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Newsletter Ausgabe 08-2005 vom 12.08.2005

Inhalt:

MAGAZIN

    • Editorial: 4 Jahr GDPdU
    • Prüfungspraxis: Sicherheitsdilemma bei Prüfernotebooks (Gerhard Schmidt)
    • Probleme: Digitale Betriebsprüfung aus Sicht betroffener Unternehmen (Roger Odenthal)
    • Lösungen: Überprüfung (Verifikation) elektronischer Rechnungen (Raoul Kirmes)
    • Lösungen: Die Zeit ist reif ... für E-Mail-Archivierung (Günter Weick)
    • Prüfsoftware: Einsatzmöglichkeiten von Prüfsoftware (Rolf Falz)
    • Lösungen: Marktstudien Enterprise-Content-Management und Business-Process-Management
    • Veranstaltungen: Vorschau DMS-EXPO
    • Literatur: IT-Controlling für Mittel- und Kleinbetriebe
    • Veranstaltungen: Termine im August und September


    MESSE

    • GISA: GDPdU und SAP IS-U - GISA präsentiert Lösung für Energieversorger
    • XABAAR: Strategische Kooperation mit SAND Technology Deutschland GmbH
    • rent a brain: 1-Tages-Audits zu Email-Archivierung mit Partner Vation Technology
    • hsp: hsp auf der DMS 2005
    • UnITeK: UnITeK auf der DMS 2005
    • Audicon: Von der digitalen Betriebsprüfung zur digitalen Abschlussprüfung
    • SER: Aktenberg von einer Milliarde Ordnern in Deutschlands Firmen
    • daa Consult: Mit Methodik gegen die Datenflut - GDPdU-Anwenderbericht

    Editorial: 4 Jahr GDPdU

    Haben Sie es bemerkt? Die GDPdU feierten kürzlich, am 16. Juli ihren vierten Geburtstag! Anlass für einen kleinen Rückblick. Nach einer ersten emotionalen Phase bei den betroffenen Unternehmen und den Lösungsanbietern, die sich ein schnelles Geschäft versprachen, kehrte allmählich Sachlichkeit in die Diskussion ein. Dabei zeigte sich immer deutlicher, wie unerwartet komplex die Lösungsproblematik ist. Es reicht eben nicht,  bestimmte Daten (die steuerlich relevanten) aus einigen Systemen zu exportieren und elektronisch aufzubewahren. Eine GDPdU-Lösung kann die IT-Architektur und das IT-Management im Unternehmen im Fundament erschüttern. Wirtschaftlich sinnvolle, doch grundsätzlich neue Lösungen wie ein Enterprise-Content-Management-System im Unternehmen einzuführen, Lösungen, die dann auch die GDPdU-Anforderungen abdecken, braucht seine Zeit. Und so beginnt erst jetzt, nach vier Jahren, das Geschäft für die Lösungsanbieter interessant zu werden. Weitgehender Stillstand herrscht dagegen nach wie vor bei der Mehrzahl der Steuerberater. Viele ihrer Mandanten werden das in einigen Jahren bei Außenprüfungen zu spüren bekommen. Und die Finanzverwaltung? Sie zeigte sich in ihren offiziellen Verlautbarungen äußerst unbeweglich. Daneben merkt sie zunehmend, dass es mit dem Erwerb von Lizenzen für Prüfsoftware nicht getan ist. Das gesamte Prüfsystem (Software, Hardware, Vernetzung, Schulung, Administration etc.) nach IT-Standards zu betreiben, wie sie etwa durch die GoBS für die Buchführungssysteme der Unternehmen vorgeschrieben sind, ist eine anspruchsvolle Aufgabe. So ist die Finanzverwaltung bei ihrer IT mit den selben finanziellen, technischen und administrativen Widrigkeiten konfrontiert, wie die Unternehmen auch. Der Teufel steckt - so die Erkenntnis von heute - bei der Umsetzung und Anwendung der elektronischen Steuerprüfung für alle Betroffenen und Beteiligten im Detail. Und so wird uns das Thema GDPdU noch viele weitere Jahre beschäftigen.

