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Newsletter Ausgabe 06-2005 vom 09.06.2005

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: IT-Governance und Compliance
  • Lösungen: IDEA und seine Grenzen (Stefan Groß / Ulrich Kampffmeyer)
  • Lösungen: Escrow Management bei elektronischer Archivierung (Ursula Sury)
  • Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking (Peter Eller)
  • Veranstaltungen: GDPdU-Jahreskonferenz 2005 Review (Ulrich Kampffmeyer)
  • IT-Management: Studie "IT Infrastructure Library (ITIL) und Informationssicherheit"
  • BMF: Umsatzsteuer-Sonderprüfung 2004 bringt 1.8 Milliarden Euro
  • Checklisten: GDPdU-Leitfaden des BITKOM überarbeitet
  • Veranstaltungen: Termine im Juni und Juli

MESSE

  • XABAAR: GDPdU-Task-Force "GDPdU-Implementierung on Demand"
  • h & p Consulting: Realisierung einer zentralen GDPdU-Lösung bei einem großen Finanzdienstleister
  • GISA: GISA Competence Center GDPdU weiter auf Erfolgskurs
  • SER: KFZ-Finanzierer BDK setzt auf elektronische Kreditakten von SER
  • TNCS: TNCS startet On-Demand-Geschäftsmodell
  • HSP: Neues Händlernetz für den Vertrieb der GDPdU-Lösung Opti.List
  • Audicon: Eine "Super-Veranstaltung"


Editorial: IT-Governance und Compliance

Sie wollen, dass mit Hilfe der in Ihrem Unternehmen eingesetzten IT die Geschäftsziele abgedeckt, Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken angemessen überwacht werden? Klar, keine Frage! Dann haben Sie bestimmt Grundsätze, Verfahren und Maßnahmen etabliert, die dies sicherstellen. Sie wollen das Optimum aus Ihrer Unternehmens-IT herausholen, also betreiben Sie IT-Governance. Das Einsatzgebiet der IT, die sachlogische und technische Systemlösung, Systemmigration, technischer Betrieb, Tests, Wartung, IT-Sicherheit, IT-relevante Prozesse, Mitarbeiterqualifikation, das alles haben Sie dokumentiert und Sie kontrollieren dies auch kontinuierlich. Nanu? Ist diese Aufzählung nicht genau das, was eine Verfahrensdokumentation nach GoBS auch fordert? In der Tat, wobei sich die GoBS auf die Teile der Unternehmens-IT mit aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und steuerlich relevanten Daten beschränken. Es wird deutlich: Compliance-Anforderungen, das heißt die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Richtlinien, sind eine Untermenge der Anforderungen an IT-Governance. Wenn Sie also ein Problem mit Compliance-Anforderungen wie GDPdU oder GoBS haben, dann haben Sie in Wahrheit ein Problem mit Ihrer IT-Governance. Dann müssten bei Ihnen die Alarmglocken schrillen, denn Sie wissen, dass Ihre Unternehmens-IT die Geschäftsziele nicht abgedeckt, Ressourcen nicht verantwortungsvoll eingesetzt und Risiken nicht angemessen überwacht werden. Worauf warten Sie noch? Tun Sie etwas für Ihr Unternehmen!

Ihr Gerhard Schmidt


Lösungen: IDEA und seine Grenzen (Stefan Groß / Ulrich Kampffmeyer)

Während die Abgabenordnung keine Aussage über die Ausgestaltung und den Umfang der Auswertungsmöglichkeiten für archivierte Datenbestände beinhalten, fordert der als Erläuterung zum Datenzugriff veröffentlichte Fragen- und Antwortenkatalog der Finanzverwaltung (Fassung vom 1. Februar 2005) quantitativ und qualitativ gleiche Auswertungsmöglichkeiten, die jenen des Produktivsystems entsprechen. Wie von den Autoren bereits festgestellt kann das zunächst unscharfe Kriterium der quantitativ und qualitativ gleichen Auswertungsmöglichkeiten nur unternehmensspezifisch mit Leben erfüllt werden. Dabei sind grundsätzlich zwei Dimensionen in die Betrachtung einzubeziehen, die steuerrechtliche, sowie die IT-technische. Auch wenn die Kombination von IDEA mit einem beliebigen Archiv eine denkbare Möglichkeit darstellt, so lehrt die GDPdU-Praxis auch, dass dieser Lösungsvorschlag mit zunehmender Komplexität der EDV-Strukturen sowie wachsender Datenmengen regelmäßig an seine Grenzen stößt. Wenn das Datenvolumen 2 GigaByte überschreitet, ist IDEA nur eingeschränkt einsetzbar.

