Lage, ihren Mandanten systemübergreifende Archivierungslösungen anzubieten. Der Benefit für die Unternehmen liegt darin, dass sämtliche steuerrelevanten Daten in Zusammenhänge gesetzt werden, gemeinsam analysiert, auf Datenqualität, Plausibilität, Lücken und Dupletten überprüft werden können. Mit Hilfe der integrierten Analysetools können die Daten flexibel analysiert werden und stellen dabei gleichzeitig die Basis für einen unternehmensweiten Informationspool dar.

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Newsletter vom 07.04.2006 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

19.09.2020

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