Erste vom Produktivsystem unabhängige GDPdU-Lösungen am Markt
Autor: Gerhard Schmidt
26. Februar 2004
Was vor wenigen Monaten im "Forum Elektronische Steuerprüfung" noch abstrakt als zukunftsweisendes Konzept einer GDPdU-Lösung beschrieben wurde, wird inzwischen am Markt angeboten. Ein vom Produktivsystem unabhängiges Archivsystem für steuerlich relevante Daten, auf die im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung über ein universelles Auswertungssystem zugegriffen werden kann. Die ersten beiden Lösungen werden hier vorgestellt und hinsichtlich ihrer Gemeinsamkeiten und Unterschiede analysiert. Die eine Lösung wird von der SER Solutions Deutschland GmbH, Neustadt/Wied zusammen mit der Audicon GmbH angeboten, die andere Lösung von der Mobius Managements Systems GmbH, Hallbergmoos. Hinter beiden Produkten stehen renommierte Anbieter von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen. Viele ihrer Kunden sind Großunternehmen, so dass auch ihre GDPdU-Lösungen insbesondere auf Großunternehmen mit komplexer IT und großen Datenvolumina abzielen.
Hintergrund
Zu dem hier im Mittelpunkt stehende Lösungskonzept hat die Finanzverwaltung erst vor gut einem Jahr ihre Zustimmung signalisiert. Wie sich die Diskussion um dieses Konzept im letzten Jahr entwickelt hat, wurde in dem Artikel Durchbruch bei den Lösungen zum (un)mittelbaren Datenzugriff" im September 2003 beschrieben. Das Lösungskonzept selbst wurde im November 2003 unter dem Titel "GDPdU-Lösung: Archiv mit Auswertungssystem" vorgestellt.
Abstrakte Lösungsarchitektur
Im Produktivsystem haben die originär digitalen steuerlich relevanten Daten ihren Ursprung. Das Archivsystem speichert die aus dem Produktivsystem exportierten Daten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Das Auswertungssystem kann Daten unterschiedlichster Formate importieren und verfügt über eine funktionale Granularität, die es erlaubt, (fast) beliebige Auswertungen der importierten Daten zu konstruieren.
Entscheidendes Merkmal des Zusammenwirkens der einzelnen Teilsysteme ist ein unidirektionaler Datenfluss vom Produktivsystem ins Archivsystem und weiter ins Auswertungssystem. Der Datenfluss in einer Einbahnstraße reduziert die Schnittstellenproblematik innerhalb des Gesamtsystems auf ein Minimum. Die Verantwortung für die Funktionsfähigkeit der Lösung liegt im Wesentlichen auf Seiten des Produktivsystems. Das Produktivsystem muss in der Lage sein, alle steuerlich relevanten Daten zu exportieren.
Vorteile der Lösungsarchitektur:
- Lösung für alle 3 Zugriffsarten, den (un)mittelbaren Datenzugriff ebenso wie die Datenträgerüberlassung.
- Jedes der Teilsystem Produktivsystem, Archivsystem und Auswertungssystem braucht nur genau das zu leisten, wofür es konzipiert wurde.
- Die Systemarchitektur ist weitgehend unabhängig von Versions- und Migrationsproblemen, denn ein Versionswechsel bei einem der Teilsysteme hat keine Auswirkungen auf die anderen Teilsysteme.
- Heterogene Produktivsysteme sind unproblematisch. Jedes Teilsystem des Produktivsystems (ERP, Warenwirtschaft, Leistungserfassung, Faktura, Reiskostenabrechnung etc.) exportiert seine steuerlich relevanten Daten unabhängig von den anderen Teilsystemen.
- Die Unternehmen können heute konsequent handeln und dennoch Zeit gewinnen.
- Praktikable und wirtschaftliche Lösung für Unternehmen jeder Größenordnung.
