Verfahrensdokumentation – branchenspezifisch und parametrisierbar

Editorial des Email-Newsletters 09-2017 vom 13.10.2017

11.10.2017

 

Ist in Ihrer Verfahrensdokumentation beschrieben, wie mit Dokumenten mit fluoreszierendem Zollstempel umzugehen ist? Das scheint für die Betriebsprüfer aktuell ein Kriterium zu sein, anhand dessen sie die Qualität einer Verfahrensdokumentation beurteilen. Fehlt eine entsprechende Beschreibung – dann besteht kein Grund zur Klage. Denn fluoreszierende Zollstempel gibt es nicht. Dennoch tauchen Sie immer öfter in Verfahrensdokumentationen auf. Per Copy and Paste aus einer offensichtlich nicht sehr vertrauenswürdigen Vorlage. Irgendwie muss man sich ja schließlich behelfen, um vor dem Fiskus nicht ohne Verfahrensdokumentation dazustehen.

Unternehmensspezifisch sollte sie sein, die Verfahrensdokumentation, doch nicht allzu viel Arbeit bedeuten. Hilfreich sind dabei Musterdokumentationen oder Dokumentationsbaukästen. Als regelmäßiger Leser dieses Newsletters wissen Sie, was es hier alles gibt. Kürzlich ist mir ein weiterer interessanter Dokumentationsansatz begegnet. Das Angebot einer Verfahrensdokumentation für die Warenwirtschaft von Apotheken, parametrisierbar mit dem konkret dort eingesetzten Warenwirtschaftssystem. Der eigene Aufwand ist eher bescheiden, die Dokumentation dennoch auf das Unternehmen zugeschnitten.

Was allerdings nach wie vor verwundert: Warum machen Dienstleister derartige Dokumentationsangebote und nicht die Softwarehersteller? Eigentlich sollte es heute selbstverständlich sein, dass jeder Software, die steuerlich relevante Daten be- und verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation beigefügt ist.

Ihr Gerhard Schmidt