    Ihr Gerhard Schmidt


    Prüfungspraxis: Sicherheitsdilemma bei Prüfernotebooks (Gerhard Schmidt)

    Daten- und IT-Sicherheit spielt bei der elektronischen Steuerprüfung eine wesentliche Rolle, sowohl auf Seiten der geprüften Unternehmen als auch auf Seiten der Finanzverwaltung. Bei der Datenträgerüberlassung können die Sicherheitsinteressen von Unternehmen und Finanzverwaltung jedoch miteinander in Konflikt geraten. Das Unternehmen möchte dem Prüfer verschlüsselte Daten übergeben, der Prüfer akzeptiert jedoch zum Schutze seines Notebooks in manchen Bundesländern nicht alle Entschlüsselungsverfahren. Diese Unterscheidung ist nicht gerechtfertigt. Wenn die Finanzverwaltung die Übergabe verschlüsselter Datenträger nicht verbieten möchte, muss sie entweder ein bestimmtes Verschlüsselungsverfahren verbindlich vorschreiben oder alle Entschlüsselungsverfahren akzeptieren.


    Probleme: Digitale Betriebsprüfung aus Sicht betroffener Unternehmen (Roger Odenthal)

    Die Unternehmen erwarten von der Finanzverwaltung klare Vorgaben und Ausführungsbestimmungen zur digitale Betriebsprüfung, sowie Verständnis für praktische Umsetzungsprobleme. Demgegenüber wirkt die Finanzverwaltung mit ihren Einlassungen merkwürdig blass. Alle die Einführung der neuen Prüftechniken begleitenden Versprechungen wie kürzere Prüfungsdauern, keine Ausweitung der Außenprüfung, zeitnähere Betriebsprüfungen oder Vermeidung zusätzlicher Belastungen der Betriebe blieben bisher sämtlich unerfüllt. Stattdessen werden die Steuerpflichtigen mit kostenintensiven, teilweise exotischen und praxisfernen Anforderungen konfrontiert, deren Sinn kritisch hinterfragt werden muss.


    Lösungen: Überprüfung (Verifikation) elektronischer Rechnungen (Raoul Kirmes)

    Der Beitrag von  Raoul Kirmes im letzten Newsletter "Maschinell auswertbare Daten im Sinne der GDPdU und revisionssichere Belege im Sinne des HGB sind zweierlei" hat bei einem Leser neben lebhaftem Interesse auch folgende Frage aufgeworfen: Wie muss man ganz praktisch vorgehen, um die dem elektronischen PDF-Beleg beigefügte Signatur auf Gültigkeit zu überprüfen? Raul Kirmes beantwortet diese, bestimmt auch für viele andere Leser interessante Frage ausführlich und anschaulich unter anderem anhand von Abbildungen und eines illustrativen Filmes.


    Lösungen: Die Zeit ist reif ... für E-Mail-Archivierung (Günter Weick)

    Gleichgültig ob es um Ideen, Einsichten, Technologien oder Produkte geht: Wenn für etwas die Zeit gekommen ist lässt es sich nicht mehr aufhalten. Die Ereignisse überschlagen sich und bereits kurze Zeit später kann sich niemand mehr vorstellen, dass es jemals anders war. Eine solche Entwicklung findet momentan auf dem Feld der E-Mail-Archivierung statt. Noch 2004 meinten die meisten der von SofTrust Consulting befragten deutschen und österreichischen Unternehmen, dass für sie eine unternehmensweit organisierte E-Mail-Archivierung in nächster Zukunft kein Thema sei. Und jetzt, ein gutes Jahr später, beschäftigt sich ein Großteil genau dieser Unternehmen sehr intensiv damit.


