Die endlose Debatte um die nach Abgabenordnung elektronisch aufzubewahrenden Unterlagen wurde bislang auf einer hauptsächlich formalen, technischen Ebene geführt, der Ebene von Daten. Daten an sich haben keine Bedeutung und keinen Wert. Erst wenn aus Daten Informationen gewonnen werden, sind sie von Nutzen. Informationen stellen Wissensgewinn dar. Sie stellen Bezüge her und erklären Sachverhalte. Daten werden zu Informationen durch Interpretation durch den Menschen. Eine maschinelle Auswertung (etwa durch eine Prüfsoftware) kann der Interpretation vorausgehen. Die Verbindungsdaten eines Telekommunikationsunternehmens etwa sind streng formal steuerlich relevante Daten, da sich aus ihnen der Betrag der verschickten Telefonrechnungen ergibt. Dass ein Prüfer aus diesen Daten für ihn relevante Informationen gewinnt, kann ich mir beim besten Willen nicht vorstellen. Ein Vertreter der Finanzverwaltung sagte mir einmal, nachdem er vor dem Auditorium zum Thema „Steuerlich relevante Daten“ heftig die formale Keule geschwungen hatte: „Jeder Einzelne im Publikum weiß genau, von welche Daten in seinem Unternehmen ich gesprochen habe!“ Im Klartext: die Daten, aus denen sich Informationen gewinnen lassen. Die Botschaft aus der Finanzverwaltung an die Unternehmen ist: Nach formalen Kriterien aufbewahren müsst ihr viele Daten, interessieren tut uns jedoch nur ein Teil davon. Folgen wir als Unternehmen doch einfach dieser Logik und konzentrieren uns bei der elektronischen Aufbewahrung auf die Daten, von denen wir (aus Erfahrung) wissen, dass sich der Prüfer dafür auch interessiert.

Ihr Gerhard Schmidt