Rein statistisch gesehen bekommen viele Unternehmen nie Besuch von einem Betriebsprüfer. GmbHs existieren im Schnitt weniger als 8 Jahre. Der mittlere Prüfungsturnus bei KMUs beträgt 15 bis 30 Jahre. Geld für ein GDPdU-Projekt auszugeben und kein Prüfer will jemals die sorgsam elektronisch aufbewahrten Daten sehen, ist zum Fenster hinausgeworfenes Geld. Und wenn doch einmal ein Prüfer vorbeischaut? Dann bekommt er wie bisher die ordentlich auf Papier geführten Unterlagen. Seine Sanktionsmöglichkeiten sind ja bescheiden und berechenbar. So mag mancher Unternehmer kalkulieren. Doch der Verzicht auf die systematische elektronische Langzeitaufbewahrung von Daten und Dokumenten wird sich vielfach rächen – aus ganz anderen Gründen als dem Ärger, den sich das Unternehmen gegebenenfalls mit der Finanzverwaltung einhandelt. Kann etwa bei einer juristischen Auseinandersetzung eine Email als Beweis nicht vorgelegt werden, kann der daraus resultierende Schaden für das Unternehmen erheblich sein. Oder die Bank verweigert einen dringend benötigten Kredit, weil sie die Werte der Daten im Unternehmen durch das dort betriebene IT-Management nicht für gesichert erachtet. Die Unternehmen sollten Gesetzgeber und Finanzverwaltung dankbar sein, dass über die Diskussion um die elektronische Steuerprüfung Dynamik in die viel weiter reichende Problematik der elektronischen Langzeitaufbewahrung und Archivierung kommt.

Ihr Gerhard Schmidt