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Newsletter Ausgabe  05-2005 vom 9. 05. 2005

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Neue Herausforderungen - spekulative Annahmen
  • Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking (Stefan Müller)
  • Lösungen: Email Archivierung - die "Achilles-Ferse" im Unternehmen (Magdalena Baumgärtel)
  • Steuerberater: Bundessteuerberaterkammer gibt Flyer zur Erstinformation von Mandanten heraus
  • Rechtsprechung: Zwang zur Anschaffung von Hardware für Elster unzumutbar
  • Aus dem BMF: Schreiben zur Verrechnungspreisdokumentation
  • Aus dem BMF: Elektronische Übermittlung von LSt-Anmeldungen und USt-Voranmeldungen nicht mehr verpflichtend
  • Aus dem BMF: Aufzeichnungspflichten für Versicherer und Bevollmächtigte
  • Literatur: audIT - Basisanalyse zur Datenschutzorganisation
  • Veranstaltungen: Termine im Mai und Juni


MESSE

  • Neuer Aussteller: h & p Consulting
  • rent a brain : Erschwingliches Recht im Mai - 25 % Preisnachlass
  • Xabaar: Produktankündigung "GDPdU-Analyser"
  • Audicon: Audicon Düsseldorf mit neuer Adresse
  • daa Consult: Auch Woellner Group ist von scanview® überzeugt
  • SER: Automation hilft Kreation
  • UnITeK: GDPdU-konforme Archivierung von EDIFACT-Daten und Archivierung von EDIFACT-Dokumenten nach AO bzw. GoBS

Editorial: Neue Herausforderungen - spekulative Annahmen


Während der Großteil der Unternehmen erst noch für das Thema elektronische Archivierung sensibilisiert werden muss, wie der Erfahrungsbericht von Magdalena Baumgärtel zeigt, werden manch einem von denen, die bereits vorschriftsmäßig archivieren, plötzlich zusätzliche Anforderungen mit neuen Herausforderungen bewusst. Originär digitale, steuerlich relevante Dokumente nur zu archivieren reicht nicht, sofern diese Belegfunktion haben. Denn auf einem Beleg müssen, so ruft uns Stefan Müller in Erinnerung, nach GoBS Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum angebracht werden. Während eine Behörde - die Finanzverwaltung - bereits funktionierende Archivierungslösungen von allen Unternehmen fordert, will sich eine andere über das komplexe Thema erst einmal einen Überblick verschaffen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (gibt es eine deutsche Behörde mit konzentrierterem IT-Sachverstand?) hat gerade eine Studie zum Thema "Rechtsverbindliche elektronische Langzeitarchivierung“ ausgeschrieben. Bereits 2007 sollen fundierte Ergebnisse vorliegen. Dann werden wir hoffentlich offizielle Klarheit haben: Die Außenprüfer wissen dann ganz genau, was wir Unternehmen bis dahin verbindlich ahnen müssen.

Ihr Gerhard Schmidt

Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking (Stefan Müller)

Stefan Müller, OFD München setzt sich kritisch mit den Argumenten von Rainer Böhle und Raoul Kirmes aus dem vorhergehenden Newsletter auseinander. Er schließt mit der provokanten Frage, auf welchem Originalbeleg der Buchhalter den Kontierungsvermerk anbringt, wenn kein Papierbeleg mehr vorliegt. Denn das Anwendungsschreiben des Bundesfinanzministeriums zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS - fordert unter Ziffer II. a) "zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum AUF DEM BELEG erforderlich." Auch hier bietet sich ein breites Spektrum an Angriffsmöglichkeiten und Lösungsansätzen - auch technischer Art.


Kontroverse: Aufbewahrungspflicht von Kontoauszügen beim Onlinebanking (Stefan Müller)

Magdalena Baumgärtel berichtet über ihre Erfahrungen aus den von ihr veranstalteten Seminaren "Revisionssichere E-Mail-Archivierung":
Branchenübergreifend haben viele Führungskräfte sehr große Unsicherheit in Umgang mit den rechtlichen und technischen Anforderungen gezeigt. Die ganzheitliche Projektierung war mancherorts gar unmöglich. Dazu kommt, dass die Teilnehmer der Ansicht sind, dass die Steuerberater und die Wirtschaftsprüfer sowie die Hersteller der Buchhaltungssoftware die richtigen Informationen und Werkzeuge weitergeben. Solange der Steuerberater seine Unkenntnis kaschiert und seine Meinung, dass der Finanzbeamte eine Prüfung nach GDPdU nicht durchziehen kann, weiter gibt, wird jeder Verantwortliche verunsichert. Die Unternehmen müssen für die gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen sensibilisiert werden. Denn erst bei der ersten Betriebsprüfung festzustellen, dass die eingesetzte Technologie die gesetzlichen Anforderungen ungenügend abdeckt, ist meistens für die bereits getätigten Investitionen zu spät.