    Prüfsoftware: Einsatzmöglichkeiten von Prüfsoftware (Rolf Falz)

    Die Einsatzmöglichkeiten von Prüfsoftware sind äußerst vielfältig. Rolf Falz, Unternehmensberater mit langjähriger Erfahrung im Einsatz von Prüfsoftware hat Beispiele für Datenanalysen und Datenauswertungen auf 41 zum Download zur Verfügung stehenden Seiten dokumentiert. Die Beispiele sind untergliedert in die Bereiche Hauptbücher, Debitoren/Außenstände, Kreditoren, Wareneingänge und Zahlungen, Ausgänge und Eingänge, Personal/Lohnbereich/Gehaltslisten, Anlagevermögen, Lagerbestände und Halbfertigprodukte, Telefonaufzeichnungen / -konten, Prüfung der Sicherheit von EDV-Anlagen, Dolose Handlungen (Unterschlagung).


    Lösungen: Marktstudien Enterprise-Content-Management und Business-Process-Management

    Die 2-bändige Studie "ECM/BPM Edition" der dsk Beratungs-GmbH ist die umfassendste Produktanalyse für Enterprise-Content-Management und Business-Process-Management im deutschsprachigen Raum. Sie präsentiert aktuelle herstellerunabhängige und produktneutrale Testergebnisse zum unmittelbaren Produktvergleich. Somit ist sie eine hervorragende Arbeitsgrundlage für die Softwareauswahl und Projektarbeit. Die Produkte, bei denen für bestimmte Funktionalitäten Zusatzmodule oder projektspezifische Programmierung notwendig sind, werden deutlich herausgestellt. Die Studie ist eine gelungene Kombination von praxisorientierten Leitfäden zur Projektarbeit, ausführlichen Beschreibungen integrierter Produktsuiten und vergleichbaren Testergebnissen.

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    Veranstaltungen: Vorschau DMS-EXPO

    Die DMS-EXPO bietet ideale Möglichkeiten, sich über GDPdU-Lösungen zu informieren. Die Messe findet in diesem Jahr vom 27. bis 29. September letztmals (vor dem Umzug nach Köln) in Essen statt. Die GDPdU sind auf der DMS-EXPO nicht nur an den Messeständen präsent, sondern auch in Veranstaltungen. Am Dienstag, 27. September findet in der begleitenden Fachkonferenz am Nachmittag ein Workshop "Compliance / GDPdU" statt. Am Mittwoch, 28. September diskutiert auf dem Podium des VOI-Forums eine Expertenrunde unter der Leitung von Dr. Ulrich Kampffmeyer über die GDPdU.



    Literatur: IT-Controlling für Mittel- und Kleinbetriebe

    IT-Aufwendungen zählen zu den wichtigsten Kostentreibern im Unternehmen. Schaut man jedoch in das Rechnungswesen mittelständischer Unternehmen, so finden sich wenig aussagekräftige Anhaltspunkte über die Aufwendungen für die IT. Diese steigen seit Jahrzehnten und werden von immer mehr Konten gleichzeitig erfasst. Damit wird für Sie eine erfolgreiche Steuerung des IT-Bereichs zusehends schwieriger. Vermehrt wird somit die Forderung nach einem wirksamen IT-Controlling im Mittelstand gestellt. Wie Sie diese Forderung erfüllen, zeigt praxisgerecht das Buch von Professor Dr. Dr. Thomas Jaspersen aus dem ERICH SCHMIDT VERLAG. Das komplexe Gebiet des IT-Controllings wird anschaulich in vier Bereichen dargestellt: IT-Controlling im Rechnungswesen, operatives IT-Controlling, strategisches IT-Controlling, Controlling durch IT-Outsourcing/-Insourcing. Das Buch richtet sich in erster Linie an Praktiker.

