"Wir haben nicht erwartet, dass die IT in den Unternehmen so unorganisiert ist." berichtete mir kürzlich ein Außenprüfer über seine bisherigen Erfahrungen mit elektronischen Prüfungen. Unternehmens- und IT-Berater können diese Erkenntnis nur bestätigen. Das pflichtgemäße Ermessen des Prüfers bei der Wahl der Zugriffsart – unter Experten heftig diskutiert hinsichtlich der Verhältnismäßigkeit – beschränkt sich in der Praxis zur Zeit auf die Freude des Prüfers darüber, dass im Unternehmen steuerlich relevante Daten überhaupt irgendwo elektronisch verfügbar sind, sei es auf Datenträger oder im Produktivsystem. Klar, dass die Prüfer nicht-GDPdU-konforme Unternehme deutlich warnen (siehe Meldung), doch scheinen sie den Unternehmen auch genau zu sagen, wo sie bei ihrer IT nachbessern müssen. Findet sich der Außenprüfer plötzlich unverhofft in der Rolle eines Coaches für IT-Management wieder? Organisationsformen und -mittel, die in der konventionellen, papierbasierten Geschäftswelt selbstverständlich sind, haben in der elektronischen Geschäftswelt oft noch keine Entsprechung gefunden. Wer ist an einem Geschäftsvorfall beteiligt? Wer empfängt oder produziert welche steuerlich relevanten Unterlagen? Welche Arbeitsmittel werden dabei wie benutzt? Nach welchem System werden die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufbewahrt? Wer diese, im konventionellen Fall geklärten Fragen für seine IT-gestützten Geschäftsprozessen nicht präzise beantworten kann, hat ein Problem mit seiner Unternehmensorganisation. Dass aus diesem Problem dann Probleme bei der Erfüllung der Anforderungen der GDPdU resultieren, ist nicht verwunderlich. Konsequentes IT-Management ist also Voraussetzung für jede GDPdU-Lösung. So ist IT-Management auch ein Schwerpunkt dieses Newsletters und wird zukünftig im „Forum Elektronische Steuerprüfung“ thematisch noch größeren Raum einnehmen.

Erholsame Weihnachtstage und einen gelungenen Start ins neue Jahr (dank souveränen Feiertagsmanagements) wünscht Ihnen

Ihr Gerhard Schmidt