Steuerberater: Bundessteuerberaterkammer gibt Flyer zur Erstinformation von Mandanten heraus

Unter dem Titel " Die elektronische Steuerprüfung: Der neue Datenzugriff der Finanzverwaltung - warum sich Unternehmen jetzt darauf vorbereiten müssen" gibt die Bundessteuerberaterkammer zusammen mit dem Zentralverband des deutschen Handwerks (ZDH) einen Flyer heraus. Der Flyer gibt kurz und bündig einen Überblick über die Thematik. Er eignet sich insbesondere für Steuerberater zur Erstinformation ihrer Mandantenunternehmen. Nach der Erstinformation durch den Flyer kann der Steuerberater dann mit all seinen Mandanten individuell abklären, welche Maßnahmen von diesen jeweils zu ergreifen sind.

Rechtsprechung: Zwang zur Anschaffung von Hardware für Elster unzumutbar

Interessant für Unternehmen, die von Hard- und Softwareinvestitionen für den (un)mittelbaren Datenzugriff nach GDPdU betroffen sind, ist eine Eilentscheidung des Hamburger Finanzgerichtes vom  10.03.2005 (Az.: II 51/05). Danach können Unternehmer nicht ohne weiteres zur elektronischen Steueranmeldung ("Elster"-Verfahren) über das Internet gezwungen werden. Es sei einem Unternehmer nicht zuzumuten, sich für die Übermittlung der Steuerdaten an das Finanzamt eigens die erforderliche Hardware sowie einen Internetanschluss anzuschaffen, heißt es in der vorläufigen Entscheidung des Oberen Landesgerichts


Aus dem BMF: Schreiben zur Verrechnungspreisdokumentation

Mit einer Verwaltungsanweisung in Form eines BMF-Schreibens vom 12. April 2005 mit dem Aktenzeichen - IV B 4 - S 1341 - 1/05 - hat sich die Finanzverwaltung eingehend in einem 76 Seiten umfassenden Schreiben zu Dokumentationspflichten bei der Einkunftsabgrenzung zwischen international verbundenen Unternehmen geäußert. Das BMF-Schreiben befasst sich mit den gesetzlichen Vorgaben des mit dem Steuervergünstigungsabbaugesetzes vom 16. Mai 2003 eingeführten § 90 Abs. 3 Abgabenordnung sowie der daraus resultierenden Gewinnabgrenzungsaufzeichnungsverordnung vom 13. November 2003. Das Schreiben soll zur Rechtssicherheit in dieser international an Bedeutung weiter zunehmenden Rechtsmaterie beitragen und stellt im Kern die Ermittlungsgrundsätze der Finanzbehörden im Rahmen der steuerlichen Betriebsprüfung, die Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen in Form seiner Verpflichtung zur so genannten Sachverhaltsdokumentation und der Angemessenheitsdokumentation seiner Verrechnungspreise dar.


Aus dem BMF: Elektronische Übermittlung von LSt-Anmeldungen und USt-Voranmeldungen nicht mehr verpflichtend

Auf die andauernden Probleme mit ELSTER bei der elektronischen Übermittlung von Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen hat das BMF am 28. April 2005 mit einem Schreiben reagiert. Danach ist es für bis zum 31. Mai 2005 endende Anmeldungs- bzw. Voranmeldungszeiträume abweichend von dem BMF-Schreiben vom 29. November 2004 nicht zu beanstanden, wenn Lohnsteuer-Anmeldungen bzw. Umsatzsteuer-Voranmeldungen entgegen der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung (§ 41a Abs. 1 EStG, § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG) in Papierform oder per Telefax abgegeben werden.


Aus dem BMF: Aufzeichnungspflichten für Versicherer und Bevollmächtigte

Seit 1. Januar 2005 gelten Vorschriften für die versicherungsteuerlichen und feuerschutzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten für Versicherer und Bevollmächtigte (§ 10 Abs.1 VersStG bzw. § 9 Abs.1 FeuerschStG). Veröffentlicht sind die Vorschriften in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen sowie in gleich lautenden Erlassen der obersten Finanzbehörden der Länder. Die Schreiben nehmen explizit Bezug auf die GDPdU.


Literatur: audIT - Basisanalyse zur Datenschutzorganisation

Die CD-ROM "audIT - Basisanalyse zur Datenschutzorganisation" aus dem DATAKONTEXT FACHVERLAG gibt dem Datenschutzbeauftragten im Unternehmen ein Tool an die Hand, das ihn systematisch durch die Fragen leitet, deren Antworten  die Grundlage zum Aufbau einer Datenschutzorganisation bilden. Ziel von audIT ist es, die Basis zu schaffen, Handlungsfelder für eine rechtssichere Datenschutzorganisation aufzudecken. Zur Vorbereitung einer solchen Basisanalyse sollte der für die Organisation des Datenschutzes die vorgegebenen Fragenkataloge für sein Unternehmen anpassen. Hierzu kann eine eigene Auswahl an Fragen ausgewählt und um eigene Fragen ergänzt werden. Die Relevanz der vorgegebenen Fragen wird durch entsprechende Erläuterungen verdeutlicht.

