"Rabatt wie immer!"

Editorial des Email-Newsletters 03-2009 vom 13.03.2009

13.03.2009

Nein, es war kein Karnevalsscherz, wie eine Leserin vermutete: Die Frage "Was tun, wenn eine über XING verschickte Nachricht ein aufbewahrungspflichtiger Handelsbrief ist?", die ich kürzlich in der XING-Gruppe "Elektronische Steuerprüfung" aufgeworfen hatte. Schließlich ist XING ein Business-Netzwerk und soll unter Anderem der Geschäftsanbahnung dienen. Da liegt es doch nahe, dass nach einem zunächst rein informellen Nachrichtenaustausch irgendwann die Schwelle hin zur Anbahnung eines Handelsgeschäftes überschritten wird. Und dann kommen Aufbewahrungspflichten ins Spiel.

Wenn ein Geschäftspartner dem anderen in einem per Post verschickten Brief mitteilt "Wir gewähren Rabatt wie immer.", dann ist das eindeutig ein Handelsbrief. Wenn die Information per Email zugestellt wird, wird auch diese aufbewahrt werden müssen. Nun gibt es neben der Email aber noch weitere elektronische Kanäle, über die solche Mitteilungen ausgetauscht werden können. Über das Nachrichtensystem eines sozialen Netzwerks oder per Instant Messaging beispielsweise. Da werden doch wohl dieselben Aufbewahrungsanforderungen gelten, wie bei einer Email. Doch was ist, wenn "Rabatt wie immer!" als SMS auf einem Mobiltelefon landet? Oder als Sprachnachricht? Müssen diese dann auch aufbewahrt werden? Klar ist nur: Wäre das Telefonat direkt zustande gekommen und das Rabattangebot fernmündlich übermittelt worden, dann hätte das Gespräch nicht mitgeschnitten und der Mitschnitt aufbewahrt werden müssen.

Was also ist das Kriterium für die Aufbewahrungspflicht elektronisch übermittelter Informationen? Der Inhalt? Wohl kaum (siehe Telefonat). Die physikalische Art der Nachrichtenübermittlung (optisch oder akustisch)? Die Flüchtigkeit der Information während der Übermittlung (Schallwelle von Mund zu Ohr oder Zwischenspeicherung auf einem elektronischen Gerät)? Da ist handels- und steuerrechtlich wohl noch einiger Klärungsbedarf.

Die Unternehmen braucht das alles eigentlich nicht zu kümmern. Sie entscheiden schließlich in Eigenregie, was sie aufbewahren. Und die Kriterien dafür sind klar. Es sind zivilrechtliche. Das Eigeninteresse des Unternehmens setzt den Maßstab. Was darüber hinaus noch als Handelsbrief angesehen werden könnte? Das kam alles - wir sind schließlich modern und technisch auf der Höhe der Zeit - als Audio-Datei herein! Und die ist handels- und steuerrechtlich nicht aufbewahrungspflichtig. Oder?

Ihr Gerhard Schmidt