Lösungen: Escrow Management bei elektronischer Archivierung (Ursula Sury)

Die Rechtsanwältin und Dozentin für Wirtschaftsinformatik Ursula Surey beschreibt in ihrem kürzlich im „Informatik Spektrum" erschienenen Artikel aus informatikrechtlicher Sicht präzise und anschaulich die Anforderungen an elektronische Archivierung, dabei existierende Restrisiken sowie deren Konsequenzen, die Beweislosigkeit, die in der Regel mit sehr hohen Kosten verbunden ist. Das Risiko der Beweislosigkeit kann mit Escrow-Management-Vorkehrungen verringert werden, etwa durch Hinterlegung von Softwarequellcode bei einer neutralen Partei als Schutz vor dem Konkurs des Softwarehauses.

Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking (Peter Eller)

Peter Eller präzisiert seine Kritik an einer Verfügung der Oberfinanzdirektion München, die eine breite Diskussion in diesem Forum ausgelöst hat. Er schreibt: „Den Herren Böhle und Kirmes möchte ich für ihre kundigen Anregungen und Anmerkungen danken und nehme dies als Gelegenheit wahr, meinen in Bezug auf die technischen Voraussetzungen doch etwas unscharfen Diskussionsbeitrag zu präzisieren. Meines Erachtens sind drei Arten von Online-Kontendaten zu unterscheiden: 1. die Übermittlung von Kontendaten per DFÜ, 2. klassische Bankkonten mit Selbstausdruck oder Postübersendung, wenn Online-Banking benutzt wird, 3. reine Online-Konten." Eller schließt mit der Erörterung der Frage: Was kann die Finanzverwaltung unternehmen, wenn sie sich bei einem Steuerpflichtigen auf den Standpunkt stellt, die ausgedruckten Online-Kontoauszüge seien nicht authentisch (im Fall 3)?

Veranstaltungen: GDPdU-Jahreskonferenz 2005 Review (Ulrich Kampffmeyer)

Dr. Ulrich Kampffmeyer berichtet: Vier Jahre nach dem Erscheinen der GDPdU ist das Thema elektronische Steuerprüfung aktueller denn je. Die diesjährige GDPdU Jahreskonferenz von Audicon und Ernst&Young war vollständig ausgebucht. In Köln, München, Mannheim und Hamburg fand sich ein interessant gemischtes Publikum ein. Nicht nur Mitarbeiter von Unternehmen, die sich mit dem Thema direkt beschäftigen müssen, sondern auch Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Betriebsprüfer und andere Mitarbeiter der Finanzverwaltung wollten sich über den aktuellen Stand informieren. Einige Firmen waren gleich zusammen mit ihren zuständigen Betriebsprüfern erschienen, obwohl man sich hütete, dieses offenkundig werden zu lassen. Kooperation zwischen Steuerpflichtigen und Finanzverwaltung war denn auch einer der Grundtenöre der Veranstaltung.

IT-Management: Studie "IT Infrastructure Library (ITIL) und Informationssicherheit"

Die "IT Infrastructure Library" (ITIL) hat sich inzwischen als weltweit akzeptierter Defacto-Standard für Gestaltung, Implementierung und Management wesentlicher Steuerungsprozesse in der Informationstechnik etabliert. ITIL ist eine Verfahrensbibliothek, die hierfür Best Practices liefert. Der Trend zum Outsourcing und der zunehmende Druck, immer aufwendigere IT-Prozesse zu steuern, haben ITIL zunehmend in den Blickpunkt von Behörden und Unternehmen gerückt. Diese vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik herausgegebene Studie bietet für IT-Verantwortliche, Manager und andere Entscheider eine Einführung in ITIL. Die 32-seitige Veröffentlichung ist nicht nur eine kurze Einführung in das Thema ITIL, sondern zeigt vielmehr auch die Möglichkeiten und Chancen des Zusammenwirkens von IT-Sicherheit und IT-Service-Management auf.