SER/Audicon-Lösung
Quelle: SER Solutions Deutschland GmbH
Mobius-Lösung
Quelle: Mobius GmbH
Gemeinsamkeiten
Beide Lösungen haben folgende Gemeinsamkeiten:
- Konventionelles Archiv und Prüfdatenbank als separate Komponenten
- Eingrenzung der prüfungsrelevanten Daten erst unmittelbar vor der Prüfung möglich
- Rückgriff ins Archiv aus der Prüfdatenbank
- Protokollierung der Prüfertätigkeiten
Konventionelles Archiv und Prüfdatenbank als separate Komponenten
Auffällig bei beiden Lösungen ist, dass sie keine Komponente "auswertbares Archiv" enthalten. Archivierung und Auswertung finden sich in getrennten Systemkomponenten wieder. Die langfristige Datenarchivierung erfolgt in einem konventionellen Archiv (SER DOXiS bzw. Mobius-Archiv). Zu Auswertungszwecken wird aus den Archivdaten (kurzfristig) eine (relationale) Prüfdatenbank (Data Mart) erzeugt, auf deren Datenbestand dann Auswertungen gemacht werden - durch den Außenprüfer oder zu beliebigen anderen Zwecken. Der Vorteil dieser Lösungsarchitektur liegt darin, dass die Datenvolumina des Archivs sehr groß sein können, der Prüfer daraus jedoch nur eine (sehr) eingeschränkte Datenmenge sehen will und soll. Eine Prüfdatenbank braucht also nur für die Daten erzeugt werden, auf die (bei einer Prüfung) tatsächlich zugegriffen werden soll.
Eingrenzung der prüfungsrelevanten Daten unmittelbar vor der Prüfung
Beide Lösungen erlauben es, erst unmittelbar vor der Prüfung im Detail festzulegen, welche Daten dem Prüfer zum Zugriff zur Verfügung gestellt werden. Bei der SER/Audicon-Lösung werden die für den Prüfer sichtbaren Daten der Prüfdatenbank durch den Information Organizer eingeschränkt, bei der Mobius-Lösung durch die Administrations-Komponente.
Die abschließende Antwort auf die Frage "Was sind die steuerlich relevanten Daten des Unternehmens?" kann also bis zur Prüfung aufgeschoben werden, vorausgesetzt, die möglicherweise steuerrelevanten Daten wurden großzügig archiviert.
Für Auswertungen auf der Prüfdatenbank steht bei SER/Audicon der native IDEA-Client AIS Query zur Verfügung, bei Mobius die Administration.
Rückgriff ins Archiv aus der Prüfdatenbank
Ist es während einer Prüfung erforderlich, auf Daten im Archiv direkt zuzugreifen, ist dies bei beiden Lösungen direkt möglich.
Protokollierung der Prüfertätigkeit
Alle Tätigkeiten des Prüfers können in beiden Lösungen protokolliert und somit auch nachvollzogen werden. Damit kann beispielsweise kontrolliert werden, ob die Schlüsse, die der Prüfer aus einer bestimmten Auswertung zieht, auch auf einer stimmigen Datenauswahl basieren.
Rolle des Beschreibungsstandards
An der Rolle, die der Beschreibungsstandard zur Datenträgerüberlassung in der GDPdU-Gesamtlösung spielt, unterscheiden sich die beiden Lösungen.
Bei der SER/Audicon-Lösung werden nur Daten nach Beschreibungsstandard archiviert. Verfügt ein Produktivsystem über keine Exportschnittstelle nach Beschreibungsstandard, müssen die Daten zuvor manuell nach Beschreibungsstandard beschreiben werden. Wenn alle Daten nach Beschreibungsstandard vorliegen, dann können sie nach dem Export und vor der Archivierung durch einen Validator automatisch auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft werden.
Die Mobius-Lösung fordert für die zu archivierenden Daten keinen Beschreibungsstandard. Damit entfällt einerseits ggf. der Aufwand für eine manuelle Beschreibung nach Beschreibungsstandard, andererseits ist aber auch keine automatisierte Datenvalidation möglich.
Bei der Erstellung eines Datenträgers zur Datenträgerüberlassung unterstützen beide Lösungen den Beschreibungsstandard.
