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Newsletter Ausgabe 01-2005 vom 20. 01. 2005

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Nicht alle steuerlich relevante Daten liefern dem Prüfer auch Informationen
  • Kommentar: Hier irrt der übereifrige Prüfer
  • Kritik: Digitale Betriebsprüfung geht für Finanzrichter zu weit
  • Forschung: Ermittlung der Belastung durch Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen - Umfrageergebnisse
  • Rechtsgrundlagen: Dokumentationsverpflichtungen und Aufzeichnungsfristen im Personal- und Abrechnungsbereich
  • IT-Management: Leitfaden elektronische Signaturen
  • Literatur: Digitale Betriebsprüfung - eDatenzugriff der Finanzverwaltung
  • Veranstaltungen: Termine bis März


MESSE

  • Audicon: Mit oder ohne DART: steuerrelevante Daten aus SAP R/3 Systemen
  • XABAAR: Einsteigerprodukt ODZ3 zur Datenträgerüberlassung
  • HSP: Opti.List ist mehr als eine gesetzeskonforme Archivierungskomponente
  • daa: Preisgünstige und leistungsfähige Lösung  zur Verfahrensdokumentation
  • SER: Studie: Unternehmen treffen elektronische Steuerprüfungen unvorbereitet
  • NITAG: Partnernetzwerk für DocSetMinder, die Software zur Verfahrensdokumentation
  • TNCS: Geschäftsprozesse mit System


Editorial: Nicht alle steuerlich relevante Daten liefern dem Prüfer auch Informationen

Die endlose Debatte um die nach Abgabenordnung elektronisch aufzubewahrenden Unterlagen wurde bislang auf einer hauptsächlich formalen, technischen Ebene geführt, der Ebene von Daten. Daten an sich haben keine Bedeutung und keinen Wert. Erst wenn aus Daten Informationen gewonnen werden, sind sie von Nutzen. Informationen stellen Wissensgewinn dar. Sie stellen Bezüge her und erklären Sachverhalte. Daten werden zu Informationen durch Interpretation durch den Menschen. Eine maschinelle Auswertung (etwa durch eine Prüfsoftware) kann der Interpretation vorausgehen. Die Verbindungsdaten eines Telekommunikationsunternehmens etwa sind streng formal steuerlich relevante Daten, da sich aus ihnen der Betrag der verschickten Telefonrechnungen ergibt. Dass ein Prüfer aus diesen Daten für ihn relevante Informationen gewinnt, kann ich mir beim besten Willen nicht vorstellen. Ein Vertreter der Finanzverwaltung sagte mir einmal, nachdem er vor dem Auditorium zum Thema "Steuerlich relevante Daten" heftig die formale Keule geschwungen hatte: "Jeder Einzelne im Publikum weiß genau, von welche Daten in seinem Unternehmen ich gesprochen habe!" Im Klartext: die Daten, aus denen sich Informationen gewinnen lassen. Die Botschaft aus der Finanzverwaltung an die Unternehmen ist: Nach formalen Kriterien aufbewahren müsst ihr viele Daten, interessieren tut uns jedoch nur ein Teil davon. Folgen wir als Unternehmen doch einfach dieser Logik und konzentrieren uns bei der elektronischen Aufbewahrung auf die Daten, von denen wir (aus Erfahrung) wissen, dass sich der Prüfer dafür auch interessiert.

Ihr Gerhard Schmidt


Kommentar: Hier irrt der übereifrige Prüfer

Peter Eller, Fachanwalt für Steuerrecht: Mit Interesse habe ich im letzten Newsletter die Meldung über einen Betriebsprüfungsbericht gelesen, in dem der Unternehmer gewarnt wird, dass sein Prüfungssystem nicht GDPdU-kompatibel sei. Hier irrt der Prüfer, weil er in die zitierten § 146 Abs. 5 und § 147 Abs. 2 und Abs. 6 AO hineininterpretiert, was nicht drin steht. Voraussetzung für die elektronische und auswertbar vorzuhaltende Speicherung ist, dass im ursprünglich eingesetztem System - hier Erstellung des Jahresabschlusses - anhand einer manuellen Hauptabschlussübersicht  automatisch auswertbare Daten erzeugt worden sind. Genau das war beim Geprüften bzw. dessen Steuerberater nicht der Fall! Es besteht - und das will in die Köpfe mancher Finanzbeamten nicht hinein - nach wie vor keine Pflicht für die Steuerpflichtigen, ihre Buchungsdaten elektronisch vorzuhalten.