BMF: Umsatzsteuer-Sonderprüfung 2004 bringt 1.8 Milliarden Euro

Nach den statistischen Aufzeichnungen der obersten Finanzbehörden der Länder haben die im Jahr 2004 durchgeführten Umsatzsteuer- Sonderprüfungen bei der Umsatzsteuer zu einem Mehrergebnis von 1,8 Mrd. Euro geführt. Die Ergebnisse aus der Teilnahme von Umsatzsteuer-Sonderprüfern an allgemeinen Betriebsprüfungen oder an den Prüfungen der Steuerfahndung sind in diesem Mehrergebnis nicht enthalten.

Checklisten: GDPdU-Leitfaden des BITKOM überarbeitet

Der Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V. (BITKOM) hat soeben eine überarbeitete Version seines "Leitfaden zum elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung - Steuerrechtliche Anforderungen und Technologien zur Datenaufbewahrung" herausgegeben. Die zweite Fassung wurde besonders im Bereich der Speichermedien überarbeitet und berücksichtigt in der Einführung die aktuelle Diskussion um die GDPdU. Dabei werden in einem Fragen-und-Antworten-Teil auch kritische Themen wie die E-Mail-Archivierung angesprochen. Der Leitfaden steht zum Download zur Verfügung.

Veranstaltungen: Termine im Juni und Juli

* Revisionssichere Email Archivierung (Baumgärtel Seminare): 15.06.05 München
* Verfahrensdokumentation (Gierke Consulting): 22.06.05 Celle, 23.06.05 Magdeburg, 24.06.05 Bremen, 28.06.05 Bremerhaven
* Archivierung und Information Management (GIS): 23.06.05 Bielefeld
* IDEA /AIS TaxAudit / AIS TaxMart-Schnupperseminare (Audicon): 04.07.05 Frankfurt, 25.07.05 Berlin
* GDPdU-Strategieworkshop (SAP): 04./05.07.05 Hamburg


XABAAR: GDPdU-Task-Force "GDPdU-Implementierung on Demand"

Die Betriebsprüfung steht an, wobei auch nach GDPdU-Richtlinien geprüft werden soll. Sie sind aber technisch nicht entsprechend vorbereitet. Was dann? Die XABAAR kann kurzfristig helfen, das Problem zu lösen! Zwischen der Prüfungsfestsetzung und dem Termin vergehen in der Regel wenige, etwa bis zu 6 Wochen. Mit XABAAR zusammen können Unternehmen in diesem "heißen" Fall steuerrelevante Datenbestände GDPdU-konform für den Z3-Zugriff bereitstellen. Die wesentlichen Vorgehensschritte sind dabei: 1. Workshop zur Abstimmung der Vorgehensweise, der steuerrelevanten Datenbestände des Prüfungszeitraumes, deren Struktur und Bereitstellungsform; 2. Implementierung der Beschreibungen und der Ablaufsteuerung; 3. Test der Z3-Datenbestände aus Ihren steuerrelevanten Schnittstellen; 4. Schulung.

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h & p Consulting: Realisierung einer zentralen GDPdU-Lösung bei einem großen Finanzdienstleister

Im Spätsommer 2004 erhielt h & p Consulting von einem großen Finanzdienstleister den Auftrag zur Realisierung einer zentralen GDPdU-Lösung mit dem Ziel, die steuerrelevanten Daten aus 27 operativen Systemen zu extrahieren, archivieren und für die Steuerprüfung bereitzustellen. Untersuchungen ergaben, dass es in heterogenen Systemlandschaften sehr aufwändig ist, jedes einzelne System und jede Anwendung GDPdU-konform zu machen. Die Herausforderung für h & p Consulting bestand daher darin, nicht jedes einzelne System und jede Anwendung des Finanzdienstleisters anzupassen, sondern in einer separaten, zentralen Lösung die Zusammenführung der steuerlich relevanten Daten aus dem Hauptbuch (Finanzbuchhaltung) und den diversen Nebenbüchern zu implementieren und damit den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Ebenso musste die Lösung auch außerhalb der GDPdU noch einen erheblichen Mehrwert liefern.