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Veranstaltungen: Termine im Mai und Juni

* GDPdU - Jahreskonferenz (Audicon): 9. Mai Köln, 12. Mai München, 18. Mai Mannheim, 23. Mai Hamburg
* Infotag GDPdU (SAP): 12. Mai St. Leon-Rot
* Elektronische Prozesse (GISA): 25. Mai Berlin
* GDPdU - Digitale Betriebsprüfung (IQPC): 31. Mai bis 1. Juni Stuttgart


Neuer Aussteller: h & p Consulting

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rent a brain : Erschwingliches Recht im Mai - 25 % Preisnachlass

Neue Vorschriften zur Revisionssicherheit fordern selbst von Mittel- und Kleinunternehmen Disziplin und Investitionen. Einige Unternehmen können wegen Sarbanes Oxley und SEC 17a gar nicht anders. Mit Deutschlands einziger nach GDPdU und GoBS zertifizierter E-Mail-Archivierung, iMARC von der Firma rent a brain, zahlen sich jetzt Investitionen schon in 12 Monaten aus. Mit ihrer Aktion "Erschwingliches Recht im Mai" tritt rent a brain den Beweis an: iMARC-Neukunden erhalten bis zum 31.5.2005 einen Preisnachlass von 25 % auf alle iMARC Module. Mit dem Betreff: "Erschwingliches Recht im Mai" an info@rent-a-brain können Sie jederzeit an dieser Aktion teilnehmen.

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Xabaar: Produktankündigung "GDPdU-Analyser"

Bis ca. Juli 2005 wird die XABAAR das Produkt "GDPdU-Analyser", das XABAAR-GDPdU-Auswertungssystem zum GDPdU-Archiv serienreif implementieren. Der "GDPdU-Analyser" betrachtet die Daten aus dem GDPdU-Archiv aus zwei Aspekten: Technische Validierung für die IT (Prüfung von GDPdU-Daten auf Auffälligkeiten und Besonderheiten z.B. doppelte Belege, Unkontinuität bei Belegnummernfolgen, Anzeigen von ausgewählten Belegkreisen usw.) sowie kaufmännische Validierung für die Buchhaltung und die Prüfung (Auswertung von Buchungsdaten aus FIBU-Schnittstellen; Auswertung von Buchungsdaten aus der FIBU im Archiv; Abgleichen auf fehlende Buchungen zwischen den Systemen; Summenbildungen zu selektierten Belegen, Perioden, etc.; Summen auf Bilanzpositionen / Auswertungspositionen lt. Kontenstammdaten). Mit dem "GDPdU-Analyser" bietet die XABAAR eine in sich logisch abgeschlossene Produktlinie für die GDPdU - von der Datenarchivierung bis zum Auswertungssystem.

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Audicon: Audicon Düsseldorf mit neuer Adresse

Am 01.05.2005 bezieht die Audicon Düsseldorf ihre neuen Räume im attraktiven "Gehry-Gebäude" im Hafen von Düsseldorf.
Die neue Adresse lautet: Audicon GmbH, Neuer Zollhof 3, 40221 Düsseldorf.


daa Consult: Auch Woellner Group ist von scanview® überzeugt

Um den komplexen Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) gerecht zu werden, hat sich die Ludwigshafener Woellner Group für einen Wechsel vom bisherigen Dokumenten-Management-System zu scanview® entschieden. Außer einer revisionssicheren Lösung zur GDPdU-konformen Bereitstellung steuerrelevanter Daten, stehen den ersten 40 Anwendern in der Firmenzentrale ab sofort auch der scanview® SAP R/3 Connector und der Outlook Connector zur Verfügung. Damit ist gewährleistet, dass die Fachkräfte der Woellner Group durch ihr betriebsspezifisches und aktuelles Know-how auch zukünftig kompetente Berater und geschätzte Ansprechpartner ihrer Kunden sind.


SER: Automation hilft Kreation

Deutschlands größte Werbeagentur - BBDO Germany - hat sich für die DOXiS iECM Suite entschieden: Mit der integrierten Enterprise-Content-Management-Suite der SER automatisiert BBDO die Bearbeitung des Rechnungseingangs, führt eine workflowgesteuerte Rechnungsprüfung ein und realisiert ein digitales Archiv. Ziel ist eine automatisierte Verarbeitung des gesamten Posteingangs und ein elektronisches Aktenmanagement der Kundenprojekte. Das "DMS@BBDO" soll in die IT-Landschaft vollständig integriert werden, um für mehr Transparenz in den Kundenprojekten zu sorgen und Kosten durch optimierte Prozesse zu sparen.

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UnITeK: GDPdU-konforme Archivierung von EDIFACT-Daten und Archivierung von EDIFACT-Dokumenten nach AO bzw. GoBS

GDPdU, AO und GoBS betreffen auch EDIFACT-Daten und -Dokumente. Nicht alle an EDIFACT-Verfahren beteiligten Unternehmen wissen oder berücksichtigen das. Und nicht alle angewandten Verfahren lassen eine regelkonforme Archivierung zu. Die UnITeK GmbH in Vaterstetten ist diesem Thema auf den Grund gegangen, hat Fakten zusammengetragen, hinterfragt und das Ergebnis in einem zweiseitigen Aufsatz aufbereitet.

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Newsletter vom 9.05.2005 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

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