Wie steht es um die digitale Aufbewahrung Ihrer steuerlichen Unterlagen?

Editorial des Email-Newsletters 02-2026 vom 27.02.2026

27.02.2026

 

Von Abgabenbescheid bis Zustellungsquittung: die AWV-Veröffentlichung „Aufbewahrungspflichten und -fristen nach Handels- und Steuerrecht" verzeichnet über 1.200 Dokumenttypen. Brauchte man sich bei Papierdokumenten wenig Gedanken über deren Aufbewahrung zu machen – sie wurden nach etablierter Systematik in Ordnern abgelegt – ist dies bei digitalen Dokumenten und Daten nicht so einfach. Diese können sich über ein Vielzahl von Systemen verteilen und die Daten können als Auszug aus einer Datenbank nicht so leicht als zusammengehörig identifiziert werden, wie wenn sie gemeinsam auf einem Papier stehen.

Orientierung gibt der neue FAQ-Katalog der BStBK zur allgemeinen digitalen Aufbewahrung. Viele Antworten lassen sich auf einen einfachen Grundsatz zurückführen: einmal existierende digitale Qualität darf bei der Aufbewahrung nicht verloren gehen. Die Qualitätshierarchie: strukturierte Daten, die mittels Datenanalysesoftware ausgewertet werden können, Dateien, in denen Texte recherchiert werden können und ganz unten bildhafte Dateien wie gescannte Papierdokumente.

Ihr Gerhard Schmidt