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GISA: GISA Competence Center GDPdU weiter auf Erfolgskurs

Viele SAP Anwender trauen sich nicht zu archivieren und stehen derzeit noch regelrecht mit beiden Füßen auf der Bremse. Die Angst im Kontext der GDPdU etwas falsch zu machen, hindert viele daran, trotz überlaufender Datenbanken und immer schlechter werdenden Antwortzeiten, die notwendigen Archivierungsmaßnahmen einzuleiten. Besonders für diese Unternehmen bietet das GISA Competence Center GDPdU den Unternehmen Lösungsszenarien, die nicht nur die Anforderungen der GDPdU erfüllen, sondern vielmehr auch Mehrwerte für das Unternehmen schaffen.

SER: KFZ-Finanzierer BDK setzt auf elektronische Kreditakten von SER

Freie Fahrt in die Zukunft hat die Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe AG (BDK). Als profundes Mittel gegen Staus im Geschäftsverkehr setzt die BDK auf die elektronische Kreditakte mit workflowgesteuerter Vorgangsbearbeitung und elektronischem Archiv von SER. Die bestehenden Akten wurden nachträglich digitalisiert, neue Akten werden nun direkt in DOXiS von SER angelegt und bearbeitet. Die SER-Lösung führte zu einer Straffung der Prozesse und verbesserte die Auskunftsfähigkeit der Sachbearbeiter.

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TNCS: TNCS startet On-Demand-Geschäftsmodell

Die Mainzer TNCS GmbH & Co. KG steigt gemeinsam mit der aeveo GmbH aus München in den On-Demand-Markt im Bereich Finanz- und Rechnungswesen ein. Zu diesem Zweck gründen beide Partner eine gemeinsame Gesellschaft mit dem Namen aeveo it Information technology. Ziel der Unternehmung ist die Verbindung von Kunden- und Dokumenten-Management und Rechnungswesen. Dabei wird TNCS den technischen und aeveo den betriebswirtschaftlichen Geschäftsprozess abbilden. Angeboten werden in erster Linie On-Demand-Lösungen, bei denen die benötigte Hard- und Software vom Anbieter gemietet und in einem externen Rechenzentrum betrieben wird. On-Demand-Lösungen bieten Möglichkeiten zum Einstieg in IT-gestütztes Informations-Management ohne hohe Anfangsinvestitionen.

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HSP: Neues Händlernetz für den Vertrieb der GDPdU-Lösung Opti.List

Der angekündigte Aufbau eines Vertriebsnetzes für die GDPdU-Lösung Opti.List geht voran. Aufgrund steigender Verkaufszahlen hatte sich die HSP GmbH mit Sitz in Norderstedt entschlossen, ihr Händlernetz bundesweit auszubauen. Ziel ist die flächendeckende Präsenz qualifizierter Partner für Beratung, Verkauf, Installation und laufende Betreuung der multifunktionalen Softwarekomponente. Suchen Sie den GDPdU-Ansprechpartner in Ihrer Nähe oder möchten Sie selbst Vertriebspartner von Opti.List werden, dann finden Sie ...

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Audicon: Eine "Super-Veranstaltung"

Eine "Super-Veranstaltung" nannte ein zufriedener Teilnehmer die diesjährige 4. GDPdU Jahreskonferenz, die im Mai 2005 den Städten Köln, München, Mannheim und Hamburg stattfand. Wie in den Vorjahren war die Veranstaltung wieder vollständig ausverkauft. Besonders der Praxisbezug der GDPdU Projekte der DZ Bank und der Firma Miele, die von den jeweiligen Referenten spannend dargestellt wurden, wurde von den Teilnehmern gelobt. Aber auch aktuelle Entwicklungen aus Sicht der Finanzverwaltung, vertreten durch Bernhard Lindgens vom BfF, waren Inhalt lebhafter Diskussionen. Weitere Schwerpunkte in diesem Jahr waren das Thema "GDPdU-konforme Abschaltung von Altsystemen" und "Elektronische Archivierung". Die Veranstalter Audicon und Ernst&Young freuen sich schon auf die 5. GDPdU Jahreskonferenz im Mai 2006.

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