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Newsletter Ausgabe 10-2004 vom 15.10.2004

Inhalt:

MAGAZIN

  • Editorial: Wir brauchen eine Dokumentationskultur!
  • Diskussion: Elektronische Rechnungen
  • Lösungen: Spannungsfeld E-Mail – Privatsphäre gegen Dokumentationspflichten
  • Verbandsaktivitäten: AWV – Projektgruppe zur Überarbeitung der GoBS
  • Veranstaltungen: Workshop zur Optimierung der Aufbewahrungspflichten – neuer Termin
  • Literatur: PK-DML Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen
  • Veranstaltungen: Termine bis Dezember


MESSE

  • Neuer Aussteller: NITAG Norddeutsche IT-Audit GmbH
  • SER: Mit DOXiS iECM-Suite 2005 auf der SYSTEMS
  • HSP: Gemeinsame Lösung mit ELO Digital Office erstmals auf der Systems 2004
  • TNCS: Digitale Belegverwaltung in Echtzeit



Editorial: Wir brauchen eine Dokumentationskultur!

Die Dokumentation organisatorischer und technischer Prozesse (etwa als Verfahrensdokumentation) führt in den meisten Unternehmen ein stiefmütterliches Dasein. Welche Motivation gibt es schon für eine solche Dokumentation? Die Erfüllung lästiger Pflichten nach GoBS oder Bundesdatenschutzgesetz, nach all jenen rechtlichen und regulativen Vorgaben, die unter dem Schlagwort Compliance subsummiert werden? Unter diesem Ansatz sehe ich in der Praxis schwarz für vernünftige Dokumentationen. Doch: Haben Sie zum Ziel, dass die in Ihrem Unternehmen eingesetzte IT die Geschäftsziele abdeckt, die IT-Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt werden und die IT-Risiken angemessen überwacht werden, wollen Sie also den IT-Einsatz in Ihrem Unternehmen wirtschaftlich optimieren? Das wäre ein vernünftiges Ziel, gerade in unserer wirtschaftlichen Situation. Was Sie dazu tun müssen? Ihre IT-gestützten Geschäftsprozesse analysieren, ggf. modifizieren, kontrollieren - und vor allem dokumentieren! Aus dieser Perspektive entspringt eine ganz andere Motivation, eine Dokumentation zu erstellen und zu pflegen, denn der Antrieb kommt aus dem Unternehmen selbst und nicht von außen. Dabei stellt sich ein angenehmer Nebeneffekt ein: Eine aus Eigeninteresse erstellte IT-Dokumentation deckt größtenteils bereits die rechtlich geforderten IT-Dokumentationen ab. Wer ein Verfahren hat (und dokumentiert), unternehmenskritische Daten vor Verlust und unerlaubtem Zugriff zu schützen, der sollte doch eigentlich auch ein (dokumentiertes) Verfahren haben, steuerlich relevante Daten entsprechend den GoBS vor Verlust zu schützen. Wer das Thema Dokumentation angeht, wird sich allerdings nicht leicht tun, denn wir haben eine noch sehr unterentwickelte Dokumentationskultur. Dokumentationserfahrungen fehlen meist. Dokumentationssysteme, die die Dokumentation dem Anwender so leicht wie möglich machen, sind nicht installiert. Selbstdokumentierende Systeme, die von sich aus etwa einen Release-Wechsel detailliert und nachvollziehbar dokumentieren, sind einstweilen noch ein frommer Wunsch. Doch es tut sich etwas. Systeme zur (Verfahrens)-Dokumentation sind inzwischen auf dem Markt. Nutzen Sie diese und etablieren Sie Ihre Dokumentationskultur!

Ihr Gerhard Schmidt

 

Diskussion: Elektronische Rechnungen

Wir alle kennen sie – Rechnungen, die uns als PDF oder Daten in einer E-Mail
erreichen oder die wir uns selbst im Internet ausdrucken müssen, da die
Geldabbuchung direkt über unsere Kreditkarte erfolgt. Elektronische
Rechnungen sind im Zeitalter des E-Business mehr als nur zeitgemäß. Sie
sparen erheblichen Aufwand beim Versender der Rechnung. Wie sieht es jedoch
mit der rechtlichen Qualität einer elektronischen Rechnung aus und welche
Auswirkungen hat sie auf den Empfänger? Da geht es nicht nur um den Nachweis
der Zustellung und des Empfanges, sondern auch um die Relevanz für die
Steuer. Die GDPdU haben hier schon einiges festgelegt, was den Umgang, die
Bereithaltung und die Auswertbarkeit digitaler, steuerrelevanter Daten
angeht. Richtig zur Sache geht es allerdings erst bei der Frage des
Vorsteuerabzuges. Dr. Ulrich Kampffmeyer analysiert in seinem Artikel die
Problematik und zeigt mögliche Lösungen auf.


Lösungen: Spannungsfeld E-Mail – Privatsphäre gegen Dokumentationspflichten

Die Zugriffswünsche der Betriebsprüfung auf Mitteilungen mit steuerlichen
Inhalten sowie die hiermit verbundenen Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflichten konkurrieren in der Praxis regelmäßig mit
einschlägigen Anforderungen des Datenschutzes zu sparsamer Aufzeichnung,
Vertraulichkeit, zweckgebundener Verwendung und frühzeitigem Löschen
personenbezogener Daten. Daher stellt sich für viele Unternehmen die Frage,
ob und in welcher Form E-Mails für den Zugriff der Finanzverwaltung
vorgehalten werden müssen. Unternehmensberater Roger Odenthal kommt in
seinem 5-seitigen Artikel zu dem Schluss: Werden primär Papierakten zur
Dokumentation der einzelnen Geschäftsvorfälle geführt, so können E-Mails in
ausgedruckter Form diesen Akten beigegeben werden, um die erforderlichen
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.