Kritik: Digitale Betriebsprüfung geht für Finanzrichter zu weit

Die Finanzverwaltung geht bei der elektronischen Steuerprüfung deutlich über ihre gesetzlichen Befugnisse hinaus. Zu diesem Ergebnis kommen Jens Intemann und Dr. Thilo Cöster, Richter am Niedersächsischen Finanzgericht. In einem Aufsatz in "Deutsches Steuerrecht" (DStR 47/2004) stellen sie die Sichtweise der Finanzverwaltung, wie sie in deren Fragen- und Antwortenkatalog zum Datenzugriffsrecht formuliert ist, dem Wortlaut und der Intention der geänderten Abgabenordung gegenüber.


Forschung: Ermittlung der Belastung durch Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen - Umfrageergebnisse

Für 71% der Befragten führen die bestehenden Verpflichtungen im Bereich der elektronischen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten zu einer nachhaltigen Erhöhung der Kostenbelastung für kleine und mittelständische Unternehmen. 86% haben den Eindruck, dass die Finanzverwaltung über den Status Quo ihrer Informationsbeschaffungsmöglichkeiten hinausgehen möchte. 80% halten die von der Finanzverwaltung geforderten Maßnahmen (mit Einschränkungen) für organisatorisch nicht durchführbar. Diese und viele weitere interessante Ergebnisse ergab eine Umfrage der Professoren Strunk und Kaminski zur Ermittlung der Belastung durch Aufbewahrungspflichten digitaler Unterlagen.


Rechtsgrundlagen: Dokumentationsverpflichtungen und Aufzeichnungsfristen im Personal- und Abrechnungsbereichh

Der kostenlose Sonderdruck der Zeitschrift LOHN+GEHALT enthält eine Aufstellung, die einen Überblick verschafft, welche gesetzlichen Aufzeichnungspflichten /-fristen seitens des Arbeitgebers im Personal- und Abrechnungswesen zu beachten sind. Wichtig ist in diesem Zusammenhang einerseits, dass die Frage nach dem Bestehen einer gesetzlichen Dokumentationsverpflichtung von der hier nicht untersuchten Frage zu unterscheiden ist, ob und inwieweit eine Dokumentation bestimmter Umstände im eigenen Interesse geboten ist. Zu beachten ist zudem, dass bestimmte Daten u.U. über die hier genannten Zeitpunkte hinaus vorgehalten werden müssen, um den bestehenden gesetzlichen Auskunfts- und Bescheinigungsvorschriften genügen zu können.


IT-Management: Leitfaden elektronische Signaturen

Einen kostenlosen 68-seitigen "Leitfaden elektronische Signaturen" gibt die Frankfurter Signature Perfect KG heraus. Aus dem Inhalt: Einleitende Informationen, Grundlagen, Anwendungsbeispiele für elektronische Signaturen, Gesetzliche Rahmenbedingungen, Abweichungen des SigG zur EG-Signaturrichtlinie, Vorhaltung signierter Dokumente als Beweismittel, Biometrie, Welche Dokumente sind zur Signierung geeignet?, Technische Aspekte, Kontroverse Positionen, Links und Kontakte.


Literatur: Digitale Betriebsprüfung - eDatenzugriff der Finanzverwaltung

Mit dem soeben in zweiter, überarbeiteter Auflage erschienenen Ratgeber "Digitale Betriebsprüfung - eDatenzugriff der Finanzverwaltung" aus dem Datakontext Fachverlag werden die verfahrens- und systemtechnischen Anpassungszwänge beim Einsatz von Standardsoftware (u. a. Entgeltabrechung, Zeitwirtschaft) durch die GDPdU unter Beachtung des Datenschutzes aufgezeigt. Frage- und Antwortkataloge zum digitalen Prüferzugriff, Checklisten, Rechtsmaterialien zu den Aufzeichnungs- und Dokumentationserfordernissen sowie Interpretationshilfen zu den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen runden diese praktische Handlungshilfe ab.

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Veranstaltungen: Termine bis März

Von Januar bis März finden Veranstaltungen zu Themen der elektronischen Steuerprüfung statt in Hannover. Veranstalter sind Messe Hannover und daa Consult.

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Audicon: Mit oder ohne DART: steuerrelevante Daten aus SAP R/3 Systemen

SAP bietet im Standardlieferumfang derzeit nur im Modul HR die Möglichkeit, steuerrelevante Daten in dem vom BMF empfohlenen Beschreibungsstandard auszugeben. Wird im Unternehmen DART  eingesetzt, ist der Einsatz der Schnittstelle "AIS DARTconnect", die von Business Partners GmbH und Audicon entwickelt wurde, der richtige Ausgabeweg, um steuerrelevante Daten beschreibungsstandardkonform zur Verfügung zu stellen. Ist der Einsatz von DART nicht vorgesehen, stellt Audicon in Zusammenarbeit mit TDS Deutschland AG & Co. OHG ein Werkzeug zur Extraktion steuerlich relevanter Daten aus SAP-R/3-Systemen mit Hilfe des Query-Managers zur Verfügung, "AIS TDS SAPconnect". Bei gleichzeitiger Beauftragung von IDEA inkl. AIS TaxAudit und einer der o.g. SAP-Schnittstellen räumt Audicon  einen einmaligen Nachlass von EUR 1.000,- ein.