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    Veranstaltungen: Termine im August und September

    * Abschaltung von Altsystemen vor dem Hintergrund der GDPdU (SER): 16.08.05 Berlin
    * IDEA /AIS TaxAudit / AIS TaxMart-Schnupperseminare (Audicon): 19.08.05 Stuttgart, 12.09.05 Düsseldorf, 19.09.05 Franfurt, 26.09.05 Hamburg
    * GDPdU-Strategieworkshop (SAP): 05.-06.09.05 Berlin
    * GDPdU-Infotag (SAP): 16.09.05 Hamburg
    * DMS-EXPO (Messe Köln): 27.-29.09.05 Essen


    GISA: GDPdU und SAP IS-U - GISA präsentiert Lösung für Energieversorger

    Die GISA GmbH bietet Energieversorgern erstmals eine Lösung, die eine Datenextraktion (Z3) und umfangreiche Auswertungen nach Z1 auch nach der Datenarchivierung im Abrechnungssystem SAP IS-U ermöglicht. Täglich werden im SAP IS-U Unmengen von Daten produziert, die seit Inkrafttreten der GDPdU 2002 digital vorgehalten werden müssen. Nach wie vor wissen viele Unternehmen nicht, wie sie angesichts wachsender Datenmengen und auch immer umfangreicherer SAP-Systeme vorgehen sollen. Durch die wachsenden Systeme und die Angst vieler Unternehmen dass nach einer Datenarchivierung die Auswertbarkeit im vollen Umfang nicht mehr gewährleistet ist, stehen viele Unternehmen vor größeren Hardware Investitionen. Das muss nicht sein. Abhilfe schafft da die GISA Lösung mit der nicht nur rechtliche Anforderungen erfüllt werden, sondern vielmehr auch Mehrwerte und Kosteneinsparungen generiert werden.


    XABAAR: Strategische Kooperation mit SAND Technology Deutschland GmbH

    Die Grundlage des Systemansatzes des Xabaar-Warehouse (Information Warehouse on Demand) ist, Daten mit Ihren Strukturbeschreibungen nach präzise definierten Anforderungen - z.B. denen der GDPdU - in Langzeit-Datenarchive für viele Jahre sicher für die spätere Auswertung zu archivieren. Für diese Zwecke hat SAND Technology das SAND Searchable Archive(tm) als äußerst kompakten analytischen Speicher entwickelt. Im SAND Searchable Archive werden die zu archivierenden Daten mit etwa 5-10 Prozent des Platzbedarfs vergleichbarer relationaler Data Warehouses oder Datenbanken gespeichert. Dies bedeutet im Vergleich zu einer ähnlichen indexierten relationalen Datenbank eine 85-prozentige Kompression.

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    rent a brain: 1-Tages-Audits zu Email-Archivierung mit Partner Vation Technology

    Die Archivierung von E-Mails ist eine notwendige Maßnahme im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Risiko-Vorsorge in Unternehmen. Vorstände und Geschäftsführer sind explizit zur Einrichtung eines Risk Management Systems verpflichtet und haben dafür Sorge zu tragen, dass in ihrem Verantwortungsbereich geeignete Maßnahmen zur Risiko-Vorsorge getroffen werden. Vation Technology GmbH bietet in den Monaten August und September 2005 zusammen mit der Firma rent a brain GmbH individuelle 1-Tages-Audits zu Email-Archivierung zum Sonderpreis an. Die Audits sollen Unternehmen in einem individuellen Überblick aufzeigen, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht und bilden die Basis für weitere, tiefergehende Untersuchungen.

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    hsp: hsp auf der DMS 2005

    Die hsp GmbH wird auch in diesem Jahr auf der DMS in Essen vom 27. - 29. September vertreten sein und Ihre GDPdU-Lösung Opti.List präsentieren. Opti.List ist eine systemunabhängige, branchenneutrale Archivierungskomponente, die jede kaufmännische Software ideal ergänzt. Die multifunktionale Software archiviert und analysiert steuerrelevante Daten anwendungsübergreifend aus unterschiedlichen Produktivsystemen - unabhängig von den verwendeten ERP- und Officelösungen - revisionssicher und GDPdU-konform. Ist ein DMS vorhanden, bereitet Opti.List die Daten für die gemeinsame Ablage von Daten und Dokumenten auf.  Schwerpunktmäßig sollen in diesem Jahr folgende Neuerungen vorgestellt werden: Integration des leistungsstarken Analysetools InfoZoom sowie die Übergabe der relevanten Daten an die DocuSystems Verfahrensdokumentation.