Verbandsaktivitäten: AWV – Projektgruppe zur Überarbeitung der GoBS

Die AWV - Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. hat aus
den Mitgliedern ihres Arbeitskreises "Auslegung der GoB beim Einsatz neuer
Organisationstechnologien" am 21. Juli 2004 eine Projektgruppe zur
Überarbeitung der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme) gebildet, die sich unter der Leitung von Dr. Lars
Meyer-Pries (DATEV eG) die Aktualisierung der GoBS zum Ziel gesetzt hat.


Veranstaltungen: Workschop zur Optimierung der Aufbewahrungspflichten

Der Workshop des Projektes „Überprüfung der Anforderungen an kleine und
mittlere Unternehmen (KMU) betreffend die Aufbewahrungspflichten für
digitale Unterlagen nach Handels- und Steuerrecht“ konnte nicht wie geplant
bereits im September stattfinden, sondern wurde auf den 24.11.2004
verschoben. KMUs können bei diesem kostenlosen Workshop in Frankfurt ihre
Praxisprobleme mit den Aufbewahrungspflichten einbringen und zu konkreten
Verbesserungsvorschlägen beitragen. Das Projekt wird von der AWV
(Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung) im Auftrag des
Bundesministeriums für Wirtschaft und Arbeit durchgeführt.


Literatur: PK-DML Prüfkriterien für Dokumentenmanagement-Lösungen

Viele Gesetze, Rechtsverordnungen oder internationale Rechtsnormen
verpflichten heute Unternehmen und Behörden dazu, Dokumente und digitale
Informationen revisionssicher aufzubewahren. Unternehmen, die nach den
Kriterien des jetzt neu überarbeiteten, vom VOI herausgegebenen
Standardwerks ein Dokumenten Management System einsetzen, bilden damit die
Grundlage zur Erfüllung weitergehender Anforderungen aus Gesetzen,
Verordnungen oder internationalen Rechtsnormen. Der rund 100 Seiten
umfassende Praxisleitfaden mit Hinweisen und Erfahrungen von Anwendern aus
der Praxis ist ein Muss für jeden IT- Verantwortlichen.


Veranstaltungen: Termine bis Dezember

Von Oktober bis Dezember finden Veranstaltungen zu Themen der elektronischen Steuerprüfung statt in Frankfurt, München und Wiesloch. Veranstalter sind SAP, IQPC, Messe München und AWV.

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Neuer Aussteller: NITAG Norddeutsche IT-Audit GmbH

Die NITAG Norddeutsche IT-Audit GmbH ist eine auf Partnerschaft basierende
Kooperationsgesellschaft. Sie vereint die Tradition und Kompetenz im
Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungswesen der Landschaftlichen Treuhand
KG Steuerberatungsgesellschaft mit dem Know-how und der Kompetenz im Bereich
der Informationstechnologie der Vater Unternehmensgruppe. Die
Kernkompetenzen der NITAG liegen auf folgenden Gebieten: GDPdU-Projekte,
IT-Revision, IT-Sicherheit, IT-Unternehmensbewertung und
IT-Unternehmensberatung. Die NITAG wurde 1993 gegründet und unterhält
Niederlassungen in Kiel und Hamburg.

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SER: Mit DOXiS iECM-Suite 2005 auf der SYSTEMS

Ein neues technologisches Konzept ermöglichte es der SER GmbH, die Grenzen
der bisher separat entwickelten Systeme für Capturing, Archivierung,
Information-Lifecycle-Management, DMS, Workflow, Business Process Management
und Knowledge Management zu überwinden. SER präsentiert die neue DOXiS
iECM-Suite 2005 vom 18. bis 22. Oktober in München in der Halle A2,
DMS-Area.

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HSP: Gemeinsame Lösung mit ELO Digital Office erstmals auf der Systems 2004

Die HSP GmbH als Businesspartner der ELO Digital Office GmbH zeigt ihre
GDPdU-Komponente Opti.List in Verbindung mit dem Dokumentenmanagementsystem
von ELO erstmalig auf der Systems 2004. Es wird demonstriert, wie Daten
gesetzeskonform vorgehalten werden können und aus dem digitalen Datenarchiv
auf Knopfdruck die zugehörigen Belege aufgerufen werden.

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TNCS: Digitale Belegverwaltung in Echtzeit

TNCS bietet Steuerkanzleien ein System zur Belegverwaltung just in time. Der
Mandant kann damit die eingehenden Belege sofort digitalisieren und an den
Steuerberater übertragen. Die Ausgangsbelege werden automatisch beim Drucken
digitalisiert. Das System funktioniert mit jeder beliebigen
Buchhaltungssoftware. Die Kommunikation zwischen Mandant und Steuerberater
kann über ein optional integriertes Mandantenforum erfolgen. Die gesamte
Kommunikation steht dem Steuerberater anschließend in einer digitalen
Mandantenakte zur Verfügung. Das System wird durch TNCS vermietet,
Buchhalterarbeitsplätze werden lizenziert.

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Newsletter vom 15.10.2004 des "Forum Elektronische Steuerprüfung"

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