Wer ist bei der Verfahrens­dokumentation für was verantwortlich?

Editorial des Email-Newsletters 10-2017 vom 14.11.2017

11.11.2017

 

Zum Editorial des Newsletters 09-2017 „Verfahrensdokumentation – branchenspezifisch und parametrisierbar“ erreichte mich folgende Leserzuschrift eines Softwareherstellers: „Sie vertreten die Auffassung, dass eine Verfahrensdokumentation durch die Softwarehersteller erstellt werden sollte. Da bin ich grundsätzlich anderer Meinung! Die Verfahrensdokumentation soll die unternehmensspezifischen Abläufe beschreiben, und da ist die eingesetzte Software lediglich ein kleiner Teilaspekt. Was hat ein Softwarehersteller z.B. mit dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren von Eingangsrechnungen zu tun? Garnichts! Die Verfahrensdokumentation verlangt aber die Beantwortung solcher Fragen. Diese können wir als Softwarehersteller gar nicht beantworten. Die eingesetzte Software ist dabei nur das Mittel zum Zweck, genauso wie andere Werkzeuge.“

Richtig, Software ist als Werkzeug zu betrachten. Wenn ich ein Verfahren dokumentieren möchte, in dem ich ein Werkzeug einsetzte, dann muss ich zunächst beschreiben, um was für ein Werkzeug es sich handelt. Wer kann das besser beschreiben als der Hersteller des Werkzeugs? Insbesondere wenn es sich dabei um komplexe Software handelt.

Ich selbst kann die betriebswirtschaftlichen Softwarewerkzeuge, die ich einsetze (Faktura und Portallösung zum Austausch mit dem Steuerberater) nur soweit beschreiben, wie ich einzelne Funktionen davon nutzte. Letztlich verlasse ich mich darauf, dass es sich um seriöse Softwarehersteller handelt, deren Software das tut, was ich mir vorstelle, dass sie tun sollte. Zur Semantik der Software kann ich jedoch so gut wie keine Angaben machen. Doch die Semantik, die Bedeutung dessen, was in meinen kaufmännischen Verfahren passiert, ist das, was der Betriebsprüfer aus der Verfahrensdokumentation herauslesen möchte.

Erst durch die Kombination der Beschreibung dessen, was eine Software kann (Klasse aller möglichen Verfahren) und der Beschreibung dessen, was der Anwender mit der Software macht (unternehmensspezifisches Verfahren), ergibt sich eine stimmige Verfahrensdokumentation. Dazu ist es notwendig, dass sowohl Softwarehersteller als auch Softwareanwender ihren Beitrag leisten.

Ihr Gerhard Schmidt