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    UnITeK: UnITeK auf der DMS 2005

    Die UnITeK GmbH, Vaterstetten präsentiert zusammen mit ihrem Partner DISC GmbH auf der DMS-EXPO in Essen vom 27. - 29. September ein umfangreiches Angebot an GDPdU-Lösungen. DocuMatic GoBS Store für GDPdU ist eine umfassende Lösung für die Archivierung nach GoBS und nach GDPdU, die zum einen die Auswertbarkeit der Daten nach Z1 bis Z3 gewährleisten und zum anderen die revisionssichere Aufbewahrung der Daten sicherstellen. Daneben zeigt UnITeK das auf Data-Matrix-Codes basierende Papermatic-Verfahren, durch das Papier zum Datenträger wird. Das Verfahren eröffnet der Verarbeitung von Eingangsrechnungen völlig neue technische Perspektiven.

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    Audicon: Von der digitalen Betriebsprüfung zur digitalen Abschlussprüfung

    Die AIS TaxAudit analysiert die Daten für die Betriebsprüfung, Lohnsteuer-Außenprüfung und die Umsatzsteuer-Sonderprüfung. Die Software ermöglicht die vollständige Prüfung relevanter Prüffelder unter einer ergonomisch gestalteten, einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Grundlage für die Prüfung ist der Datenimport der dazu notwendigen steuerlich relevanten Daten nach dem vom Bundesamt für Finanzen in den GDPdU empfohlenen Beschreibungsstandard. Als Ergebnis erhält der Anwender einen Prüfbericht zur weiteren Auswertung. Es liegt nahe, dieses Know-How und diese technischen Grundlagen auch für die Jahresabschlussprüfung einzusetzen. Ab Herbst diesen Jahres wird Audicon ein für die Jahresabschlussprüfung maßgeschneidertes Produkt anbieten, mit dem Sie wichtige, im Rahmen dieser Prüfung anfallende, Prüfungshandlungen automatisieren können.


    SER: Aktenberg von einer Milliarde Ordnern in Deutschlands Firmen

    Zwar passen die klassischen Aktenordner nach Meinung von zwei Drittel der Unternehmen nicht mehr ganz in die heutige Computerzeit, weil sie die Produktivität in den Büros hemmen. Trotzdem ist nach einer Erhebung des Softwarehauses SER Solutions in Deutschlands Firmen noch ein Aktenberg von über einer Milliarde Ordnern in Gebrauch oder steht in den Archiven der Firmen.

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    daa Consult: Mit Methodik gegen die Datenflut - GDPdU-Anwenderbericht

    Die Woellner Group begann im Herbst 2004 ihre bisherige ERP-Software abzulösen und konzernweit SAP einzuführen. Außerdem sollte eine neue Dokumenten-Management-Lösung  installiert und eine GDPdU-Lösung für alle drei Zugriffsarten realisiert werden. "Unsere Wahl fiel auf die Software scanview der daa Systemhaus AG", so Projektmanager Michael Goldschmidt. "scanview(r) ist nicht nur ein leistungsfähiges Produkt, das sich leicht an SAP koppeln lässt - der Hersteller daa konnte über sein Tochterunternehmen, die daa Consult GmbH, auch die für den Erfolg des Projektes entscheidenden Beratungs- und Implementierungsdienstleistungen mit anbieten." Für die daa Consult GmbH war die intensive Zusammenarbeit mit den EDV-Spezialisten auf Kundenseite besonders wichtig für den Erfolg: "Durch die vereinten Kenntnisse über die internen Funktionszusammenhänge und über die Strukturen in ERP-Systemen konnte die Analysearbeit sehr schnell und effizient gehalten werden. Ohne diese Kooperation hätte sich der Aufwand des Projekts vervielfacht."


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    Newsletter vom 12.08.2005 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

    11.05.2022

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