Grundsatz des Erhalts von Struktur und Auswertbarkeit von Daten

Editorial des Email-Newsletters 04-2015 vom 23.04.2015

22.04.2015

 

Explizit formuliert ist er in den GoBD nicht, der „Grundsatz des Erhalts von Struktur und Auswertbarkeit von Daten“. Doch er ist äußerst hilfreich, in Einzelfragen die richtige Antwort zu finden, ohne sich durch das BMF-Schreiben durchkämpfen zu müssen. Darf eine als PDF empfangene Rechnung ausgedruckt aufbewahrt werden? Reicht es, wenn bei einer Zugferdrechnung nur die PDF-Version aufbewahrt wird, sofern die XML-Version nicht genutzt wird? Reicht es, wenn ein eingescanntes Papierdokument für ein effizienteres Verfahren via OCR volltextrecherchierbar gemacht wurde, nur das ursprüngliche Papierdokument aufzubewahren? Nein. Nein. Nein. Wenn Struktur und Auswertbarkeit von Daten ins Unternehmen kommen oder im Unternehmen geschaffen werden, dürfen diese grundsätzlich nicht mehr verschwinden. So die Auffassung der Finanzverwaltung.

Am Grundsatz des Erhalts von Struktur und Auswertbarkeit von Daten orientiert sich auch das Urteil des BFH zur Möglichkeit des Zugriffs auf Kassendaten eines Einzelunternehmens im Rahmen einer Außenprüfung. Die Richter entschieden: Wird eine PC-Kasse verwendet, die detaillierte Informationen zu den einzelnen Barverkäufen aufzeichnet und diese dauerhaft speichert, dann muss bei einer Außenprüfung auch auf die Kasseneinzeldaten zugegriffen werden können.

Wenn Sie den von mir formulierten Grundsatz überprüfen wollen, dann nehmen Sie am besten den „GoBD-Leitfaden für die Unternehmenspraxis“ zur Hand. Eine bessere und umfangreichere Auseinandersetzung mit den GoBD finden Sie derzeit nicht.

Ihr Gerhard Schmidt