XABAAR: Einsteigerprodukt ODZ3 zur Datenträgerüberlassung

ODZ3 (On Demand Z3), die GDPdU-Einstiegslösung, ermöglicht eine schnelle und preisgünstige Realisierung der GDPdU-Anforderung "Datenträgerüberlassung" (Z3). Über nahezu frei definierbare Schnittstellen erzeugen Sie aus unterschiedlichen Anwendungen GDPdU-gerechte Datensätze - inklusive dem XML-Beschreibungsstandard - und brennen diese mit einem Standardprogramm auf CD oder DVD. Innerhalb weniger Tage sind Sie so bereit für die elektronische Steuerprüfung! ODZ3 ist voll aufwärts kompatibel zu den anderen XABAAR-Produktlinien. Steigen Sie mit ODZ3 ein, und erweitern Sie später Zug um Zug! Besuchen Sie den neu gestalteten Web-Auftritt der XABAAR! Dort finden Sie in Kürze auch Seminartermine, unter anderem mit Stefan Müller, GDPdU-Profi bei der Beriebsprüfung der Oberfinanzdirektion München.



HSP: Opti.List ist mehr als eine gesetzeskonforme Archivierungskomponente

Die Umwandlung der steuerrelevanten Daten in das vom Betriebsprüfer lesbare IDEA-Format ist nur die Minimalanforderung, die an eine GDPdU-Lösung gestellt werden muss. Darüber hinaus sollte diese dem Unternehmen signifikante Vorteile bieten wie die anwendungsübergreifende Archivierung und Auswertung durch Zusammenführen der relevanten Informationen aus allen vorhandenen Produktivsystemen, ohne dass diese angepasst werden müssen oder den Schutz der Daten aus den Produktivsystemen vor Verdichtung und Löschung und Erhalt der Detailinformationen.

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daa: Preisgünstige und leistungsfähige Lösung  zur Verfahrensdokumentation

Die bisher eher vernachlässigte Dokumentation der steuerlich relevanten Prozesse erlebt durch die digitale Betriebsprüfung eine ungeahnte Renaissance. Die Komplettlösung der daa Consult GmbH bestehend aus Beratung, Workshop und Software mündet in der transparenten Darstellung aller relevanten Abrechnungsverfahren. Sie beschreibt den Aufbau und Ablauf von der Entstehung über die Speicherung bis zum eindeutigen Wiederauffinden. Als Ergebnis erhält der Kunde eine Lösung im HTML-Format, das nur einen handelsüblichen Browser benötigt. Ein besonderes Schmankerl ist dabei die Integration der zu diesen Themen bereits bestehenden Dokumente und Tools.


SER: Studie: Unternehmen treffen elektronische Steuerprüfungen unvorbereitet

Über ein Drittel der Unternehmen setzt auf Blockadehaltung gegenüber der Finanzverwaltung. Drei Jahre nach Inkrafttreten der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sind erst 6% der Unternehmen auf elektronische Steuerprüfungen vorbereitet. 38% haben noch keinerlei Aktivitäten unternommen, um die Anforderungen der Finanzverwaltung zu erfüllen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Befragung im Auftrag der SER Solutions Deutschland GmbH von 513 Mittelstands- und Großunternehmen. Immerhin 56% der befragten Unternehmen beginnen nun mit der Projektvorbereitung oder befinden sich mittlerweile in der Umsetzung.

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NITAG: Partnernetzwerk für DocSetMinder, die Software zur Verfahrensdokumentation

Wie bereits im Dezember 2004 angekündigt, bringt die Norddeutsche IT-Audit-Gesellschaft (NITAG) im Januar 2005 den DocSetMinder, ein Werkzeug zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben zur Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU auf den Markt. Parallel dazu baut die Beteiligungsgesellschaft der NITAG, die Vater SysCon GmbH, mit Sitz in Kiel und Hamburg, ein Reseller-Netzwerk für die genannte Software auf. ERP-Beratern, IT-Dienstleistern, IT-Outsourcing-Dienstleistern oder Archivlösungsherstellern bietet das Partnernetzwerk interessante Perspektiven als Reseller.

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TNCS: Geschäftsprozesse mit System

TNCS schafft die Grundlage für mehr Wachstum bei der INGENTI GmbH. INGENTI, der Marktführer im Bereich Marketing Equipment und Werbemittel, wird auch bei steigendem Wachstum mit seinen Kunden und Lieferanten problemlos kommunizieren können. X-business solution (Xbs) heißt die Systemlösung der TNCS GmbH, die alle Verwaltungsprozesse in einem zentralen Informationssystem bündelt. Und das ohne die vorhandene und bewährte EDV-Systeme von INGENTI zu verändern.

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